浅议档案管理者的素质对档案社会功能作用的影响

摘要：通过对档案管理的八个环节进行分析，提出档案管理者的素质对档案社会功能作用存在重大影响的观点。观点新颖，不落窠臼。

关键词：档案 管理者 素质 社会功能

要使档案能够起到它真正的作用、更好地服务于社会建设、服务于公众的一般需要和特殊需要，档案管理者的素质是最重要的一个因素。那么档案管理者究竟要具有什么样的素质呢？

首先档案管理者应该具有历史的使命感，应该认识到档案在历史进程中的特殊地位和作用，应该认识到自己高质量的服务是给需要者提供一把又一把能解开历史事件、历史人物、社会风情、自然现象之迷的钥匙。是澄清历史和现实中是是非非的重要依据。

古今中外许多历史事件、历史人物、社会风情、自然现象留给我们的迷实在是太多太多。有些是只有口头传说而没有文字记录而让人无法着手研究；有的虽然有文字记录，但又不详，仅只有只言片语，难于让人推及因果；有的虽有许多物证，又缺乏文字说明，更没有系统搜集和科学整理，从而不能让人形成完整的概念；还有一些是芸芸众生讹信讹传，孰是孰非使人难辨；更有甚者，是由于政治家们的权谋同一帮文人墨客的习心炒作，弄得是非莫辨；再加上重权人物为了掩盖自己的错误，指鹿为马，对许多历史事件、历史人物、社会风情、自然现象随心所欲的曲解，所谓“说你不是，你就不是，是也不是。说你是，你就是，不是也是。”将历史事件、历史人物弄得面目全非。如何解开这些迷团，就要凭借档案材料了。例如：红军强渡大渡河的究竟是十七个勇士还是十八个勇士？中学小学的教科书就有两个不同的版本，孰真孰假？就需要用原始档案记录进行核对。再如：报刊杂志经常提到的我国“三年（指58年至60年）自然灾害”的说法，究竟是否正确，只要查一查这三年各省的气象水文档案就可以得出正确的结论，还可以拿这三年的气象水文档案同历年的气象水文档案进行比较、分析，就可以解开这一谜团。这是显然易见的。档案材料可以解谜的功能应是母庸置疑的了。

从表面上看，这些可以解谜的客观性档案同管理者的素质没有多大关系，但是如何使“档案”变得真实、客观，就同档案管理者的素质大有关系了。且不说有人故意窜改档案的恶劣行为，单究档案管理的“八个环节”中的疏漏就充分体现档案管理者素质的重要性了。

大凡了解档案管理的人都知道，一个档案的形成必须经过以下环节：（1）、搜集；（2）、整理；（3）、鉴定；（4）、保管；（5）、统计；（6）、提供利用；（7）、编目与检索；（8）、编辑与研究。这八个环节环环相扣，哪一个环节都渗透管理者的素质；哪一个环节都要求管理者不要带着历史的偏见；不要带着宗派的倾向；不要带着个人兴趣和个人爱好；不要带着宗族和个人的恩怨。否则，变得不能真实地反映事件和个人的本来面貌。就以“收（搜）集”这个环节而言，虽然那些形成档案的材料——“机关收发文、命令、指示、通知、决议、财务帐本、报表、凭证、协议书、合同、提货单、支票、发票”[注]，国家与国家之间签订的合同、条约、外交礼仪交换的文本、照片、录音带、录影带、光牒、磁盘、芯片等以及报刊发表的文章都是客观存在的材料，但是这些材料中有不少是相等、相近、相对、相悖、相互矛盾的东西，如果档案管理者在收（搜）集这些客观材料中带着个人的情感、兴趣、爱好、个人恩怨、自己所在宗派集团的倾向去收（搜）集，仅搜集自己感兴趣的材料而丢掉自己不感兴趣的材料，仅搜集对自己宗派、集团有利的材料，而丢掉那些与自己宗派、集团不利的、相逆相悖的材料，甚至故意窜改、销毁这些不利材料。从而使历史事件、历史人物、社会风情、自然现象的本来面貌发生改变。那么这些所搜集来的本来可以提供给使用者通过比较分析的客观材料就变成不能反映真实的材料了。这里说他不真，是因为它是一面之词。如何使它变得客观真实，这就需要管理者的素质，需要他们具有高度的历史使命感，要求他们不为个人利弊、自己所在宗派集团的倾向所困。从这个意义上说，尊重客观、尊重事实、尊重历史也就是指档案管理者的素质的体现。如果缺少这种良知，那么档案的社会功能就受到很大影响。

其次，作为一个档案管理者，仅仅掌握档案工作的专业知识还是很不够的，还必须在工作中尽心竭力，对档案事业的执著追求。这是许多人难于做到的。要做到这一点，就要考验一个档案管理者的素质了。

有人说，档案工作是“为人作嫁衣裳”。档案工作者是为别人成名成家的垫脚石。还有人把档案管理者的工作比喻成写作歌词和作曲的人，说什么“一首风靡全球的歌曲，绝大多数的听众只记住歌手的风采，根本没有记住词曲作者在背后的艰辛”。这的确是一个无可争辩的事实，演唱者名利双收，而词曲作者却在一边遭到冷落，这是一个多么不公平的现实。档案管理者的工作也是如此，应用档案的人将自己的事业搞得红红火火，声名远播，有谁又能理解档案管理者的艰辛工作呢？所以有人说：档案工作是一个有良心的工作，得有素质的人去做，在那里报酬是不高的，而付出是巨大的，强调的是奉献精神。如果没有这种奉献精神，如果没有素质，对工作马虎了事，对自己的工作不能克尽职守，那么，所收（搜）集的材料就会有遗漏，变成没有代表性的不能反映真实事件的一面之辞；如果管理者没有素质，对于档案材料的整理就不会俨然有绪，对反映真实的材料挂一漏万；如果管理者没有素质，就没有执著追求真实、辨明真假的精神，对档案材料的鉴定就不能去粗取精、去伪存真；如果管理者没有素质，对自己管理的档案就会出现霉变、虫蛀等现象。在统计时也会出现差错，重要的数据也会丢失；如果管理者没有良好的素质，对档案的编目与检索、编辑与研究造成混乱。即使编目出来，也使人看不到要领，不能根据目录检索，使应用的人如在大海里捞针。

如果档案材料失真，那么档案的社会功能就失去应起到的作用。军事指挥员应用它，就会打败仗；企业家应用它提供的材料进行决策，企业就会倒闭；行政管理人员应用它作为行政决策，行政工作就会搞得一团糟；教育工作者应用它，教育工作就会受到严重损失。所以我们强调档案管理者的素质也就是如此。（作者单位：贵州师范大学）

参考文献：

[1]何坦野主编《文书工作与档案管理》。高等教育出版社。

[2]汪溢、谭书旺主编《秘书文档管理》。大连理工大学出版社。