浅谈公路工程档案管理工作

摘要：本文通过对公路工程档案管理工作进行了解研究，详细分析了公路工程档案管理中存在的问题，并在此基础上提出了一些对策建议，可供相关人员参考。

关键词：公路；档案；管理；措施

中图分类号：X734文献标识码： A

一、对公路工程档案管理的基本认识公路工程档案具体是指在新建和改建公路工程中，从最开始的建设项目立项阶段直到完成施工进行验收这整个过程中所形成的一些能够用来供后期参考的各种形式的资料，包括文字和图纸等。这些资料包含很多文件，具体来看，有工程项目准备阶段的文件、进行考察绘制图纸阶段的文件、现场施工阶段的一些技术方面的文件、竣工验收阶段的文件等方面。公路工程档案是对工程建设的全过程进行的一种真实记录，是对工程项目管理过程和工程实体的现实面貌的一种反映。作为公路工程管理的组成部分，首先，公路工程的决策需要参考公路工程档案才能够做出，公路工程的质量也需要公路工程档案的监督作用，所以它是公路项目中非常重要的资料。在工程竣工验收阶段，工程质量验收的必备条件就是完善的档案资料；当研究并要找出工程事故原因最终分清责任时，档案资料作为最重要的依据，它的作用是其他资料所不能替代的。其次，进行今后的道路规划时，以往的公路工程档案则是非常好的经验总结，并是经过试验验证了的重要的科学依据，当需要找工程管线的方位时，直接进行档案查询即可，这样既迅速又方便。最后，公路工程档案也为单位事业的发展提供了一定的条件，加强公路档案管理，有利于促进单位整体档案管理工作的规范合理化，而且有利于提高单位基础建设水平。综上所述，做好公路工程档案管理，切实提高档案质量，具有十分重要的意义。

二、公路工程档案管理中存在的问题

（一）档案管理重视不足，档案管理意识淡薄

很多单位的管理人员包括专职档案员往往缺乏对档案管理的关注，只重视工程建设的质量、进度等情况，片面认为档案没有产生经济效益，便忽略了档案管理工作的重要性。还有一些单位尽管有相关的档案管理人员，但都是兼职，不是专职，因此达不到较好的工作效率。另一方面，缺乏健全的体制机制，应有的激励保障措施不够完善。最后，由于对档案工作的宣传力度不足，很多工程技术人员对档案工作认识不到位，导致档案管理与工程项目严重不和谐。

（二）规章制度落实不到位

由于人员和经费等各方面的原因，许多工程建设单位都缺少档案管理部门，没有专职档案人员，档案的质量和安全性不高。与此同时，档案管理的方法以及进行实际操作的流程于规范要求有出入，主管单位档案管理部门的监督、指导工作不到位，导致档案资料不能达到工程验收的要求。

（三）档案管理水平不够专业

在我国目前的公路工程档案管理工作中存在着档案管理水平不够专业、档案管理水平不高的现状。最普遍的现象就是很多需要归档的材料不符合归档的要求，如在工程档案资料重复复印或者复印不清楚，内容难以辨别，这些档案资料很难进行长期的永久性的保存。同时，这些归档材料在将来的使用过程中也难以成为可靠、真实的依据，给竣工档案整理带来不必要的麻烦和损失。

做好公路工程档案工作的有效措施

（一）更新观念，强化工程档案意识

各参建单位领导和档案管理人员应该提高对档案的认识，深刻领会档案的意义所在，创新思想，抓好公路重点工程档案管理工作，认真学习《中华人民共和国档案法》以及各类工程档案管理规章制度中对于档案人员职责的规定。必须注意的是，档案管理人员在做好收集和整理工作的同时，必须恰当地处理好档案开放和保密的关系，保证档案的全面系统、完整安全和充分利用，使档案工作与法制化轨道相吻合，做到依法管理档案、利用档案、维护档案和依法开放档案信息。

制定统一竣工档案资料编制规范

交通建设、档案等职能部门应协调配合，制定适用于交通建设行业使用的档案管理标准，统一竣工档案资料编制规范。由于交通部所颁发的各类工程管理标准、办法之间不统一，交通部的要求与国家档案局的要求也不一致，因此建议交通主管部门组织一批有经验的设计、监理、建设管理、造价、质量监督等领域的专家，组成课题组，根据交通部和国家档案局等有关文件的规定，编制一套适合于公路建设竣工文件的编制办法，作为国家行业标准来使用。

（三）严格标准，逐步形成公路工程档案超前管理模式由于公路建设周期长，参建单位多，各方的认识不一，致使一些公路工程档案得不到妥善保管，档案的质量得不到保障，时间一长，也容易散失，达不到标准化、制度化、规范化管理，所以我们要严格执行《档案法》和交通部工程项目档案管理有关规定，建立健全工程项目档案工作机构及规章制度。按照统一领导、分级负责的原则，由项目部对工程档案工作实施集中统一管理，对本工程项目设计、施工、监理等单位的档案工作实施监督、指导，将工程档案工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证档案收集、立卷、归档及时、准确、完整、系统和安全；明确各参建单位有一名领导班子成员分管档案工作，并配备专职档案员，落实各自的职责；同时将工程档案管理纳入工程设计、施工、监理合同管理，按照“谁形成、谁负责”的原则，由工程档案的形成单位负责，不得委托他人。这样就构建了一套完整的工程档案管理网络，使工程档案管理工作在体制建设上得到保证。

（四）公路工程档案收集要及时、全面、完整

公路工程档案资料的收集工作是一项复杂、长期、全面的工作，中间会涉及很多管理单位，内容范围非常宽广，所以要全部人员共同参与，一同收集，本单位的全部职工都要参加档案资料的收集工作，并要对所收集的资料负责，对工程的文件、各种数据、音像材料都要指派专人负责，不放过任何工程，对于工程建设过程中的各种技术资料，各种文件资料都要及时收集入档，做到种类齐全、形式多样，保证入档的资料齐全完整。

（五）努力提高档案管理人员的专业素质

工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，其档案管理知识往往不在同一水平线上。因此要及时调查了解各单位的具体情况，可以做到宣传先进，向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平，也有利于提高工程管理水平。另外还要加强单位与单位之间的沟通，以学他人之长，补己之短，学习档案管理中好的做法。

（六）对公路档案的验收要严格把关 按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求进行档案验收；对建设周期长的工程，应分阶段验收，发现问题，查漏补缺。及时纠错改误，以确保资料齐全完整和准确。

（七）运用现代化的档案管理模式

原来档案管理方法主要依靠手工完成，工作人员劳动强度大，操作复杂，有很多档案资料不能及时入档。伴随科学技术的飞速发展，计算机技术与网络技术的普遍应用，同时有力推动了档案建设工作前进的步伐，逐步转向信息化管理，从而大大提高了档案管理的工作效率，实现档案内容资源共享，同时也对档案管理工作提出了更高的要求。公路建设单位要在档案建设方面加大投资力度，改善档案管理工作的工作设备与工作环境，运用现代最新科技手段进行档案管理，促进档案管理工作的科学化与规范化。

结语

公路工程档案管理是一项基础性很强的工作，并且具有非常长远意义。在档案管理中要力求资料准确、全面、及时。档案管理人员一定要具有爱岗敬业的精神，踏实努力做好公路工程档案管理工作，使之能够充分发挥出为工程建设服务的作用，，推动档案管理工作的现代化水平。

参考文献：

[1]姚丽. 如何做好公路工程档案管理工作[J]. 办公室业务,2012,05:144-145.

[2]叶杨. 新形势下公路工程档案管理存在的问题分析[J]. 价值工程,2012,10:53-54.