讲课与发言:怎样做准备工作

（接本专栏上期）

备说：发言前的“演讲”环节

任何语境下的“发言”，其实都是“演讲”活动。我们不提倡把“发言”变成匠气十足的“演讲”，但在准备发言的时候，一定要有演讲的意识。请你注意：工作总结（计划）、经济运行报告等，绝不等同于发言稿，你若把这些书面文字“说”出去的时候，一定要进行二次加工和整理。

把主题解读明白

任何“发言”都要紧扣主题，这是最起码的“规矩”。如果发言内容不着边际，游离主题，你的语言表达越生动，“发言”质量却越糟糕。笔者所在单位有位科长在汇报本科室工作时，对某项全局性工作进行了情绪激昂的描述，并对“兄弟科所”的工作质量和工作进度进行了点评，却把自己该讲的内容抛在一边，“跑题”效果非常明显。建议你在准备发言稿的时候，一定要吃透会议要求和发言主题，主题扣得越紧越好。

把提纲整理有序

发言提纲或完整的发言稿是思考含量的载体，是发言内容的范本。你在准备发言稿的时候，最好侧重以下角度：

时长与容量。发言之前你要有所考虑：发言时段有多长？发言顺序排在第几？如果有明确的时长限制，或排在顺序最后，你一定要注意发言容量与时长的关系。以文字量计，正常语速下每分钟200字。如果发言明显超时，你的职场礼仪就要失分，发言效果就要打折扣。“挤占”其他发言者或领导讲话的时间，还会影响正常散会。

详略与质量。控制发言时长不是机械地压缩文字，而是科学地把握详略。一个人的发言是不是很精彩，不在于他的“滔滔不绝”，而在于有没有思考含量、有没有信息质量。因此，你在准备发言稿时，务必要处理好内容详略与信息质量的关系，做好对素材的裁剪。我们以两个发言主题为例，说一说详什么、略什么。

工作总结（计划）“详”什么：工作总结（计划）最需要“详”的是工作亮点，如出彩的工作活动、创新的工作尝试、显著的工作成果、抢眼的工作产品。领导好评、通报表扬、同行观摩、媒体传播、学术评定等都是工作出彩的标志。除此之外，还应该“详”说带有思考含量的内容，如突出的体会、重要的启示、创新的措施（或思路）、独到的建议等。当然，思考含量不是“编”出来的，一定是“思”出来的、梳理出来的。

工作总结（计划）“略”什么：工作总结（计划）最需要“略”的是众所周知、你有我有全都有、你干全都干的“流水账”，如跟领导作了汇报、开了会议、布置了任务、提出了要求……还有既定的工作头绪，如要抓好人口普查、要做好年报定报等。你应该明白，“流水账”的汇报价值非常微弱，既定的、常规的工作头绪谁不知道？此外，可说可不说的套话、空话最好避免。

经济运行报告“详”什么：在关于经济运行情况的汇报发言中，重点内容应该是有序的分析思路、鲜明的分析观点、深刻的分析结论、精练的数据信息，特别要注意分析经济现象发生发展的趋势、结构、变化、原因等要素。

经济运行报告“略”什么：如果你就经济运行情况进行汇报发言，万不可把印发的统计分析报告照搬为发言稿，需要“略”说的是宏观的背景描述、“八股”的开头段落、过“碎”的表格数据、抽象的统计论述以及数据的加工过程等。

层次与顺序。发言效果如何，除了详略要把握好，还应该筹划好层次与顺序。笔者再次提示：发言不可照搬文字上报稿，要根据语境情况和现场变化，对发言层次进行科学排序，哪部分先说、哪部分后说，不同的组合效果是不一样的。一般情况下，你应该先说别人没说到、没想到的，自己独有的，后说共通的。经济运行汇报时，应该先说总体判断观点，次说行业运行特征与关键数据，再说相关背景（如前面已有雷同内容的发言者，背景可以略去）。

例如，在一次区委书记召集的“小范围”经济运行研讨会上，统计局（调查队）提交的文字汇报稿是：“十一五”期间逐年的GDP数据、居民收入等数据。汇报者表述“GDP情况”时，没有“照念”文字稿及表格数据，而是把GDP五年的总量、速度、结构、贡献率分别进行组合，汇报信息的清晰度非常高，得到领导好评。

字述与口述。在整理发言稿的时候，有一个“技术含量”很高的环节，就是把“口述”的语言风格融入文字；如果手头已有工作总结（或统计分析报告），则需对文字稿进行“改造”。建议把握以下三点：

第一，精练文字。要把过繁、过细的文字进行浓缩、概括和归纳，使主题更集中、更明确、更凝练。

第二，润色语言。要根据“口述”特点，把书面语言进行“声化”处理。首先，要对抽象、冷僻、拘板的概念、术语、“理论表述”、“文字表述”进行通俗化、口语化的变通。其次，要对每个层次的主要思想进行“标题语”、“段头语”的归纳；对其他书面文字也尽可能“修整”成对仗句、排比句或浓缩成整齐的短句，这样不仅易说，而且易记。

第三，压缩数据。文字稿的数据密度不适于语言表述，要把过密、过细的数据进行压缩，只保留用于支撑观点的主要数据、关键数据。为了发言时清晰易记，还应对书面数据进行“小数取整”或“放大”计量单位，在表述方式上也要注意“改良”。

把要点记忆牢固

为了提高发言质量，建议你把“记背要点”作为准备工作中的重要环节，发言稿不是“读物”，若想让发言生动精彩，你最好把要点记牢。要点内容包括以下几个方面：

结构层次。你的发言能否简洁明快、条理清晰，层次感、节奏感至关重要。因此，你务必牢记发言内容的层次顺序，特别是大小标题及“段头语”。这些要点记牢了，发言自然会顺“层”成章，流畅通达。

重点内容。首先是每个层次的“内核”，除了标题和“段头语”外，还可针对每个层次的叙述顺序和内容构成，提炼1～3句关键词或关键句，作为发言时的“索引”。其次是一些重要的结论、观点、思路、感悟等，这些内容是你发言时的“闪亮”要素，既要记住原话，还要记住它们在什么位置。

关键数据。统计数据是汇报经济运行时的当家素材，对重要、关键的数据，你一定要把它们记牢。须知，一笔数据就是一种发言思路。

把材料准备齐全

如果不是即席发言、临时“点将”或经验介绍，你除了组织好发言稿外，还应准备好发言时可能用到的相关材料，如文件、制度、笔记、数据表、总结、计划等。特别是领导“听汇报”的发言场合，手头材料越充分，你的心里越有底。