浅议财政档案的现代化管理

[摘 要]财政档案是财政局的重要文件，其记载的内容可反映出地区经济社会发展的重要证据，高质量的财政档案可为领导层决策提供基础，并为相关政策的制定提供客观依据，因此对财政档案的管理具有很大的社会效益，对财政档案实行现代化管理有利于提高财政档案的管理水平，使其发挥更大的作用。本文分析了财政档案管理现代化的必要性，并讨论了加强财政档案管理现代化的相关措施。

[关键词]财政档案管理；现代化管理；信息技术

前言

随着经济和社会的飞速发展，各种档案在国民经济发展中的作用越来越大，财政档案是财政局的重要文件，其记载的内容可反映出地区经济社会发展的重要证据，高质量的财政档案可为领导层决策提供基础，并为相关政策的制定提供客观依据，因此对财政档案的管理具有很大的社会效益，对财政档案实行现代化管理有利于提高财政档案的管理水平，使其发挥更大的作用。财政档案现代化管理就是用现代化的技术手段以及现代化的管理方法来对财政档案进行科学而高效的管理，以使财政档案保持完整性和较高的质量。

1.财政档案管理现代化的必要性

1.1是传统档案管理方式需要改变的要求

财政档案管理与其他领域的档案管理过程基本一致，主要包括档案资料的收集、筛选、分类、校核、传递、存储、利用等过程，在传统的档案管理过程中，由于档案资料的主要载体为纸质，并且从收集到使用的整个过程大部分工作都是人工操作，具有劳动强度大、工作效率低、档案管理人员众多、浪费存储空间、保养费用高、使用不方便等缺点，因此无论是从经济性还是从实用性的角度出发，当前传统的财政档案管理方式都已经相当落后，要想使财政档案在国民生产中发挥参考的作用，其管理设施和管理方法都必须要实现现代化。

1.2是时展的要求

当今是一个信息化的时代，随着信息量的不断增大，使得档案的存储空间面临着巨大的挑战，也给档案的分类、整理等工作带来了巨大的工作量，同时计算机技术和网络技术已经在各行业各领域得到了普遍的应用，而一些信息的载体已经由传统的纸质转变为纸质与电子载体并存的局面，并且档案的管理工作不再局限于基本的保存和保养，而是要促进档案信息利用率的增加，使档案保管与信息开发并行，很显然用传统的劳动密集型档案管理方法已经无法满足时代的要求，因此实现财政档案管理现代化成为必然趋势。

2.财政档案管理现代化相关措施

2.1财政档案管理技术现代化

财政档案管理要想实现现代化，首先就要升级档案管理基础设施，如计算机硬件、软件、互联网与局域网等，并采用相应的现代化技术对财政档案进行管理。

2.1.1计算机技术在财政档案管理中的应用

计算机技术可为财政档案的管理提供巨大的便利，如可通过计算机软件、硬件技术实现档案分类、编制目录的自动化，并且可通过计算机软件平台对馆藏档案进行检索和跟踪管理，一方面解放了大量的人力，节省了档案管理开支，另一方面也增加了档案使用的科学性。因此，财政局应当加强对档案管理软硬件设施的投入，如足够数量的计算机、网络、服务器、防盗系统等一系列的硬件设施。并要加快档案管理配套的软件建设，如先进的档案检索系统、档案管理系统平台、档案监测系统等等；最后，为顺应信息时展的需要，加强数字档案管理建设，实现财政档案的无纸化管理，并对特别重要的档案采取纸质和数字双保险的存档方式，推进档案管理现代化进程。

2.1.2网络技术在财政档案管理中的应用

财政档案的检索与使用要实现随时随地的进行，因此就需要在财政档案管理中引入网络技术，主要体现在以下几个方面：

首先，通过建立网络服务器，使人们不用再亲自到档案室查询、取用档案，而是随时随地通过互联网完成对馆藏档案的检索，在线使用等，极大促进了档案的利用效率。

其次，通过网络技术建立的财政档案信息网站可以方便与其他部门的档案之间实现共享，有利于各部门的密切合作，共同为社会发展服务。

再次，无论是互联网还是局域网内，为了保障档案信息的安全性，必须要在档案信息联网的同时增加档案的保密性，根据档案的密级程度来分别对各个级别的档案采取不同的加密技术，一方面可以很大程度上保证档案信息不被黑客窃取，另一方面由于加密技术越复杂投资也越大，因此通过分级对待也降低了档案管理的成本。

2.1.3缩微技术在财政档案管理中的应用

由于原始纸质财政档案占用空间较大，因此可利用如今已经相对成熟的缩微技术对原件进行现代化信息处理，将其信息用摄影的形式记录在感光材料上，然后加工制作成缩微产品。经过缩微后的财政档案材料体积要远远小于原件，几万卷的档案往往只需要一两个档案柜就可以存放，在使用的时候可以通过放大阅读技术或者放大复印来进行使用，非常方便快捷，缩微品的好处在于可以完全保持档案信息的原貌，并且记录寿命长，也可采用数字化处理将其信息保存在光盘等介质上，通过计算机直接放大使用。

2.2财政档案管理观念现代化

在对财政档案现代化管理的过程中，不能一味依靠高科技手段，更应当从管理观念上实现现代化的管理，首先要认识到现代化管理不只是现代化的仪器的管理，更应当是人的管理，人是财政档案管理的核心，要在档案管理过程中形成档案管理的开放意识和创新意识，并变被动服务为面向社会的主动服务，不断改进服务质量，并用前瞻性的眼光看待财政档案管理的未来发展，不断与时俱进，才能真正促进财政档案管理的现代化。

3.结束语

财政局作为国家行政机关，在国民经济发展中具有举足轻重的地位，财政档案实现现代化管理对于财政局的工作高效进行具有重大的意义，在财政档案管理现代化的进程中，财政局还要注意对相关人才的培养工作，以适应新时代档案管理设备、方式方法的更新换代，使财政档案在社会和经济的发展中发挥更大的作用。

参考文献：

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[2]马丽，郑经莉.档案管理中现代化技术的运用.《黑龙江史志》，2008.

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