新形势下医院文书档案的管理研究

因为医院的特殊性，导致医院文书档案具有多元化，不但具有独立的病历档案，还具有复杂的人事、文书、设备、会计、基建等综合类档案。医院文书档案肩负着各科室的重要资料，在医院档案管理体系里具有无法动摇的位置。随着医疗体系改革之后，正确掌握新形势下医院的发展趋势，适当的优化并调整医院文书档案的管理，这对于医院的未来具有非常重要的意义。

一、医院文书档案管理的特点

医院文书档案属于医院非常重要的文件，它记载着医院所有的重大事件，它见证了医院的历史，并对医院的管理与未来具有非常重要的作用。医院文书档案具备了服务性、保密性、规范性的特点。

1.服务性。医院的文书档案主要是给医院的领导部门提供决策或参考，所以，医院文书档案具备了服务性，通过服务性来提升医院领导阶层的工作效率及信息化的管理，并且也可以为患者提供更加方便的查询服务；

2.保密性。医院文书档案具备了高度的保密性。由于许多文书档案都牵连到医院的内部以及患者的相关资料，因此保密工作一定要做到位，绝对不可以将这些信息流传出去，以免一些不法分子做出危害医院和患者的事情；

3.医院文书档案很多都属于医院领导级别的公文，这些公文的管理是所有文书档案的中心，具备了规范性的特点，这样的规范性主要通过公文的纸张管理、字迹管理、传递管理以及检查管理的为你各方面体现出来。

将医院的文书管理工作做好，不但可以提升医院的工作效率，还可以加快医学的进步。

二、目前医院文书档案的管理存在哪些问题？

1.医院文书档案管理制度不到位。

当前，我国医院文书档案的管理通常都存在于行政办公室的综合档案部门，可是因为以往的档案设置管理具有一些问题，使得医院的文书材料及病人的资料通过不同的可是进行管理，这样的管理方法不但不利于综合开发利用，还会造成管理方面的松懈，造成工作效率下降，并且一旦出现问题时，各科室就会相互推卸责任，对于医院的管理非常不利。并且，当前许多医院不关注医院文书档案的管理工作，管理意识非常不够，档案的管理制度不到位，职责分工模糊。文书档案资料如果可以被充分利用，会为医院带来非常高的回报，也可以让医院的管理更加规范。

2.医院文书档案的管理人员需要提升专业素养。

当前，因为我国许多医院对文书档案的管理工作不给予充分的重视，使得医院的档案管理人员的专业素养、文化程度都无法达到水准，根本不符合当前医院的发展需求。许多医院的文书档案管理人员的专业素养都有待提升，知识老化、不储备新知识，工作效率过低，这对于我国的医院文书档案管理工作的发展十分不利。

三、新形势下医院文书档案管理的有效方法

1.提升文书档案管理的设施建设

医院应当提升文书档案管理的设施建设，以便可以加快文书档案管理的发展。首先，要在硬件设施方面进行建设。医院要为文书档案管理部门配备相应的办公设施，例如办公室、库房、档案馆等场所，并应配备电脑、扫描机、打印机、复印机、档案架等办公用品，还应添加监控设施、消防器材、除尘设施、空调等档案保护设施，以便可以在管理文书档案上实现自动化和信息化的管理模式。其次，在软件设施方面进行建设，应当通过医院的具体情况采取相应的文书档案管理软件模式，并通过良好的软件系统为其维护和升级。

2.改革文书档案的管理方法

由于医院的管理建设执行信息化的管理模式，医院应当通过高科技的电子信息技术管理文书档案，并通过这种方式来提升文书档案管理工作的效率。首先，透过运用电子信息技术以及计算机技术，可以将收集文件、整理文件、归档文件等工作流程进行简化，并且针对档案采取分类储存、备份的方式进行管理；其次，通过医院的网络信息平台以及检索平台，让档案的使用人员透过授权可以获得需要的资料，加强文书档案查阅工作的效率；再次，加强文书档案的电子化管理的保密措施，通过合理的技术方法做好防消磁、防损坏的保护工作，针对电子文书档案要采取异地存储及备份的方式进行管理，并通过文书档案的保密性高低来采取不同等级的保管方式，对于高机密性的文档要通过高级别的加密方式进行管理。

3.落实文书档案专项渠道管理改革

医院的文书档案管理由于关系到人事科、财务科、设备科、医务科、总务科、办公室等各个部门。医院应当把办公室当做文件的归纳及传递的重要科室，把文书档案的专项渠道归结到办公室进行管理，将多方管理变成专一管理，并指派专人负责监督各部门上交的文件资料，以防造成文件散乱或长期积压的状况，从头抓起，保证文件资料的保密性及完整性，为提升医院文书档案管理的效率打好基础。

4.加强档案管理人员的专业素养，定期进行培训

档案管理人员的专业素养同医院文书档案的管理水准紧密相连。医院应当通过一些相关方式提升档案管理人员的综合素质，例如可以通过定期为管理人员进行专业的培训、可以进行一些业务方面的交流活动、可以通过现场观摩的方式进行学习，用类似此类的活动来提高档案管理人员的专业素养及管理业务的操作能力。档案管理人员要来掌握文件收集、归档的范围，并及时做好回收的工作。医院还应当针对档案管理人员进行定期的计算机培训，通过培训学会新的管理方面的技术，进而提升文书档案信息化管理的能力。

结束语：综上所述，医院文书档案管理的工作属于系统类工作，应当从观念上、制度上、管理上、服务上不断进行改革，使其符合时代趋势，突出医院文书档案管理工作的特色，以此实现社会的进步、医院的发展。

参考文献：

[1]姬忠起，邓忠印.浅析新形势下医院档案工作的开发利用[J].山东档案.2009.（01）

[2]王兆学.关于加强医院档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科技信息.2010.（09）

（作者单位：四平市口腔医院；吉林 四平 136001）