浅析机关文书立卷工作的基本环节

摘要：文书立卷是机关档案管理实践中最重要的工作环节，它即是文书工作的终结，也是档案工作的开始，具有承上启下的重要意义。笔者在多年的文书档案教学实践中，探索并总结出了机关文书立卷工作的七个重要环节及其注意事项，以期对机关档案界人士及文书档案教学工作者有所借鉴。

关键词：文书立卷 档案工作 档案管理 案卷

文书立卷是指文书部门对本机关在工作中形成的、办理完毕的、有查考保存价值的文件，按照其形成过程中的联系和一定规律组成案卷，又称组卷或编立案卷。笔者在多年的档案管理学教学实践中，探索并总结出了文书立卷工作的十个重要环节及其注意事项，下面简单做一下介绍。

1 分类组卷――文书立卷工作的牢固基石

文书部门每天都会收到上级、同级、下级机关的来文，日积月累，文件会越积越多，面对纷繁芜杂的文件材料构成的“文山会海”，怎样高效率地使之规整化、条理化，是每位文书人员和档案人员面临的一个挑战，这就是分类组卷工作。所谓分类组卷，即根据文书立卷方法将机关产生的文件材料进行分类、组合、编目而组合成档案保管单位的过程。笔者认为，又快又好地完成分类组卷工作，可以根据具体单位文件的不同特点，采取以下组卷方法，其一，按时间（年度）组卷。就是按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。适合于按时间特征组卷的文件，主要是文件内容针对时间明显的文件。如：工作计划、总结、简报等。如：《潍坊市国税局二零壹壹年〈工作简报〉》。其二，按作者组卷。“作者”是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织或个人。将同一作者的某些文件组成案卷。这种立卷方法适用于同一作者或组织机构文件数量少时使用。各层级上级机关或下级机关的文件数量少时，也可适当合并组成上级机关文件卷或下级机关文件卷，如：《国家财政部、山东省财政厅关于×××工作的通知》。其三，按问题组卷。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作、人物或事件等。将反映同一问题的请示与批复、通知与决定、总结与计划、正件与附件等放一起归档，一般为一事一卷。如：《潍坊市档案局关于机关档案管理工作的通知、通报》。依据问题特征组卷，优点是方便灵活。若同一问题的文件数量多，可适当分为几个小问题；文件数量少，可加以概括，用其上位类概念组合案卷。例如干部工作，一年内形成的同类文件较少，就组成“干部工作”卷；若文件多，就可分为干部任免、干部调配、干部培训、干部奖惩等数卷。其四，按收发文机关组卷。就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。如：《中共××省委关于农田水利建设问题与××市委的来往文书》、《××大学关于招生问题与××省教育厅的来往文书》。其五，按地域特征组卷。一般多用于下属机关来文、调查统计材料和某些专门文件。如：《潍坊市各县市区关于××工作的统计报表》。

2 卷内文件排列――卷内文件的条理化、顺序化

为了便于日后文件的查找，分类组卷好的文件是不能随意排列的，而应该按一定的逻辑顺序秩序井然地排列在档案盒或者卷皮中，这就需要做好卷内文件排列工作，在这项工作中，有几个方面也应该注意，当卷内文件是一个作者，一种名称，或者当卷内文件是一个作者，一个问题时，卷内文件应按时间排列，如“中共青州市委2013年常委会议记录”、“青州市人民政府关于减轻农民负担问题的通知、规定”；当案卷属于同一作者、几个问题时，卷内文件按问题――时间排列，如“中共青州市郑母镇党委关于发展乡镇企业和私营企业的通知、意见”；当卷内文件是几个作者、一个问题时，卷内文件按作者――时间排列，如“青州市政府、农委、东夏镇政府关于秋收工作的通知、意见”，但要注意的是，该种排列方法应把级别高的文件放在前面；当案卷是反映几个问题、几个作者时，应按问题――作者――时间排列，如“中共青州市委、市纪委、市委组织部、编委关于机构设置、印章启用、人员调配的通知、决定”；当遇到同一管辖区域内有关几个地区的同一问题文件所组成的案卷时，应按地区――时间排列，如：“青州市各乡镇关于农村基本建设的情况汇报”。

3 拟写案卷标题――文书立卷工作的点睛之笔

案卷标题，就是案卷的名称（题名），它应揭示卷内文件内容和成份，所以不管案卷由多少份文件构成，不管是厚卷还是薄卷，都应要求文字简洁、确切、通顺。笔者认为，拟写案卷标题时，可以先打草，把标题用铅笔写在一张纸条上，用曲别针别在案卷封皮上，检查完毕后，再把标题印在案卷封面上。在拟写案卷标题时，只需标明作者、问题和文种即可，切忌嗦重复。如：“潍坊市人事局关于干部工资调整问题的通知、规定”，“潍坊工程职业学院2012年教师外出培训的通知、报名表、登记表等”，“青州市委组织部等关于开展创先争优活动、远程教育、党员管理的意见、通知”。笔者总结，在该环节中，要注意以下几个问题：其一，在标明案卷作者时，如果作者名称较短可以全部标出，作者名称较长要概括标出，多个作者的联合发文，作者只标注主办单位，针对性文件与本级一起立卷的（如人事卷），作者只标立档单位，所属单位的工作总结（包括类似的报表），作者只能标所属单位，不应标立档单位本身；其二，在标明案卷反映的问题时，要求准确，精练地把卷内文件内容标在案卷封面上。如果文件内容针对的时间性强，要标明时间。例：XX公司XXXX年董事联席会议记录；XX企业关于组织、纪检监察、编制、机构、人事、工资工作文件材料；其三，在标明名称时，如果不说明文件内容的名称（如报告、通知、意见），则不必标明，可统称为“文件材料”。

4 复查定卷――案卷质量检查的重中之重

在搞好前几步工作的基础上，还应注意搞好复查定卷，它是保证案卷质量的重要措施。复查内容时要做到七看，一看文件是否齐全，即看文件是否按文书案卷收集标准和本机关的归档范围查，注意有没有漏收或重份的文件；二看年度是否分清，其别要注意针对年度文件的补收；三看级别是否分准，尤其要注意同一问题不同级别的文件的组合；四看卷内排列是否合理，要注意不可分的文件有无人为分开；五看保管期限是否准确，特别要注意三个保管期限有无交叉现象；六看反映的问题是否集中，特别要注意有无夹杂其他内容；七看所拟标题是否准确，注意有无遗漏重要内容。

5 卷内文件编号――卷内文件的规整化、序号化

编页号，是为了固定文件所在案卷内位置，便于检查、统计卷内文件，一般情况下，应该按照卷内文件排列顺序编流水号。编页号看似简单，但要想尽善尽美地完成也需要档案人员有足够的细心和耐心，如编一份300页的案卷，如果一个页码编错了，就得从错误的地方重新编，这就造成了人力和时间的浪费。为了高效地完成编页号工作，笔者总结出了如下的注意事项，其一，编页号时，除案卷封皮、卷内目录和备考表外，应该以案卷为单位，每份文件按卷内排列顺序编流水号。其二，当案卷内有一张衬垫纸上贴几页文件（如行政介绍信、组织及工资关系、学籍卡）时，应以原件为对象，每页编一个页号。其三，当案卷内有书刊小册子时，能利用原张号的可不再编写，不能利用的，每张编一个号。

6 卷内文件目录、卷内备考表、案卷封面――文书立卷的表格填写

卷内文件目录是介绍档案文件内容，便于查找与统计卷内文件的一种工具，它由顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、所在页号、备注组成；案卷的备考表置于全卷文件的最后，用来保护文件，说明卷内文件的状况（文件的缺损、修补等）情况，便于保管人员和利用者了解。卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。卷内备考表的立卷人、检查人和立卷时间要求用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔填写或加盖印章。卷内文件整理完毕后，要以案卷为单位在封面上编目，国家规定的案卷封面项目包括：全宗名称，类目名称，案卷题名，卷内文件起止时间，保管期限，总件数，总页数，归档号，档号等。在填写时，要求电脑打印或用蓝黑、炭素墨水、毛笔、签字笔填写，字迹工整。

7 装订――完整案卷的成形

装订案卷，是为了固定文件的位置，防止文件散落，要力求整齐美观，便于管理。目前装订的形式有案卷级和文件级两种形式。在装订案卷时，应该做到以下几点：其一，装订前，破损文件要修补完好，窄边的要加边，要去掉文件金属物。其二，装订时，文件要折叠整齐，取齐右边和下沿，装订线不要压字，卷背要衬垫平整。其三，装订应采取三孔一线的方法，用棉制线或尼龙线装订。

参考文献：

[1]陈兆，和宝荣.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2004.

[2]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2000.

[3]解读国家档案馆8号令业务手册[M].潍坊：潍坊市档案局，2008.

作者简介：曾剑（1978-），女，山东临朐人，潍坊工程职业学院副教授，山东大学文学与新闻传播学院汉语言文字学专业研究生毕业，研究方向：文书与档案，汉语言文字学。