论工程档案的重要性

工程档案是在整个建设工程项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件，它包括基本建设项目的提出、可行性调研、评估、决策、计划、勘测设计、施工、调试、生产准备、竣工试生产（使用）等文字材料，图纸、图表计算材料、声像材料等，是工程峻工后的使用、维修、扩建、改建的重要依据。因此，只有在工程建设者们的共同负责协调配合下，才能确保工程档案的完整、准确、系统归档。

工程档案的完整是指齐全无缺，收集完整。准确是指真实可靠，文件材料记载必须与实物相辅，反映活动的真实过程。系统是指条理有序。有了完整系统的工程档案，才能实现档案工作的最终目的--安全有效提供利用。为了做好此项工作，我们有必要研究探讨工程档案归档要求和验收方法。

一、工程档案归档要求

当一个工程项目完成之后，必须做好科技文件整理、归档工作。

科技文件归档工作程序如图：

无缺陷

工程管理档案是工程建设管理的重要组成部分。《建设项目档案资料管理暂行规定》中要求：在工程建设过程中建设单位工程建设项目的档案资料工作要与工程项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累，整理审查工作。竣工材料和竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承包合同或施工协议中要求施工单位做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，整理好变更文件，按国家规定编制好竣工图和竣工材料，竣工验收之前，建设单位主管部门要进行工程档案的质量验收。施工单位若不按时提交合格的竣工材料及竣工图，即使完成竣工任务，工程也不能结算，并应承担责任。

1、对成套文件的完整要求。一项工程的建设活动受自然规律和经济规律的制约，所以形成的文件有成套性。一项活动主要由设计单位、施工单位、建设单位及主管机关等若干单位共同参与完成，由于这些单位的职责不同，参与的范围和活动范围也不同，文件成套要求也不一样，这就要求我们对基本建设活动中形成的成套文件的归属明确到各单位。

凡是反映施工技术，对今后施工技术活动有查考作用的文件，形成施工技术档案，由施工单位保存。

凡是反映工程结构和外貌，以及工程建设活动全过程的文件，对工程使用、维护、改建、扩建有查考依据作用的，形成工程档案，由建设单位保存。

凡是反映设计技术，以及作为设计依据的文件对今后的设计技术活动有查考作用，形成设计档案，由设计单位保存。

凡是经相应主管机关审批或参加验收所形成的文件，该主管机关要归档保存。

工程档案的整理包括两个过程：一是在归档前，将文件材料组成保管单位，并对保管单位进行基本的编目工作。二是归档以后，对保管单位进行科学的分类，排列和编号，整理工作必须遵循科技档案的自然规律。

凡是反映上述两个方面以上情况，对两个以上单位有保存价值的文件，可以多头保存。因此工程档案、设计档案、施工档案之间，允许有交叉重复，但交叉重复的文件在不同档案类里所处的地位和作用不同。

2、竣工图的准确要求。竣工图与施工图是同一事物在不同阶段发展演变而成的两件不同事物。竣工图是在工程竣工以后，根据工程真实情况施工单位编制的一种图样，它真实地记录各种地上地下建筑物、构筑物等情况，是对工程进行交工验收、使用、维修、改建、扩建的重要依据。

编制竣工图的形成和深度，国家在《基本建设工程竣工图的几项暂行规定》中明确规定：

⑴凡按施工图施工、没有变动的，则由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

⑵凡在施工中，虽有一般性设计更改，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图，可不重新绘制。由施工单位负责在原施工图上注明修改的部分，并随以设计变更通知单和施工说明，加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

⑶凡结构形成改变，工艺改变，平面布置改变，项目改变后的竣工图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附有关记录和说明，作为竣工图。重大的改建扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。

⑷竣工图一定要与实际相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁，字迹清楚。竣工图要承担施工的技术负责人审核签认，建设单位技术负责人复核签认。

3、组卷质量系统要求。一项工程建设活动的成套文件要遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷文件材料的系统联系，组成一个或若干个保管单位。允许有交叉重复，但交叉重复的文件在不同档案类里所处的作用不同。

二、工程档案的验收方法

工程验收的同时，工程档案也同时验收。建设工程项目在签定承包合同时，就明确规定竣工图的编制、份数、检验和交待等问题，承包单位在交工时应向建设单位提交承包范围内的各项完整、准确的竣工图。

为了工程档案完整、准确、系统、安全提供利用，《山西省基本建设项目竣工档案资料验收细则》第五章规定工程档案的验收方法，主要采取抽样调查的方法，一般具体抽样三个单项工程。⑴对竣工图进行抽样调查：依项目清点卷数（按收施工图和自然卷数），依卷内目录清点张数，要求完整率达100%。⑵对竣工材料抽样调查：依土建结构、电气安装、管道安装竣工材料目录（开工报告、隐蔽记录、设计变更、会议记录、竣工报告）进行对照检查，完整率达90%以上为合格。⑶对设备开箱资料进行抽样调查，具体抽查10个设备的开箱资料，依设备交工资料目录的必备项目对检（设备使用说明书、规程、合格证、装箱单、开箱、设备图等）完整率达90%以上为合格。⑷对准确程度进行抽样调查，具体抽查10个设计变更通知单，依变更通知单核对相关图纸更改部位，看是否更改或是否注有更改标志。以变更通知单份数为单位，准确率达95%以上为合格。⑸对案卷质量的验收、案卷质量要符合国家的有关规定，竣工图纸要按设计单位施工图自然卷组成保管单位。一个单项图纸的案卷顺序大致为：工艺图――土建图――结构图――电气图――给排水图――采暖通风图――竣工材料等，每套竣工图上要有竣工单位负责人签字，每张竣工图上必须打上“竣工图”字样，达到上述标准要求才能通过验收，施工单位一项工程才算完成。

总之，随着社会主义现代化建设步伐的逐步加快，人民的生活水准越来越高。要求住宅从形式、到各种服务设施也愈来愈系统，愈复杂，这就要求工程部门设计和建设出新颖、多功能住宅。作为档案工作人员，不仅要收集、整理、管理好已有成果，更要高效、准确地为工程部门提供方便、高效、准确的工程信息，为社会主义现代化建设做出应有的贡献。