新形势下如何强化企业档案的管理意识

[摘 要]现代企业要想生存和发展，必须树立企业档案管理意识，实现企业档案由传统管理向科学化、现代化管理的转变。企业档案管理工作的领导和从业人员只有正确理解、处理好其中的利害关系，才能使企业档案管理工作在企业管理工作中得以发展、壮大。笔者结合在企业档案管理工作的经历，从几个方面提出如何加强企业档案管理的意识。

[关键词]档案管理；意识；创新

企业档案是企业的历史记录和重要的信息资源，目前，以科技领先，信息开到的市场经济体制赋予了企业档案新的机遇和价值，笔者结合自己的实际工作，就如何通过法律意识、参与意识、服务意识、创新意识，使档案工作抓住这个重大的发展机遇，在振兴企业发展中找准自己的位置，融入企业经济建设的主战场，为企业可持续发展提供有效服务谈几点认识。

一、强化档案的法律意识

社会主义市场经济是法制经济，企业档案是企业行为的真实历史记录，是企业生产经营的依据，是各类经济活动的凭证，是科学研究的可靠资料，它对维护企业合法权益、经济利益、维护社会主义市场经济秩序，有着不可代替的作用。《档案法》是我国档案事业的重要保证，只有坚持不懈地，广泛深入地开展法制宣传教育，借助广播，电视，网络等多种媒体进行宣传《档案法》，使企业领导和广大员工树立和增强档案意识和法律观念，才能使《档案法》得到有效实施。例如：我公司为了增强员工的档案意识，每年都组织员工进行《档案法》、《保密法》知识考试，还组织部分员工和新进人员到档案局进行学习，强化了员工的法律意识，为企业档案纳入规范化管理轨道，创造了良好的氛围，使企业档案工作在法治轨道上健康发展。

二、强化档案的参与意识

企业的档案职能应积极主动地服务于生产经营等活动，了解需求，充分发挥档案的服务功能，特别对于企业的基建、科研、设计等工作更要全程动态服务，这样既能保证档案收集齐全，也能及时了解需求，提供必要服务。档案人员也要转变观念，由过去被动“等、靠”意识转变为主动的服务行为。档案管理要深入基层、深入现场，主动到各业务部门收集归档材料，经常督促有关人员及时补办缺少和不符合归档要求的文件材料，协助各业务部门制定档案资料的归档范围，在企业基建竣工、新产品定型、科研成果鉴定、设备开箱验收时档案人员都要参加，确保档案资料的完整，加强档案形成的前期控制，丰富和完善档案的库存。

三、强化档案的服务意识

“开发信息资源，服务经济建设”，这是新形势下档案工作的指导思想，也是档案工作的发展方向。档案工作是服务性工作，如何最大程度地发挥档案的利用效率和效益，是整个档案工作的出发点，也是档案工作的归宿。企业要振兴，要持续发展，不但要收集各类市场信息为企业建设服务，而且更要从企业档案资料中获取更有价值的信息，做好档案的收集、整理、保管、统计、鉴定这五个环节的工作的基础上，利用丰富的档案资源编研开发具有可行性、实用性、针对性的档案信息，全方位、多层次为企业提供决策依据和信息情报，以提高服务水平。这些年来，我公司努力强化档案部门的服务意识，使档案工作始终坚持与企业改革发展思想同心、目标同向、工作同步，切实发挥档案管理的职能作用，在2008年，公司开发研制了电子信息档案管理系统，实现了电子档案在公司内部局域网上进行归档，实现了图纸资料、生产计划编研、图纸复制制动化系统，实现了授权范围内的信息共享，该系统的投入运行，不但提高了工作效率，方便了用户，而且标志着档案管理工作发生了质的变化。

四、强化档案的创新意识

随着计算机网络技术的应用和发展，数字化电子文件的形成，收集、整理、签订、保管、统计利用正逐步纳入企业档案管理体系中，档案部门应根据计算机联网的科研发展战略，结合档案管理的原则，实施“从两方面入手，分两阶段完成”的现代化发展步骤。

“从两方面入手”是指一方面要依据国家《档案著录标准》、《中国档案分类法》等国家、行业档案标准，加强对纸类档案数字化的计算机前处理工作，利用企业局域网建立档案信息网站，实现网上浏览、检索、交流互动等服务功能，使经过授权访问的各部门都能方便通过网络了解档案、利用档案，提高了工作效率和工作质量，同时也使企业技术信息资源得到了有效的保护。另一方面就是着手建立库存档案数据库，把现有的档案按照原有的档案方式组织分类，定期通过扫描仪输入到计算机，经过净化、裁剪、拼接、修改，存储压缩处理后，存入光盘，同时也可以将设计人员新设计的数字化图纸及文件资料通过网络存入光盘，经过授权的用户可以随时对数据库内容进行检索、浏览，并能使设计人员能在旧图纸设计基础上采用光栅矢量混合技术，提高设计速度，达到计算机辅助设计的目的。

“分两阶段完成”是指第一阶段要完善档案现代化管理系统，配合设计、工艺等部门建立起档案信息数据库，使用户人员尽早在网络中得到所需要的信息，最终实现企业高投入、高产出的科技战略。第二阶段是指档案部门要依据国家、行业有关企业档案管理规定，建立一套适应网络化档案管理的规章制度，解决网络中诸如图纸资料报完工审核、审核手续的确认、用户极限设定、设计过程中作废图纸的收集、销毁等一系列问题，进一步完善网络中档案信息管理，以实现真正意义的计算机网络化管理。

档案是一种信息，也是一种资源，在新的形势下，企业档案工作也必须顺应形势的发展需要，调查工作的重心，在振头企业发展中找准自己的位置，真正发挥自身的价值，促进企业更快更好地发展。