县(区)级人力资源和社会保障部门文书档案管理规范化探讨

[摘要]规范县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理是适应部门和单位发展、满足社会需求的必然选择，要从加强人才培训，加强文书档案规范化管理设施建设，制定规范化管理制度等方面推动规范化管理落到实处。

[关键词]人力资源和社会保障部门；文书档案；规范化

文书档案是人力资源和社会保障部门重要的资料，文书档案保管的好不好，规不规范，不仅事关单位内部管理水平，而且会影响到其他单位人事、职称等的管理，因而必须高度重视人力资源和社会保障部门文书档案管理的工作，不断提高其管理水平。

一、规范县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理的意义

县（区）级人力资源和社会保障部门不仅要负责单位内部的人事管理工作，而且要负责（参与）全县（区）行政事业单位、学校、医院、国有企业等单位的人事管理，因而其文书档案管理必须规范化、科学化，这样才能达到服务单位、服务全县（区）的目标。

1、人力资源和社会保障部门的发展要求规范文书档案管理。文书档案管理是人力资源和社会保障部门重要工作，规范这一工作，首先，可以为人力资源和社会保障部门决策提供参考，人力资源与社会保障部门的工作特别是决策性的工作需要参阅大量的历史资料，而详实、规范的文书档案管理工作，可以帮助决策主体尽快的获取相关信息，科学的做出决策。其次，可以降低单位管理成本，提高工作效率。规范的文书档案管理工作使得人力资源和社会保障部门在撰写各种文件等行为有模式可以参考，这就避免另起炉灶等增加了工作难度。

2、其他主体的需求要求规范文书档案管理。人力资源和社会保障部门要负责指导、参与全县的人事工作，特别是，县、区一级要出台诸多的文件、政策，如人才引进政策、职称评审政策、工资定级政策等，所辖区域内部各单位都需要参阅这些资料，如果文书档案管理不规范，则在其他单位需要借阅这种资料时容易出现信息获取难、资料借阅手续复杂等问题，相反，如果文书档案管理规范，则可以为其他单位提供高效优质的服务。

3、文书档案工作本身的发展要求推行规范化管理。当前，文书档案工作正遭受信息化等带来的挑战，这种挑战要求文书档案的内容信息化，并积极利用信息化管理工具规范文书档案管理，如开发出文书档案信息化管理软件等，这些工作的开展都要求规范文书档案管理工作。

二、县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理存在的问题

虽然我国县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理工作取得了一定成绩，在分类归档、存储借阅等方面出台了一些制度，但从实践来看也还存在一定的问题，表现在制度体系不完备、管理方法相对滞后，管理人员素质有待提升等方面。

1、文书档案管理制度体系不完备。制度是规范化管理的基础，只有制度完备才能做到管理规范。首先，制度细化不够，人力资源和社会保障部门制定的文书档案管理制度多为一些宏观性的、指导性的文件，如明确岗位职责等，但对于具体如何管理、如何规范缺乏细化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不够，现有的制度多为定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不够迈入没有定量化的考核制度等。再次，制度实化不够，现行的制度宏观性较强，但缺乏具体的、针对岗位特征的规定，导致文书档案管理中缺乏指导实践的制度。

2、管理方法相对滞后。管理方法是规范化管理的有效工具，只有方法先进才能真正实现规范化管理。首先，从文书档案管理本身来看，部分区县人力资源和社会保障部门没有按照国家档案管理的相关规定科学的对文书档案进行分类，并形成分类保管体系，导致管理不规范。其次，信息化手段的利用来看，部分区县人力资源和社会保障没有充分利用编码技术等管理带来的便利，没有开发相应的软件模块完善管理，仍然依靠传统的人工管理，导致规范中规范化难度大。

3、管理人员素质有待提升。管理人员素质的高低直接关系到规范化的难易程度，首先，部分文书档案管理人员专业素养不高，他们多为兼职的档案管理人员，本身并没有接受过专门的档案管理教育，导致其在文书档案管理中面临很多专业性的困难。其次，部分文书档案人员继续教育缺乏，由于这一岗位工作创新需求少，人力资源和社会保障部门内部对这一岗位的培训投入相对不足，难易为规范化管理提供支持。

三、促进县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理规范化的思考

文书档案管理规范化是必然的趋势，也是一种必然的要求，县（区）级人力资源和社会保障部门必须高度重视，加强人才培训，加强文书档案规范化管理设施建设，并制定规范化管理制度，确实推动规范化管理落到实处。

1、加强文书档案管理人才培训。首先，要根据人力资源和社会保障部门文书档案管理的要求制定继续教育方案，一方面，要明确文书档案管理岗位所需要具备的岗位技能，包括档案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明确岗位职责，即文书档案需要完成哪些工作，以此指导整个培训工作，避免培训虚化、表面化。其次，要加大投入积极开展培训工作，通过与高校、档案管理部门等单位合作，积极帮助文书档案管理人员获取最新的专业知识，如利用信息化手段进行管理等。

2、加强文书档案规范化管理设施建设。首先，要积极购买文书档案编码、扫描等所需要的设备，人力资源和社会保障部门要充分发挥编码技术的作用，通过购买相应的设备对装订成册的文书档案进行编码，以便于规范化管理。此外，如果还需要推进档案管理的“数字化”，则还要购买扫描等相关的设备，以便将各种文书档案转变为计算机系统能够识别、存储的文件。其次，要积极开发文书档案信息化管理系统，人力资源和社会保障部门要通过与软件开发商合作开发相应的管理系统，对文书档案进行存储，以提高管理能力和水平，达到规范化管理的目标。

3、制定规范化管理制度。首先，要制定文书档案分类管理制度，要明确分类的原则、标准等内容，做到分类规范合理。其次，要制定文书档案调阅制度，要制定规范化的调阅流程，明确签章的责任主体，并保存调阅记录。再次，要制定文书档案销毁制度，要明确销毁前的审批流程，销毁过程中的监督管理制度。此外，还要制定其他相关管理制度，如文书档案电子化安全管理制度等。通过这些制度的细化推动管理的规范化。

参考文献

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