职业学校电子档案管理对策

随着科学技术的不断发展,电子文件以其存储空间大、传输快捷、可复制等优点，大大提高了档案管理工作的效率。各类文件不再以单一纸质文件存在,而是以图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等介质作为载体，从而形成了大量的电子文件。由于电子文件愈来愈多，作为电子档案给传统的档案管理工作带来了一次变革，也给传统档案管理工作带来了一次全新的挑战。如何配合职业教育发展的需求，来迎接这种挑战，笔者认为有必要了解目前电子档案管理的现状，以及存在的问题，提出解决的方法和对策。

一、职业学校电子档案管理现状

（一）电子文件收集资料不够完整的问题

由于大部分学校领导对档案工作未引起足够多的重视，而一些部门对文件移交归档给档案部门的重要性缺乏认识，又加上教学工作任务繁重、导致各部门产生的越来越多的电子文件资料不能及时地提交，造成档案资料大量流失，从而导致归档资料质量不高，缺乏完整性。对电子文件原稿保存忽视情况严重，没有采取很好的保护措施。档案工作管理人员依法治档的意识也很淡薄，对档案疏于管理。对参与第一线的档案收集、归档、立卷的业务指导不够，监督、检查不到位。由于，目前大多数实行办公自动化写文章和起草文件都在电脑上完成，往往一旦文件定稿打印后，作为第一手资料的电子文件的保存就常常被遗忘，没有及时归档，随意对原始性的电子稿件进行其改动等操作，处理后的电子文件是否和原稿一样，有没有归档保存的价值。

（二）电子信息化程度偏低，电子档案的功能得不到充分利用的问题

一般职业学校电子信息化程度偏低，档案依旧以纸质档案为主要保存媒介。学校档案大多只局限于“存”、“查”功能，电子信息管理仅仅被简单地应用到检索、交换、备份等辅助功能中，并没有充分利用网络的检索功能，从而提供面向用户的信息服务，也没有充分利用网络的数据分析与判断功能，从而未能为决策层提供相关的服务。档案电子化的进程还在推广的探索阶段，要充分发挥电子网络的管理作用。

（三）电子文件的保存和电子文件的持续可识读性的问题

档案的保存和载体寿命问题。电子档案与纸质档案相比短得多，一般仅为15-20年。电子档案载体的寿命除了与自身内部诸因素有关外，还与温度和湿度、震动和磁场、空气中灰尘、阳光和空气的影响有关。纸质档案信息与载体安全，信息的可识读性是自然而然的。而电子档案却不同，表面看来保存完好的文件载体，由于受外环境因素的影响，数据信息却可能导致不可读。因此，电子档案的持续可识读性，完全依赖于计算机信息系统这一载体。电子文件是以计算机为载体将信息通过编写代码的方式记录在电子信息系统中，也就是说电子文件的读取和使用必须通过计算机软件才能够实现。然而随着计算机技术的发展日新月异，更新发展愈来愈快，编码的内容与形式也不断推陈出新，电子档案原有的编码与不断改进的计算机系统运行环境间的矛盾也越来越显得尖锐。档案管理要规范统一的软件设计标准和使用设备问题。由于当前档案管理软件开发数量很多，但是国家没有统一的标准，因此模块设计存在较大差异，在使用过程中，由于软件功能滞后需要更新软件，往往在需要查阅档案资料时，因时效过期，无法转换。随着电子信息科技的日新月异，计算机技术不断得到改进与完善。由此产生了不少的问题，一方面由于不同软硬件环境下形成的电子档案载体互不兼容、难以互换，使得在需要使用时软件备份的数据已无法转换或读取。另一方面在长期使用过程中，不可避免的出现磁性自然减退和载体材料老化等情况，也就造成了电子文件信息消失、无法读取，识别失真的后果。更重要的是大部分职业学校受资金规模的限制，电子档案所使用的设备都参差不齐，这也直接影响了如何规范和统一电子档案管理及其设备使用的问题。目前，国家相关部门急需制定和规范相应的档案管理软件和设备使用的标准。

（四）电子文件的信息安全问题

职业学校本来经费就紧张，档案部门又很难筹措到必要的安全资金。电子档案存放位置的不固定性、设备载体的可转换性、信息接收对象的开放性及文件内容的可分解性，也使电子档案信息随时有被提取修改、窃取、损毁的危险。而且，是长期处于共享计算机网络资源环境下的使用者减少了对电子档案存储位置的关心，从而影响了电子档案信息的真实性、完整性和可靠性；安全设备没有得到应有的维护。利用互联网的开放性和网络漏洞，有人蓄意破坏制造电脑病毒，一旦电脑中毒感染，只能全部短网逐台查杀，电子文件就有可能造成信息数据无法读取，或电子文件可能会在一瞬间全部消失，甚至造成整个信息系统瘫痪。就会给整体安全带来隐患，严重影响档案工作的正常运行，造成难以弥补的损失。这是电子档案管理遇到的新的问题。

二、加强职业学校电子档案管理的对策

（一）规范电子文件收集工作，加强电子文件全过程管理

电子档案管理工作的基础是做好电子文件的收集工作。档案工作人员要积极参与，必须在产生电子文件的源头进行对电子文件形成、收集、积累、保管等工作，因为电子文件不同于纸质文件，出于保留第一手资料的重要的目的，则应对原稿进行收集和积累，如果档案人员不介入进去它很难掌握到甚至接收不到电子文件原件，这就会影响档案的完整性,而且会影响今后的开发利用。同时，学校要加大档案重量性的宣传力度，各有关人员增强档案意识，严格执行档案管理制度，控制和维护档案信息资源的有效性尽量避免电子文件归档出错率，提高电子档案的归档质量；电子文件收集归档应按照电子文件和纸质文件并存的原则，实行电子文件和纸质文件双套制的方法，将电子文件以纸质和电子档案(如DVD光盘、U光盘、移动硬盘、内存卡等)制作双重备份,并分别归档管理,形成两种介质、两套同一内容的档案。并应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。

（二）推进档案信息化建设，制定档案管理标准

推进档案信息化建设，标准一定要先行。标准和规范化建设是一项重要的电子档案管理的基础工作，特别是在现代网络环境下，标准和规范显得尤为必要，如果数据标准不统一，将对数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来问题。学校要按照《档案法》、教育部关于《教育管理信息化标准》的要求，并通过借鉴国内外的先进的经验和档案管理先进技术，结合学校的实际情况，制定出符合实际的标准和制度。通过这些档案标准化和制度的建设，来提高和推进学校档案信息化建设。

（三）重视档案管理软件的开发和应用规范档案管理软件开发标准。为了保证电子文件的持续可读性，防止信息丢失。应由档案行政管理部门牵头，按照科学、标准、规范、实用的原则，研制开发标准统一的档案软件，使得电子信息在不同界面的管理软件之间能够相互转换和读取；学校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合学校实际，统一规划，采取与软件公司、相邻学校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。同时，要制定统一的上网目录标准，使人们能轻松快捷的网上查档。

（四）提高档案的使用价值，增加档案资料的受众面

职业学校要充分发挥电子档案的优势，利用现代电子设备、网络技术等手段。有效地提升档案资料的使用价值，增加档案资料的受众面，共享资源。由于大部分职业学校规模都不大，教学资源有限，信息量缺乏。对档案资料的查找、信息资源的获取，是学校教育、科研必要的手段。传统纸质档案资料的查阅用时长、工作量大、查阅人必须到档案室才能实现，且手续繁琐复杂，必须在开放时间段查阅。给查阅人带来很多不便。（1）建立学校的电子档案室网站，电子档案目录向校内师生和社会公开。（2）建立周边学校和全国同类学校档案资料信息平台，实现校际档案资料信息共享。（3）对学校档案网站和校际档案信息平台设置有限查阅密码，并对档案资料信息分等定级。限定各类查阅人的查阅范围。

（五）建立电子档案资料银行，逐步形成区域档案信息管理中心

电子档案资料的保存受年限的限制，在一段时间后需要不断地更新，对于职业学校来说，需要投入一定量的人力、物力、时间来进行。且受到外力的影响，电子档案的信息会丢失、损坏及无法查阅，需要有备份。为解决这一问题，可采取建立电子档案资料银行的办法解决。学校所在地的政府信息中心可建立学校档案资料库。把学校档案资料备份存储在库中，支付一定的费用，学校对这些资料作定期的维护，也可每年取出更新一次。也可建立若干学校共同投资的档案资料信息管理中心，实现档案的安全、有效、长期的保存。节省资金，降低保存风险。

（六）安全性方面的建议

（1）制定相关的法律、法规，使信息安全保障有章可循。从法律上明确电子文件的凭证作用，做到有法可依。为了保证电子档案数据的原始性、真实性、安全性，需要制定一整套电子档案信息安全保护措施。实现电子档案的安全不但要靠先进的技术，而且也得靠大家一起来严格遵守这些法规。（2）部署网络版杀毒软件，硬件防火墙配备或培训合格的网络管理员。（3）保证电子档案的信息安全，提高整体网络安全意识。对相关软硬件进行检查、更新、升级、维护，要定期对相关设施与网络服务期进行检测、维护与清理，为防不法分子在网络上恶意修改、窃取电子文件信息的行为。常用的技术方法一般有以下几种：有签署技术、加密技术、身份验证、电子签名、防写、档案备份、专机专用、安全审计、访问权限控制、备份与恢复等。档案管理部门可利用这些技术手段来提升设备的安全性，这些技术措施对于保持电子档案内容的真实、可靠，防范对电子文件的非法访问和随意删改都具有很好的效果。

（七）重视档案信息化人才队伍的建设

无论是采用纸质档案还是电子档案其最终的管理者是人本身。因此培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍是当务之急。首先，在提高学校专兼职档案人员政治素质的同时，除了加强档案专业知识和业务的学习外，要加大培训力度，还应提升计算机专业技能的应用能力，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术。这将大大有助于电子档案管理工作的深入开展。其次，要根据学校的实际情况，引进一些既熟悉计算机操作又懂档案管理业务的高素质复合型管理人才，提高学校档案管理工作水平，实现电子档案标准化和规范化。总之，职业学校的档案工作是学校工作的一个重要组成部分，在新形势下档案管理工作迎来新的机遇又面临着新的挑战。这就要求我们档案工作者要适应时展的需要，面对新技术、新问题，要与时俱进、不断学习、更新观念、勇于开拓创新、提高驾驭现代技术的能力、力求高效多能、以适应档案管理工作现代化的进程。

作者：杨苏梅 单位：苏州创元教育培训中心