浅议如何有效发挥档案馆馆藏的社会功能

摘要：档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，有效发挥档案馆馆藏档案的社会功能，提高档案信息资源开发利用率，是档案工作全面落实科学发展观的重要实践，是构建和谐社会的必然要求，是推进经济社会全面发展的重要途径。

关键词：档案馆；网站建设；宣传力度

Abstract: The archives as the scientific and cultural institutions of the party and the country, effectively play the archives social function, improve the development and utilization of the archives information resources of archives work rate, it is comprehensively implement the important practice of scientific outlook on development, it is the inevitable requirement of building a harmonious society, is an important way to promote the economic and social development.

Key words: Archives; website construction; propaganda

中图分类号:G271 文献标识码文章编号

引言：档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，除了具备“为党管档、为国守史、为名服务”三项基本功能外，还具有广泛的社会功能，如决策参考功能、展览教育功能、社会课堂功能、信息集聚和传播功能、市场服务功能、咨询利用功能、学术交流功能、文化休闲功能等等。

一、不断优化档案馆藏

笔者工作单位是沿河县级综合档案馆，2000年12月达省二级档案馆标准。到2012年底，有馆藏档案共203个全宗，53468卷，排架长度994米。其中：建国前馆藏档案18个全宗，2445卷；建国后馆藏档案个185全宗，51023卷。但是，笔者在近两年来在接待查阅利用档案工作中发现，部分利用者是“乘兴而来败兴而归”，原因是查找不到他们所需的档案。馆藏档案内容不丰富或不具有参考价值，档案馆就成了“无源之水”，无法满足社会各方面利用档案的需要，服务社会便是无稽之谈，所以有效发挥档案馆社会功能，不断的优化馆藏是基础性工作。优化馆藏通常是指档案馆所珍藏的档案,逐步趋于优化,使档案馆藏结构合理，内容丰富,以最低限度的档案馆藏量来保存最大限度的信息量，并通过开发利用,提供有效服务。

不断优化馆藏，可以从以下两个方面着手：一方面组织相关人员进行专门鉴定，把失去查考及保存价值的档案及时处理掉，使馆藏档案做到合理的“新陈代谢”，以保证库房的合理利用。另一方面可通过强化管理、拓宽档案收集和征集的渠道、提高工作人员业务能力、搞好档案进馆时的质量鉴定等各种手段，将有意义的、有特色的档案接收进馆。2013年，对照国家档案局的翻番指标，贵州省档案局提出了与贵州同步小康相适应的档案工作“两个翻一番、一个翻两番”奋斗目标。即：到2020年全省综合档案馆馆藏档案总量比2010年翻一番，馆藏档案结构明显改善，省、市、县三级综合档案馆民生档案数量分别达到馆藏总量的30%、50%和70%;全省98个综合档案馆建筑面积比2010年翻一番，力争建成达到国家标准、公共服务和安全保障能力更加完备的档案馆;全省综合档案馆纸质档案数字化总量比2010年翻两番，省、市、县三级综合档案馆馆藏档案数字化率分别达到馆藏档案总量的35%、25%和20%。各县档案馆可以根据这一目标，拓宽档案收集和征集的渠道，建立档案信息资源的保障体系，改善馆藏结构，使馆藏档案内容丰富、门类齐全、结构合理，以便可持续地为社会各界服务。

二、搞好档案网站建设

互联网能够克服传统的档案宣传形式的许多局限，成为档案馆自行加强和深化宣传工作的新窗口、新阵地。档案馆建设自己本馆的网站，利用互联网作为加强宣传工作的窗口，把需要让外界了解的信息如本馆馆藏概况、档案管理情况、先进经验、开放利用服务、规章规定等信息制作成精美的网页，放在因特网上，让广大干部职工、市民群众通过浏览网页来了解情况，借此向全社会宣传推介自己，从而提高社会档案意识和档案事业的影响力，使公众可以随时通过浏览本馆的网站来掌握相关信息。网站上的档案资料打破了传统纸质档案的固定模式，采用图、文、声、像并茂的方式，使档案内容更加丰富多彩。网站可提供快捷的查询、检索功能，读者只要在查询栏目里输入要查找的资料的标题、作者，日期或内容中的关键词其中任何一项，都可以快速的搜索出相关文章来。而不必像传统纸质档案那样需要手工翻页查询，极大的方便了读者的使用。不同的档案使用者也可随时将资料下载到自己的本地电脑里阅读，不再受时间和距离的限制，使同一份档案可同时为多人服务，极大地提高了档案的使用效率。

例如笔者在宣传沿河土家族自治县综合档案馆项目工程建设进展情况时，将各个阶段进展情况照片及时放在“沿河档案信息网”上，并配以必要的解说文字，上级业务主管部门领导、县委县政府领导、广大人民群众经常登录到网站，关注动态，效果良好。

另外，档案信息网站管理者要与档案信息技术科合作，在网上公布馆藏指南和检索目录、定期或不定期进行特色档案信息等，在网站上开辟一个为社会各界服务的新渠道。

三、加大档案宣传力度

档案宣传工作是档案事业的重要组成部分，是发展档案事业的重要途径。档案宣传作为档案部门与社会互动的重要渠道，对于凝聚档案人心，扩大社会影响力，增强社会档案意识，从而推动整个事业发展有着不可替代的作用。加强档案宣传工作，提高社会档案意识，是档案部门扩大档案影响力、提升档案馆地位的重要途径。是社会公众认识档案、利用档案的基础，是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要渠道。做好宣传工作，可以试着从以下两方面入手：

一是着力优化档案工作外部环境。档案部门在夯实业务基础的同时，适时向有关领导主动宣传和汇报全县档案工作动态及热点、难点问题，争取县委、县政府领导对档案工作的重视、关注与支持。适时组织召开高规格会议，增强部门档案意识，要把每年一度的档案地方志工作会议作为档案工作宣传的重要阵地。档案部门主要领导要主动接受县人大专题审议，扩大社会影响，邀请县人大教科文卫委组织视察和专题审议档案方志工作，以此为契机争取领导重视、扩大社会影响、谋求发展。

二是不断健全档案宣传机制。档案宣传工作要切实强化组织领导，不断创新档案宣传机制，着力加强宣传人才队伍建设，营造宣传兴档的大格局、新机制、好氛围，要把档案宣传工作作为“一把手”工程摆在重要位置，让领导听取档案宣传工作汇报，为信息人员出题目、理思路、解难题，从而形成“主要领导亲自抓、分管领导负责抓、责任股室具体抓”的齐抓共管、良性互动档案大宣传格局，形成抓档案宣传工作的合力。同时要完善健全档案宣传机制，将舆论宣传作为档案工作的先导，放在突出地位来抓。将档案宣传报道工作目标量化分解到股室到人，纳入干职工岗位职责和全年目标管理，推行激励机制，出台详细的计分办法与奖惩措施，实施档案宣传工作者“双稿酬”制度，年底实行奖惩挂钩。这样就大大的激发了档案工作组宣传档案工作的热情。

档案是党和国家的宝贵财富，是历史的见证，是重要的信息资源。随着社会的进步和发展，档案馆工作将面临更高的要求，其社会功能也将不断得到拓展。笔者坚信，只要我们紧紧抓住优化馆藏为经济服务的根本指导思想，努力使馆馆藏内容丰富、管理科学合理，档案馆藏一定能得到更高层次地优化,档案馆为社会主义现代化建设服务的功能,也一定能得到更加充分的发挥和体现。