浅议学校档案管理

摘要学校档案在学校的各项工作中发挥着重要的作用,常常反映着学校的办学水平。本文就如何提高学校档案的管理水平进行了探讨研究,并就档案信息资源的开发利用提出了一些措施和办法。

关键词学校档案 管理 措施

中图分类号:G647文献标识码:A

学校档案形成于学校各个时期、各个方面,是全校教职员工在长期的教学工作、管理工作中形成的具有保存价值的文字材料,是学校的宝贵财富。学校档案作为学校教职工劳动和智慧的结晶,在学校各项工作中发挥着重要的作用。实践证明,它对于推动教育改革,科学管理学校,提高教学质量,开展教学研究,维护学校权益,展示学校的辉煌业绩和发展历程具有重大的作用。下面就如何提高学校档案管理水平作一些粗浅的探讨。

1 强化领导力度,健全学校档案管理体制

要切实加强学校领导对档案工作的支持力度,学校领导重视程度不同,在一定程度上影响着档案工作整体水平的提升,因此领导重视是做好档案工作的重要前提。通过签订《档案管理目标责任书》等办法和相关措施,强化领导的档案意识,增强领导的责任心,以保证档案工作落到实处;其次,自上而下,建立健全的档案管理机构,成立以分管校长为组长、各处(系)责任人参与的领导小组,配备档案专职人员,形成完整的档案管理网络体系,将档案管理纳入制度化管理,明确分管领导职责,专、兼职档案员职责,建立学校综合档案室,以确保档案工作的顺利开展。

2 健全规章制度,强化档案管理措施

建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和重要保证。如《档案人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《文书档案管理办法》、《声像、实物档案管理办法》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》等,以促使全校教职员工人人都重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作,使学校档案工作保质保量圆满完成好。

3 加强业务建设,不断提高档案管理人员的业务水平

学校档案工作能否搞好,档案人员的素质至关重要。所以学校领导要挑选政治思想好、事业心强、作风过硬、熟悉学校工作、掌握档案专业知识、具有一定文学功底的人从事档案工作。要加强档案人员自身业务建设。第一,档案人员要积极参加档案业务培训活动,刻苦钻研档案专业知识,掌握档案专业技能;第二,档案人员对档案工作要有责任感和紧迫感,要充分认识到学校档案工作是学校建设的一项重要任务,学校发展需要档案和档案工作,要把学校档案工作当做一件大事,抓好、抓实、抓出成效;第三,建立档案工作网络,派懂电脑且热爱档案事业,默默奉献的人担任学校专职档案管理员,运用现代化管理知识和先进技术设备,努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理和网络管理等基本技能,提高档案管理水平,使学校的档案工作迈上办公自动化步伐,为学校教学、管理服务。因此,加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者的素质,是推动学校档案事业发展的关键。

4 积极创造条件,改善档案人员工作条件

要积极创造条件,采取有力措施,建立一支具有坚定理想信念,掌握现代化科技知识和专业技能,富有创造力的档案管理队伍。档案管理人员属专业人员,学校领导要关心档案管理人员,按有关规定,认真做好专业技术职务评聘工作,档案部门的经费,应列入学校预算,切实加强对档案室、库房等硬件设施的建设,确保建设经费和物资的严格到位。另外,还应为档案室配置计算机等工作设备,逐步改善工作条件,维护学校档案的完整与安全。

5 突出收集重点,保证档案材料齐全完整

档案工作可以用“收、管、用”三个字概括,即收集、整理、鉴定利用。学校档案材料是领导正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好文件材料收集是确保档案材料齐全完整的前提和基础,也是直接反映本单位工作实绩的有力证明。

6 善于利用档案,充分发挥档案信息资源的作用

档案是信息产业的一个分支,建档是基础,管理是关键,利用才是目的。我们要把“一切为了学校发展,千方百计服务教职工”作为档案工作的出发点和落脚点。开发利用档案信息是档案工作的根本目的,也是档案工作中最具活力的一项重要工作,围绕学校的发展建设,努力搞好档案信息的开发利用。

总之,科学规范的档案管理是学校发展工作的重要组成部门,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,也要做好档案的开发利用工作。在注重档案收集质量的同时,更要提高档案的利用率,这样不仅可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为学校的发展进步作出应有的贡献。展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥档案特有的管理优势,科学管理,就会把学校的档案工作做得更好,使之发挥更大的作用。

参考文献

[1] 沈国权.高等学校档案管理的理论和实践.学校档案,1991.1.

[2] 童志.立身之本在于特色.发展之基在于创新.中国档案,2003.11.