在学生工作中理解项目管理

一、什么是项目？

项目要求有具体的产品或结果，要求有明确的开始与结束的日期，要求有既定的预算，只有满足了这三方面的因素，我们才能将这样的任务看成是一个项目。简单地说，安排一场演出、开发一种新产品、建一幢大房子就可以称之为一个项目，在我们的学生工作中，组织一次活动可以算作是一个项目。

就拿去年我院的学生工作研讨课题为例，作为院规评委的主席，我成为管理课题工作的负责人，我们要求的成果就是各个课题组能够形成结题报告，并为大家展示课题的研究成果；我们将下发课题研讨通知并把提交结题报告的时间定在2003年9月10日到11月21日之间，可以说规定了明确的开始和结束的日期；最后我们确定领导上级为学生执委会，具体操作部门为院规评委，课题执行部门为各课题申请小组，并对所需要的资金、设备、信息等向上级进行了申报，可以说有了既定的预算。由于满足产品、开始和结束日期、资源这三个要素，我院的课题工作就可以看成是一个项目。与该工作相类似，在学生工作中，大大小小的活动都需要满足上面三个条件，我们都可以用项目管理的思想去管理、组织它们。

二、什么是项目管理？

项目管理是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去，指导我们的项目从开始、执行、直至最后终止的过程。作为20世纪90年代才发展起来的新领域，项目管理已成为现代管理学的重要分支，并越来越受到各层管理者的重视。

项目管理并非一门新型的理论学科，而是从实践中提炼出来的，它帮助我们更好的解决项目中所遇到的问题，优化所需要的资源以及人员的配置，并且针对项目本身的特点，寻求项目在范围、时间、成本和质量，有不同需求和期望的项目涉及人员以及需求和期望之间的相对平衡。可以说，运用项目管理的知识和经验，可以极大地提高和改善管理人员的工作效率，使花费相同的人力、物力、财力取得更优的最终效果。所以，对于我们这些该以学习为主业，学生工作为副业的学生来说，如何在学习之余处理好繁复的学生工作，运用项目管理的思想高效且有序的对活动进行组织、规划，也是我们现在应该关注的问题。

三、如何利用项目管理

的思想解决学生工作中的问题？

根据项目管理的思想，每个项目无论大小、复杂程度，都要经历构思、确定、开始、实施、结束这样五个步骤。

1.构思阶段：从一个想法开始

所有的项目都是从一个想法开始。或许企业的客户需要满足一个特定的需求，或许上级考虑要开拓一个新的市场，在一个想法形成时，项目就已经进入了构思的阶段。对于一个小项目，它可能正好由一个商议和一个口头的协定组成。在其他情况下，特别对于那些大型的项目，项目的构思需要通过正式审查和讨论来确定。

在课题工作中，我们的构思来源于与上级的沟通。在构思的过程中，我必须回答两个关键性的问题：应该做它吗？能够做它吗？在与上级沟通中，我逐渐确立了这样的思想，课题工作是为了增强我院学生的科研能力，提高学习的气氛，为同学以后的科研工作打下基础，所以这个工作是有其必要性的。那么，我有能力去做它吗？答案是肯定的。我们具备了组织课题的能力，并且有一定的科研经费的支持。鉴于这两个问题的回答，我们确定了开展学生工作研讨课题工作的可行性。

2.确定阶段：制定计划

当我们知道自己希望完成什么，并且相信这是可能的时候，我们就需要一个详细的计划来描述自己和属下的工作人员应该怎样完成这个项目。在这份计划中，应该包括一份项目理由的概述，一份对产生结果的详细描述，一份要做的所有工作的清单，一份所有工作人员的任务分配及责任，一份详细的项目计划表，一份人员、设备、信息和资金的预算，以及在项目执行过程中可能出现的所有问题。

在我们确定了组织课题工作这个思想之后，便对课题的工作进行了详细的计划。我们制定了学生工作研讨课题的申请书，详细说明了课题的内容、时间、要求以及最终的结果；我将整个工作进行了规划，对具体的工作进行了细化与分配；将预算进行了上报与申请。可以说是基本上做到了项目开始之前的确定工作，为课题的具体实施工作奠定了基础。

3.开始阶段：做好准备，预备开始

在这个阶段，主要的工作就是对项目中细化的具体任务进行分配以及做好相关的沟通工作。我们需要将各项目工作分配给参与的人员，对全体工作组成员下达和说明任务，确定工作组将如何完成这些任务分配，设立必要的金融、人事和跟踪系统，最后向组织机构进行通报。

经历了开始阶段，我们的项目工作则显得更加的实际与具体。在课题工作开始之前，我召开了规评委全体成员的会议，在会议中确定了每个成员的工作任务，以及最终期望的目标，并将整个准备工作向上级做了汇报。这一阶段的任务分配，保证了我们课题工作的更加有序化的进行。

4.实施阶段：去做

这一阶段可以说是项目管理中出现问题最多的阶段，为了尽量减少出现的问题，除了按照计划执行任务之外，我们还要不断把工作情况与各项计划进行比较，及时发现问题并且解决它们，让所有工作组的成员了解项目的进程。在实施阶段中，很可能出现由于员工没有在一起工作过，而使他们在工作与交往方式上存在差异，在完成同样类型的工作的时候使用不同的方法，并且由于不曾有时间增进相互的尊重和信任感，使他们在合作中产生不必要的沟通障碍，影响项目的进行。

在课题实施的过程中，我们按照计划，对整个课题的进程进行了统一的管理。每一阶段召开各课题组负责人的会议，有助于及时解决项目中遇到的问题，也让我们能够更好的了解课题工作的进展程度。

5.结束阶段：停止

此时完成了项目的工作，但并不意味着项目真正的结束。这时我们还要做以下几件事情：让客户同意最终结果，结束全部项目账户，帮助人们继续进行该项目后面的任务，进行项目后的评估以确定项目的成绩并讨论经验教训。

这个最后的阶段也是不容忽视的。正像我们课题的工作最终阶段，我们不仅结束了所有的课题经费的报销，而且将整个课题管理工作中各个部分以及所遇到的问题进行了整理归纳，形成了固定的模板，以供日后的课题工作的参考。

四、项目管理之于

学生工作有哪些特点？

毕竟，项目管理的思想来源于企业的发展。随着企业规模的扩大，产品种类的增多，做项目被认为是一项非常重要并且技术复杂的事业。当管理者开始面对堆积如山的文件，处理错综复杂的工作的时候，他们想到需要一种新的工作理念和方法来解决这样的问题，因而产生了我们现在的项目管理。相对于这些理不出头绪的企业大型项目，学生工作的活动中所需要的处理数据、信息则显得少之又少，这虽不妨碍我们运用项目管理的思想来解决身边的实际问题，但是相对于企业的项目管理，项目管理在学生工作中的应用还是具有这样几个特点的：

1.活动的过程相对简单

因为我们将项目的范围限制在学生工作中，对于这样一个小型的活动，我们从计划、实施到最后结束的过程可能仅花费几天的时间。

2.集权式的结构特征

对于一个学校来说，学生会的各个职能部门不能达到企业那样细致的分化，所以在项目管理中大体采用了集权式的结构，虽然体现了成员间稳定的工作关系，同时限制了活动中各个部门之间的交流。

3.资源、条件的限制

在学校组织活动，我们必须要考虑到资源与条件的限制，这些条件相对于外界来说，都要苛刻得多。即使有很好的计划，如果学校没有条件提供给我们、或活动资金太少，都会影响活动的效果。

五、在项目管理中容易出现的问题？

在学生工作这样的小型项目中，我们往往容易忽视项目的开始阶段。很多时候，我们会这样认为，这些活动我们已经做过很多次了，为什么还必须再为其做出计划？即使这些活动和以前做过的活动相似，有些东西总是不同的。可能你选择了不同的活动地点，可能你打算采取不同的活动形式等等。必须花一些时间确保你的计划满足当前的要求。另外，我们还很有可能忽视项目的结束部分，即忘记对整个项目执行过程的总结。这样，你绝不会真正知道你的项目过去是怎样成功的，不知道你过去的项目究竟失误在哪里。项目管理指导我们从以前的项目中获取新的信息，来接受更有挑战性的新项目。