浅谈中小企业存货内部控制

摘 要：中小企业是国民经济的重要组成部分，对经济发展和社会稳定起着举足轻重的促进作用，完善和加强中小企业的存货内部控制制度具有与大企业同等重要的意义。本文阐述了中小企业存货内部控制的存在问题及对策，以期能使企业建立健全合理有效的存货内部控制。

关键词：存货 内部控制 中小企业

存货内部控制是指企业为了实现经营目标，保护财产安全完整、确保存货会计信息资料的真实可靠，所采取的一系列相互联系和相互制约的方法、措施和程序。存货是中小企业从事正常经营管理活动不可缺少的物资条件，建立健全合理有效的存货内部控制不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制，实施低成本战略，促进企业生产经营持续稳步发展。通过建立健全内部控制制度，加强对财产物资的验收、保管、领用、清查、记录等环节的内部控制，对减少贪污、挪用、盗窃、毁损的不法行为，制止损失和浪费，提高财产物资的利用效率和效果，保证会计信息的真实可靠等方面都具有重要的意义。存货内部控制问题已成为企业不容忽视的重要课题。

一、中小企业存货内部控制制度的重要作用

存货的内部控制制度，几乎影响企业生产经营全部过程的一切职能，因此，它是企业整个内部控制制度中的重点内容。对企业管理层来说，健全的存货内部控制制度是非常重要的。它不仅为企业存货管理工作奠定了基础，而且可以为企业管理当局进行决策提供依据。良好的存货内部控制制度不仅可以防止和发现舞弊，而且具有以下重要作用：第一，良好的存货内部控制可以保证存货资金的合理占用，使之既能满足生产经营的需要，又能减少不必要的储备资金占用。第二，良好的存货内部控制可以控制和避免采购运输、生产耗费及经营过程中的一切不合理损耗和浪费，能最大限度地杜绝或减少在外购外销中的人为资金损失。第三，良好的存货内部控制可以生成及时、可靠的存货信息，有利于企业管理当局及时了解存货的动态，从而为制定生产经营计划以及进行商品定价等决策提供有效的依据。

二、中小企业存货内部控制的现状及存在的问题

1.存货内部控制的现状

目前大多数企业内部控制存在缺陷，造成存货管理漏洞现象的时常发生，给企业带来了不少损失和浪费。特别是中小企业，中小企业由于产出规模小，人员较少且一般身兼数职，资本和技术构成较低，资金薄弱等因素，使得其管理缺乏内部控制的观念，或者是将内部控制制度视为一纸空谈，从而使内部控制成为中小企业管理工作的盲点。这无疑增加了企业的经营风险，减少了实现企业经营目标的保障。中小企业内部控制的缺陷造成了一些中小企业存货流失现象严重。有个真实案例，某企业破产时的账面存货资产为8700万元，根据破产时的存货实际盘点，存货实际只有1324万元，存货账面数与实存数额相差如此之大，为何会出现存货账面数与实际数如此大反差情况，产生问题的根源出于企业对存货管理失控、人为调节成本、未及时盘点和处理存货等。

2.中小企业存货内部控制存在的问题

2.1内部控制环境先天性不足

控制环境是指由管理层倡导一种正直的伦理道德风气，宣传管理宗旨，经营方式和人力资源政策，使员工自觉管理其活动并履行他们的责任。中小企业的内部控制环境先天就不足，这主要表现在：（一）中小企业管理者对内部控制态度：中小企业中相当一部分属于个体，私营性质，企业的投资者同时就是经营者，企业领导集权现象严重。一些企业领导“家长式”作风日盛，有的独断专行，搞“一言堂”，有的自己花钱，自己签字，自己报销。有些领导认为有了内部控制制度办起事就没有以前那么顺手了，内部控制制度成了给自己设立的障碍物，自然就只做起了内部控制的表面文章。（二）中小企业员工整体素质较低：中小企业大多数是创造人经过艰苦创业，从小发展起来的，企业员工之间要么是亲属关系，要么是互相介绍形成的工作关系，约束员工行为的往往是非正式制度或者是以亲属关系维系的工作关系，缺乏良好的道德行为标准或行为准则。员工素质，职业道德水平参差不齐，对内部控制认识不足。

2.2会计人员素质低，会计基础工作不规范

中小企业会计人员素质低， 一些根本不具备从业资格，靠人情关系混进会计队伍的人员，呆在中小企业的会计岗位上，这些人只凭长官意志办事，法律、准则、制度懂得不多，而且中小企业由于资产规模不大，人员不多且管理幅度较小，一般采用直线式结构进行垂直管理，企业管理者不重视会计制度建设，或虽有制度，实际并未认真执行，致使会计工作程序混乱、核算不实而造成的会计信息失真现象严重。如不少企业连常规票据分管制度，重要空白凭证保管制度，会计人员分工中的“内部牵制”原则均未建立，有的甚至认为会计和出纳可同时兼任，将财务章和个人名章、发票、收据、支票、信汇等重要空白凭证，交由出纳一个人保管，为企业的资产流失留下了隐患。有的企业为了节省人员费用支出，不设专职会计，只请退休人员做代账会计。代账会计每月到企业两三天，按照业主提供的各类单据做账，成本核算采用倒扎或核定一个成本率来计算。由于代账会计根本不参与企业正常生经营管理，帐实严重不符。

2.3内部控制机制不健全

内部审计是企业内部控制的一个重要组成部分，是由专职的内审人员对企业的经营管理活动进行的独立检查和评价活动，其目的是促进企业加强内部监督，遵守国家法律法规，维护企业合法权益，改善经营管理，提高经营效益。然而，据调查，大多数中小企业没有设置内部审计机构即使设有内部审计机构的企业其职能也严重弱化，内部审计人员的主要职能仍然是记账、算账、报账，不能正确评价企业财务信息和管理部门的绩效，导致各级管理部门更加有恃无恐，趁机钻了内部控制的空子。如一些经办人员，财会人员甚至管理干部侵吞公款，利用虚假发票非法占有企业资产等。存货实物控制存在严重缺陷，大多数中小企业既无规范的存货管理规则，也没有相应的存货盘点制度，岗位职责分工不明，只注重存货的购买环节控制，而忽视存货的仓储与保管，领用与报废环节控制，造成大量的浪费。

2.4内部控制制度不完善，职权划分不清

中小企业由于机构设置不完整，管理人员往往身兼数职，造成岗位设置缺乏牵制性，职权划分不清，譬如有的中小企业批准采购与验收材料的经营权限经常由仓库一人所拥有，同时该部门负责对所采购的原材料与产成品的保管，这就缺乏权限的相互制约，容易使内部人员，特别是仓库主管利用存货获取个人利益，给企业造成不必要的损失。

2.5 内部控制执行不力，缺少监督实施

有些企业虽然制定有健全的内部控制制度，但在执行时却不能严格按照内控制度的要求认真进行操作，常常存在着行政主管意识，视内部控制制度如儿戏，主观上随意调整，这样一来，既不科学合理，又不严肃认真，不仅失去了内控制度应有的作用，而且也在企业内部造成了不良影响，从而不利于企业的经营管理。

三、加强中小企业存货内部控制的对策

1.完善内部控制环境

内部控制环境是内部控制系统的重要组成部分，是对企业内部控制的建立和实施有着重大影响因素的总称。企业的控制环境是由企业全体职工造就的，包括企业的管理者和所有员工。任何企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中，控制环境的好坏直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及整体战略目标的实现。完善内部控制环境主要从这四个方面着手：首先，强化管理者的内部控制意识。强化管理者的内控意识及高层的控制职能。企业领导应树立内部环境控制的风险意识。明确内部控制对企业经营效率的影响程度，更新观念，强化管理，建立一个有效的令行禁止的管理系统；为员工建立一个管理完善、控制有效、相互激励、相互制约、相互竞争的工作环境；培养一批对工作认真负责、勤奋、正直、忠诚的员工；不断加强对员工的后续教育，对关键岗位定期轮岗、换岗，对不相容职务严格分离，堵塞漏洞，消除隐患，防止并及时发现管理欠缺及舞弊行为，以保护单位资产的安全、完整。其次，提高制度执行者的态度和素质。再次，加强全体员工道德修养和内部控制制度教育。最后，建立与企业性质及规模相适应的管理宗旨、经营方式、组织结构和企业文化等。

2.建立健全存货内部控制制度

中小企业应当根据财政部颁发的《内部会计控制规范——存货》等法律法规，结合本企业的业务特点，建立适应经营管理要求的存货内部控制制度。最重要的方法是建立关键控制点，重点抓好存货的采购和领用的内部控制，其主要方法如下：（一）不相容职务相互分离控制。合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离，相互制约和相互监督。（二）存货采购内部控制： 首先，是建立健全存货采购的计划、合同的订立和审批制度。采购材料、商品及其他物资业务必须按计划申报程序进行，各种职能活动应当指派给不同的部门或职员来完成。应由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制采购计划，提出具体的采购计划，经主管计划的负责人审核后报主管领导审批。企业采购大宗材料、商品及其他物资，应与供货单位签订合同，以加强双方责任控制，保证按期、按质、按量发货。合同应经内审或其他部门审核，以防受骗上当，因此存货采购活动必须在授权下按合同进行。要求主管领导对采购人员进行授权委托，授权的内容一定是经过有关部门批准的内容；采购人员按计划签订合同，无权在授权之外签订合同和变更合同的内容，合同的副本应送会计和计划部门审核并留存。其次，是严格制定存货验收和入库的程序、标准和要求。要保证存货采购数量、品种、质量符合合同的要求，做到准确、安全入库。采购人员应按合同的交货时间催交，企业所购存货运达后，要由材料供应部门，有关业务部门和质检部门，根据运单、发票、合同以及产品说明书于采购、运输验收部门或人员进行数量和质量查验，若验收合格，即填制验收合格单。验收后，保管人员应及时办理入库手续，填制入库单，登记存货台账，将发票、运单连同收料单送财会部门付款记账。对存货实施保护措施，保管人员与验收、记录、批准人员相互独立。然后，是严格制定并遵循付款、审核的手续和要求。存货采购资金支付结算内部控制，要保证货款支付正确、合法。财会部门接仓库通知承付货款，应审核合同的签订是否符合规定；验收单、入库单是否真实可靠，是否与合同一致；进货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量和价格相符。审核无误后，办理付款手续，进行货款支付结算。最后，是严格记录制度、确保账实相符。仓库保管部门要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，及时登记材料卡片和既有数量又有金额的明细账，定期将收料单送财务部门；财务部门根据入库单、验收单、付款通知单、付款凭证编制记账凭证，登记存货分类账及总账。月末与采购部门和库房管理部门进行核对，并清理在途存货，结转材料成本差异，材料明细账、材料分类账、总账相互核对，保证采购业务的记录正确，做到账账、账表、账实相符。（三）存货领用内部控制：首先，是存货领用审批内部控制。存货领用应制定定额，同时经批准才能进行。领用的材料应有工艺部门核定消耗定额，属于间接费用的消耗、修理用料等，应编制计划或核定费用定额，生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字。其次，是存货发出内部控制。应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要按计划价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。然后，是存货领用核算内部控制。应保证存货领用业务记录真实，领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台帐；财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料成本差异，分类制证，登记有关账务。最后，是存货领用内部稽核。应保证存货安全，记录正确。由内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货台帐，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确。

3.建立建全企业存货内部审计制度

内部审计是经济监督的再监督，是内部控制的组成部分之一，是企业改善经营管理，提高经济效益的自我需要。有些中小企业没有条件无法单独设置内部审计机构，可在财会部门设置审计人员，单独从事内部审计业务。为保证审计人员的独立性，内审人员应直接对企业最高领导层负责。有些有条件的中小企业单独设置内部审计机构，但实施的效果仍不理想。因此应该建立健全企业存货内部审计制度，使之得到有效实施。要确保内部控制制度被切实地执行且执行的效果良好，内部控制过程就必须被施以恰当的监督，通过监督活动在必要时对其加以修正。企业应当重视内部控制的监督检查工作，建立和完善内部审计监督体系，并由专门机构或者指定专门人员具体负责内部控制执行情况的监督检查。同时，为确保内部审计监督作用的发挥，促进内部控制的严格执行，必须加强对内部审计机构和人员的管理，提高审计人员的素质，并赋予他们一定的独立权限，以确保审计的独立性、客观性。良好的内部控制制度应包括独立于企业其他部门的内部审计制度，内审部门负责审查各项内部控制制度的执行情况，并将审查结果向企业董事会或最高管理当局报告。内部审计工作越仔细，内部控制制度越健全，企业就越能有效地实现预期的控制目标。

4.加强全体员工培训，提高存货内部控制行为主体素质

人是企业最重要的资源，也是重要的内部控制因素。存货内部控制行为主体是人，再科学的内部控制制度也需要人去执行。中小企业员工整体素质较低，中小企业员工大多数是靠人情关系进入企业，员工和管理者之间多半是亲戚或者朋友关系，这使得企业的内部控制被绑住了手脚严重影响了内部控制的有效实施。因此，企业应要打破任人唯亲的人才管理模式，大胆选用德才兼备的员工充实存货内部控制的关键岗位，形成育人、用人、留人的现代人力资源管理机制。而且还应结合自身实际，建立切实可行的员工培训机制，只有当企业中的每一个员工目标明确，观念趋同，内部控制才能更有实效。企业应定期对员工进行内控知识的教育，使每一个员工都有企业再小都应在内部控制制度的约束下开展经营活动的观念；使每一个企业员工都要有内部控制制度的概念和意识，知道自己的一举一动都要受到内部控制制度的牵制和约束。只有将内部控制制度作为企业发展的一剂良药在中小型企业内深入人心，建立起良好的内控执行环境，才能使广大中小企业在内控的保护下健康、茁壮成长。

5.强化监督，增强内控意识

企业有效的内部控制制度能否起到它应有作用，关键要加强监督，督促实施。一是定期组织员工学习各种内控制度，通过查漏洞，定措施，促使广大员工在自觉参与中强化内控制度观念。二是严格落实各项内控制度，对违反规定的行为进行严肃处理。三是企业管理层要以身作则，积极参与，真正把内控制度落到实处。只有这样，才有利于监督企业设计、实施内部控制体系，及时发现内部控制的疏漏，并逐步加以改革和完善。

综上所述，我认为存货的内部控制问题始终是中小企业必须关注的问题。中小企业存货内部控制甚至关系到中小企业的生存与发展。存货内部控制，几乎影响企业生产经营全过程的一切职能，它是中小企业整个内部控制中的重点内容。存货是企业经济效益主要来源，可见存货内部控制十分重要，有一定的应用前景值得我们探讨。

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