机关公文种类之六:通报

通报可以分为三个大类,即表彰类通报、批评类通报和传达类通报

《国家机关公文处理办法》规定:通报“适用于表彰先进、批评错误,传达重要精神或者情况。”

通报可以分为三个大类,即表彰类通报、批评类通报和传达类通报。

一、表彰类通报,即用以表彰先进的通报。被表彰的对象可以是先进集体或先进个人,也可以是先进事迹,还可以是从先进的人或者事中所体现出来的先进思想、先进精神以及总结出来的先进经验。这类通报的正文一般由四部分组成:一是被表彰对象的基本情况;二是被表彰对象的先进所在及其精神、价值和意义;三是“特此通报表彰”之类正式表彰用语;四是对被表彰对象提出希望和对广大群众发出向被表彰对象学习的号召。

用于奖励事项的文种有三个,即嘉奖令、奖励决定和表彰通报。这三个文种的区别在于:嘉奖令的行文主体必须是具有行令职权的机关,其被嘉奖对象须是在全国或很大范围(地区、系统)内具有重大影响的先进典型,对被嘉奖事迹的表述要进行高度概括。奖励决定的行文主体多为层级较高的机关,其被奖励对象多是在全国或较大范围内具有较大影响的先进典型,对被奖励事迹的表述要进行适度概括。通报的行文主体可以是一般机关单位,其表彰对象应是在一定范围内具有一定影响的先进典型,对被表彰事迹要有较为具体的表述。

二、批评类通报,即用以批评错误的通报。这类通报大体上可以分为两个小类:

1.批评严重或较为严重的违纪违法事件及相关人员的通报。其正文可以分为四个部分,一是概述错误事实或不良现象;二是分析错误的性质、原因和危害性;三是“特此通报批评”之类正式批评用语及相关处罚项目;四是提出改进措施或对被批评者提出希望和要求。

2.处理严重或较为严重事故的通报。其正文也由四个部分组成,一是概述事故情况,诸如发生、经过、直接经济损失等;二是事故的分析,诸如性质、危害、原因、责任等;三是事故的处理,即对责任单位或部门以及相关负责人、直接责任人的处理;四是总结教训,引以为戒,对规章制度加以建立、健全或改进。

惩戒性、批评性的公文,有决定也有通告,二者之间除行文机关的层级高低、行文客体的情节轻重及对事实材料的表述详略不同外,还有一个重要区别,即决定中一般不就有关错误或事故另行做出相关规范,而通报则往往就此做出相关规范。如2005年12月11日,10名白内障患者在安徽省宿州市市立医院接受手术治疗,不料发生眼球医源性感染,其中9名患者单侧眼球被摘除。2006年1月26日,卫生部就此发出批评类通报,最后做出规范:所有公立医院对自身存在的问题必须进行自查自纠,严禁科室承包、出租科室以及各种名目的营利性合作项目,对医师外出开展诊疗活动必须按照《医师外出会诊管理暂行规定》的规定严格管理。……各级卫生行政部门必须履行监管职责,加大对监管力度……对医疗机构和医务人员的违法违规行为必须严肃查处,坚决追究领导和相关人员的责任。

三、传达类通报,即用以传达重要精神或者情况的通报。举凡本机关重要决策及其精神或者本机关重要会议及其精神以及本机关工作中出现的重要情况或有关情况出现的重大变化,诸如必须关注的潜在问题、带有苗头性或者倾向性的问题等,均可写入。传达类通报因其所通报的“重要精神或者情况”不同,又可以分为3个小类:

1.会议情况通报。这类通报多用于高级机关的领导层会议,规模不大,意义重要,写作重点在于传达重要讲话、重要精神,以起到宣传、教育与鼓舞群众的作用。

2.专项情况通报。这类通报内容单一,往往先写主要情况,再写情况分析,最后写处理意见。写作主要情况时要注意顺序明晰、表述清楚;写作情况分析时,要注意找出因果,分清主次;写作处理意见时,要注意分条列项,措施可行。

3.综合情况通报。这类通报正文由首部、主体和结语三部分组成。通报的首部写明发此通报的原因、依据以及目的等。通报的主体又分二部分,一是陈述重要情况。因其所写是综合情况,一般较为复杂,所以应注意层次安排要有助于内容表达,一般写法多是先分方方面面,各述前前后后,即横中有纵,然后加以综合;二是传达重要精神。一般是分成若干点,既要就其制定进行说理,又要就其涵义进行诠释。通报的结尾为指出前景或提出希望和要求。通报的写作要注意以下三点:一是有关情况须是重要的、关系大局的,而无足轻重的情况、一般的情况则不要写入;二是陈述重要情况的同时,要对该情况进行分析,加以判断,以科学预测为前提,据以制定精神,适应形势,求得发展。三是情况与精神相辅相成,无情况则精神无所依据,无精神则情况无从处理;所以具体到一份综合情况通报的写作,要依据形势需要,把握行文目的,抓准侧重方面,全面表述内容。

公文写作的实践中,过去对通报的使用不够重视,所用者也多为批评类通报。2001年,《国务院办公厅公关进一步做好公文处理工作有关事项的通知》(2001)中指出:“国务院办公厅将建立报告和通报制度,定期向国务院领导同志报告各部门执行本通知的情况,并向各部门进行通报。”举一反三,上行下效,忽视通报的现象已大为改观。为了更好地发挥通报的作用,写作时应注意:一要加强调查研究,及时发现典型材料。无论是表彰还是批评,也无论是现状还是趋势,典型的材料,才具有说服力;抓住典型材料,应该说是写作通报的关键环节。二要认真分析全部材料,准确把握取舍。写作时要抓住主要事件,主要事件中又要抓住主要情节,注意剪裁得当,做到表述得体。三要及时写作,迅速制发。要以制作的时限性保证行文的时效性,以达到及时宣传、及时教育、推进工作、促进发展的目的。此外,使用通报时,还应注意依法办事,当报必报。重要通报,特别是批评类通报应及时抄送直接上级机关,要防止漏报,不得瞒报,以为上级机关获取信息开通渠道,进而为上级机关做出决策提供依据。

(作者为中国政法大学教授)