关于建立数字档案室的思考

数字档案室是运用现代信息技术对本单位的数字档案信息进行收集、整理和存储，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。数字档案室是机关档案室功能在信息时代的延伸，是机关档案信息服务中心，既具有传统档案室的基本性质和功能，又能很好地适应信息社会发展的需要。

一、适应信息时代召唤，催生数字档案室建设

1.建设数字档案室是档案信息化建设的必然要求。随着社会信息化进程的加快尤其是智慧城市建设的启动，计算机网络技术、数字技术、办公自动化技术以及多媒体技术等在档案管理中的应用越来越广泛，档案事业面临新的发展机遇，档案工作也面临新的课题，档案信息化建设被提上议事日程。早在“十五”期间，“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”等内容就已写进《全国档案事业发展“十五”计划》中，十年中，档案信息化建设得到迅猛发展。去年，《数字档案馆建设指南》由国家档案局颁布实施，这对于规范和推动全国数字档案馆建设具有极其重要的意义。数字档案室是数字档案馆信息资源建设的重要来源，是数字档案馆整体架构的组成部分，建设数字档案室是推进数字档案馆建设，加快档案信息化建设的助推器。

2.建设数字档案室是档案工作现代化的必然要求。工作中，我们越来越感觉到，传统的档案工作模式已越来越不能适应现代经济社会的发展。传统的档案工作，包括文件材料的收集整理、档案的归档入库、借阅利用等都主要靠手工操作，工作任务非常繁重，在这个快节奏的经济社会发展浪潮中已显得力不从心，呼吁管理模式的改变。同时，随着档案和档案工作渐渐由幕后转向前台，人们的档案意识越来越强，社会广大公众对档案信息需要量不断增加，这都迫使档案室这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案室室藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者，扩展共享程度，提升服务的水平和效益。

3.建设数字档案室是档案事业改革发展的必然要求。以人为本的科学发展观，全面建设“三个体系”的基本任务要求我们只有用现代信息技术实现档案管理工作的变革，才能使档案工作职能从注重档案实体的保管和利用向注重档案信息的采集、管理的转变，才能冲破档案利用的种种局限，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

二、夯实业务工作基础，推进数字档案室建设

目录数据库、全文数据库的建立，电子文件的收集与归档，信息管理平台的搭建是数字档案室建设重要的基础性工作，它们是构成数字档案室的支柱，我们应当认真抓细抓实。

一是建立目录数据库。目录数据库应包括室藏所有门类档案的案卷级和文件级目录，并可根据档案的利用频率、重要程度等建立各种类型的专题目录数据库，如人事任免、职称评定等。数据库的结构和格式应规范、统一，符合省、市档案行政主管部门的相关要求，如江苏省档案局制定的《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》、南通市档案局出台的《文书档案电子目录录入要求》等。

二是建立全文数据库。建立全文数据库应根据本单位的实际情况，有针对性地开展档案的全文数字化工作。全文数字化工作要坚持利用优先、抢救优先的原则，对室藏档案进行鉴定，按照《纸质档案数字化规范》要求进行全文扫描，建立全文数据库，并与档案目录数据库进行挂接。真正使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足本单位和社会对档案利用的需求。

三是电子文件的收集与归档。随着电子政务建设的日臻成熟，OA系统的广泛运用，生成了大量的电子政务信息，这些信息是机关职能活动和各种重大活动的真实记录，是数字档案室信息资源的重要来源。机关档案部门应主动与电子文件形成部门配合，按照电子文件管理要求，对电子文件的形成、运行到归档提出切实可行的管理办法，确保电子文件原始性、真实性和完整性。

四是搭建信息管理平台。信息管理平台包括基础设施设备的配置以及软件系统的开发。基础设施设备包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器等，在设施设备的投入上应本着够用就行、实用即好的原则，按照本地区档案行政管理部门对数字档案室建设的统一部署，根据本单位的规划要求，依照不同的网络环境和各自信息的容量，保证信息安全和系统的正常运行。软件系统的基本功能应能满足本单位电子文件的收集、管理和利用，实现档案全过程、规范化的管理，包括目录管理、全文管理、电子文件的接收、电子档案的管理和提供利用等。

三、处理相关矛盾关系，保障数字档案室建设

首先，要处理好领导重视和主体有为的关系。领导重视是数字档案室建设的重要前提。要通过宣传汇报，让单位领导全面认识数字档案室建设的重要意义，自觉将数字档案室建设纳入机关信息化建设的整体框架中，统一规划，统一协调、统一建设。有可能的情况下，要建立数字档案室建设的组织机构，在档案行政管理部门的指导下，根据本单位的具体情况制定数字档案室建设的工作方案，确定各阶段的建设目标，在设施的配备、经费的保障、人员的培训等方面给予支持和保障。每个单位的档案工作同志，是本单位数字档案室建设任务的具体承担着，工作主体意识要强，应主动进取，积极有为。应充分看到，具有综合素质的档案管理人员是数字档案室建设的重要保障。现阶段，档案管理人员不再是单纯意义上的档案保管者，而是信息资源的管理者、分析与组织者、提供与传播者、信息利用的导航者，而数字档案室建设更是一项艰巨而又有挑战性的工作。一方面，我们的档案管理人员要加强自身学习，不但要有档案业务知识的积累，更要有计算机技术、网络技术等现代科技知识的更新与存储，另一方面，各级档案行政部门也应采取各种途径和方法加强对档案人员的培训，帮助档案人员掌握数字档案室建设中的基本理论、管理环节、管理原则、方法和技术，不断提高档案工作者的综合素质。

二是纸质文件与电子文件长期并存的关系。室藏档案的数字化，纸质等传统意义上的载体被磁盘、磁带、光盘等特殊介质载体所取代；电子政务、OA系统的广泛使用，办公条件进入无纸化时代。但这些都不能忽视纸质等载体所固有的功能。一方面，由于电子文件容易被修改、被删除以及对读取环境的依赖等特殊性质，电子文件有必要进行异质保存；另一方面，档案管理水平的限制，以及电子档案法律依据的认定存在着质疑，纸质文件和电子文件同时进行整理归档也是必需的。因此，在较长的一段时期内，纸质文件和电子文件并存将是不容置疑的，但两者并不是孤立的，而是要在两者之间建立相互准确可靠的标识关系。

三是方便利用与安全保密的关系。数字档案室的建立，信息资源的共享，使档案利用突破了原有的种种局限，不再受时空限制。任何人不管在何地、何时，只要网络相通，就可以轻点鼠标查找自己所需的档案信息，这给需要利用档案信息的人带来快捷、便利的同时，也给不法利用者有了可乘之机，他们可以通过网络系统非法进入，偷取信息或攻击系统，档案信息的安全保密隐患也大大增加。因此必须时刻重视对档案信息及信息系统的安全防护工作，严格执行国家法律法规，建立本单位电子档案管理的各项规章制度，采取切实可行的信息安全技术对档案计算机信息加以有效地保护，如防火墙、网络防病毒、认证与授权等技术，信息系统应通过注册检查、加密技术、身份验证、权限检查、系统日志、数据备份等方式，增强数据及系统的安全性。

建设数字档案室，是档案工作现代化的题中之义，为大势所趋。我们应兼顾现实与可能，争取多方支持，加快建设进程，不断提高档案工作信息化水平，更好地适应经济社会发展对档案工作的需要。