工程档案规范管理的实践心得

中图分类号：TL372+.3 文献标识码：A

概述：随着施工技术的日益提高，目前国内火电工程施工工期逐渐缩短，企业承揽的施工项目分布相对分散技术人员流动性增大，这些因素为项目的施工技术资料管理以及机组试运移交后的竣工档案整理，带来一定的难度和挑战。根据自己经历的几个项目的经验，浅谈一下心得。

一、文件资料管理目标

XXX项目部文件资料管理的目标是：规范、有效的文件资料及时、准确、齐全、方便的服务于工程，为竣工档案移交奠定坚实基础。

XXX项目部秉承业主的文件资料管理原则，即事事有人管，人人有专责，办事有标准，工作有检查。

XXX项目部郑重承诺：严格执行国家、行业、业主、企业的有关要求，规范信息文档管理，认真贯彻执行各项规章制度，齐全完整收集归档资料，按期、高质量移交竣工档案。

二、 组织机构

（一）信息文档管理组织机构

XXX项目部根据工程的施工特点，建立分工明确、合理有效的工程信息资料管理职能体系。信息资料部是施工文件管理统一归口单位，负责项目部对内、对外的所有施工技术文件的管理，直接受项目部生产经理领导。信息资料部共设7个岗位，分别是：部长、副部长、图纸变更管理员、文档管理员、技术资料管理员、翻译以及网络工程师。项目部所属的各部室及各专业施工队伍设专职或兼职信息资料员，负责本部室、本单位的信息资料管理工作。

（二）信息资料部管理职责

1、文件资料管理职责

(1) 结合工程特点，建立合理有效的项目部信息文档管理组织机构，明确管理职责，确定工作目标，并在项目施工过程中保证组织机构有效运转；

(2) 根据国家、行业、地方标准、业主及其他接口单位的要求，制定适用于本项目的信息文档管理程序、制度；监督信息文档管理程序的实施，并持续修订，保持更新；

(3) 依据业主及工程要求，制订适用于本项目的信息文档管理表式；在施工过程中监督、审查表式的应用；

(4) 根据业主的要求，在规定的时间内向业主提供有关的文件清单及相关文件，并适时更新，保证其持续有效性；

(5) 制订适用于本项目的信息文档培训计划；在施工的不同阶段实施有针对性的培训工作，包括信息资料管理人员专业培训、信息文档管理程序的宣贯等；

(6) 负责所有合同要求设计文件、变更文件、文件资料、技术文件资料的接收、核对、标识、记录、出版、分发、修改更新、整理、保管、移交和处置，并对需处理的文件适时跟踪，定期汇总；同时负责相关电子文件的整理、递送和保存；负责项目部FU标识章、受控标识章以及作废供参考标识章的管理；

(7) 按照业主的要求，利用业主指定的数据接口提供施工文件管理、变更管理、图纸功能信息、文档管理方面的数据信息；

(8) 负责外文技术资料的中英文翻译；负责现场口译工作；

(9) 负责施工项目文件包的管理工作；

(10) 协助完成EESR竣工文档的管理工作，负责监督和审查竣工文件的规范性；

(11) 负责对项目部其他部室、单位信息资料管理提供技术支持；

(12) 负责制订和实施信息资料管理考核制度；

(13) 在施工的不同阶段，组织有针对性信息资料检查，负责各类资料的规范性审查；对检查发现的问题落实整改，制订有效的预防措施；

(14) 配合业主及公司组织的各类信息文档检查工作。

2、档案管理职责

(1) 工程开工前组建合理有效的档案管理组织机构，实行项目经理为第一责任人的档案管理首问制，加强档案管理工作的力度；并适时保证组织机构的有效运转；

(2) 根据国家、行业、企业标准及业主对档案移交的管理规定，制订适用于本项目的档案管理程序，以及相应的培训计划；在施工的不同阶段实施宣贯；

(3) 根据业主及公司的要求，与质保部、技术设计部协商制订系统、完整的档案移交范围、数量及质量，并报业主、公司审核批准，实施；根据审批的档案移交范围制订项目部有关单位的档案管理职责，明确分工，责任落实到部门、落实到人；

(4) 负责组织在施工过程中对归档范围的文件资料的收集、保存实施监督、审查；

(5) 系统工程竣工后，负责组织EESR文档的整理、审核，办理移交手续；

(6) 负责组织对竣工图的整理、移交工作；负责竣工图章的管理工作；

(7) 负责按照业主的要求，组织竣工档案的整理、组卷及移交；同时按照要求对相关电子文件进行整理、移交；

(8) 按照业主的要求，在指定的数据接口上录入竣工文件、变更文件以及其它AA19位编码文件数据，并及时更新；

(9) 配合业主及公司组织的各类档案管理检查、验收工作；

(10) 组织档案管理专项考核工作。

3、信息管理职责

(1) 负责XXX项目部信息设备软硬件的运行和维护；

(2) 负责XXX项目部计算机网络及通讯系统的建立、运行和维护；

(3) 负责组织信息系统数据录入的监督、检查和技术指导；

(4) 负责保障按照业主要求的格式、接口、频率提供有关数据。

三、文档管理控制手段

XXX项目部为保证文档管理目标的100%实现，确保管理原则在工作中的贯彻，采取切合实际、行之有效的信息文档管理控制手段。

（一）建立分工明确、合理有效的文档管理组织机构

根据本项目的特点，建立分工明确、合理有效的组织机构，使有关部门在施工的各个阶段便深入参与并跟踪工程文件的控制与收集工作，承担起多渠道形成文件的接收管理工作，保证工程建设期间文件收集的完整性，使文件资料的管理和档案的收集与工程同步进行。根据工程文件、档案的数量庞大、种类繁多、专业性强的特点，设置专业结构合理的岗位，配备与岗位要求相适应的管理人员。

（二） 制订有针对性的、操作性强的文档管理程序

1、有效的前端控制

有效的前端控制是文档管理的关键，因此在项目开工前期就根据工程特点，结合信息资料部的管理职能制订文档管理的各项程序，规范管理、明确职责，将文档管理的工作内容程序化、规范化，并在人员上岗前、在施工过程中、在竣工资料整理组卷时开展有针对性的培训和宣贯工作。

2、文件包管理的运用

在竣工资料收集过程中，运用有成功管理经验的文件包管理办法，符合档案管理的工作原则，从开工前计划、施工过程收集和检查以及竣工后整理移交三方面保证了竣工资料的规范性、完整性和系统性。

（三）制订文档管理专项考核制度

工程文档管理是工程建设管理的有机组成部分。XXX项目部将工程文档管理工作纳入工程目标管理程序及工作计划，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门技术人员的职责范围、工作规范。同时根据制订的文档管理程序，将各项工作目标化、量化，建立与之相适应的监督考核机制。在施工过程中定期组织考核，目的是监督管理程序的贯彻和执行，考核文档管理人员的工作。有效的考核制度是管理程序贯彻执行的有力保障。本工程将借鉴以往施工现场成功管理经验，专门设立信息文档考核专项备用金。与信息、文档管理有关的部门领导、人员，在工程初期统一交一定数量的管理保证金。管理保证金实行阶段性返还和奖励制度，根据施工过程中组织的各项信息文档检查结果、岗位职责完成情况以及管理程序的贯彻执行情况等多方面的因素，对有关人员、岗位进行奖励和惩罚，对工作优秀者可成倍数奖励。

（四）结合工程情况组织文档管理专项检查

在施工的不同阶段，信息资料部将协同项目部其它部门、单位组织建立专项的文档管理检查小组，对产生的文件资料进行系统的检查。对发现的问题进行汇总、研究、分析，监督、审核整改，制订必要的文档管理预防、纠正措施。

（五）文档管理应用有效的信息管理系统

工程文件的特点是文件数量巨大、文件的相互关系繁杂、文件的版次多、多种文件介质共存。

为满足工程文件管理的特点，XXX项目部的文档管理使用P_MIS信息管理软件作为辅助手段。各类文件的管理从接收、作废回收到竣工档案的组卷整理都经过信息系统的管理，程序严格按照文档管理程序的规定进行，同时也能很好的实现对文档的规范性的控制，提高数据信息的利用率，实现电子文件的日常管理和积累。

与业主有关信息数据的接口，同时能够满足业主要求提供的数据信息，保证有关施工文件的规范管理。

作者简介：高瑞琴，女，英语专业本科毕业。自1997年至今在河北省电力建设第一工程公司工作，曾经历河北西柏坡发电厂二期工程、山西阳泉河坡发电厂、华能邯峰发电厂、河北国华定州发电厂一期工程、河北国华黄骅发电厂一期工程等多个项目，负责工程资料的管理工作，具有较丰富的火电项目科技档案管理经验。