基于sharepoint的政府办公自动化建设方案与实现

摘要：办公自动化发展到以知识管理为特点的第三阶段，根据政府机关的办公性质结合sharepoint技术，本文提出了一个办公自动化系统的整体实现方案，并针对门户平台、知识管理和全文搜索等关键功能展开讨论。

关键字：办公自动化 知识管理 sharepoint

1、引言

2005年以来，全国政府信息化系统初步建立起以“三网一库”的基本架构，即政府机关内部的办公业务网、中央和地方政府及部门的办公业务资源网、以因特网为依托的政府公众信息网和政府系统共建共享的电子信息资料库。办公自动化经历了以个人电脑、办公套件为标志的第一代OA，以工作流自动化为主要方式的第二代OA，以知识管理与业务流程相融合的第三代OA系统。它不仅可以实现工作流的自动化，还可以实现对部门内隐形知识与显性知识的规划和管理，工作人员之间还可实时通讯交流。因此，笔者根据政府机关办公性质，利用Sharepoint新技术，提出建设办公自动化整体实现方案，以期推进政府信息化建设，加快其电子政务进程。

2、总体框架

本文提出的政府办公自动化解决方案以第三代OA系统为核心，以知识管理为目标，以界面简洁美观、用户多级管理为特点的信息门户，需能进行公文流转管理和信息资源管理，实现文档审批、信息公示、权限管理和全文搜索等功能。因此结合sharepoint技术，笔者认为总体框架可设置如下：

基础层：提供一个易于管理的基础平台，主要包括多种安全认证方式结合的认证服务；强大安全的IIS Web服务；能存储政府机关组织结构和人员账户信息的活动AD目录服务；高效稳定的SQL Server数据库服务。

服务层：提供服务于功能层的各类保障，主要包括可以将各类文档和电子表单绑定在不同工作流以实现不同审批过程或流转过程的工作流引擎服务；可在后台获取日常办公数据并对数据进行分类以实现数据协作和互操作的数据分类服务；可提供信息检索和概要检索并进行更新和调度的全文检索服务；技术人员可根据二级部门需求继承主门户网站风格快速扩展子网站并支持个性化页面定制的可继承UI服务；基于高效稳定的基础平台提供可靠的信息存储、备份和恢复的Web安全框架服务；利用标准文档格式实现架构中各层间数据传递的XML文档格式服务等等。

功能层：提供了丰富的部门级应用组件和接口并支持二次开发，提高功能应用面。主要支持主流文档格式的存储、处理、输入与输出，支持政府动态新闻、公告、报道的信息内容管理；支持政府内设机构与人员职责对应的用户权限管理；包括采用邮件、日历、文档、Wikis等多种形式实现离线办公、无纸办公、远程办公、移动办公的沟通协作平台；支持Microsoft Office客户端，支持自定义表单设计、数字签名、输入检验等；提供二次开发接口满足更为具体的部门级需求。

表现层，主要表现为统一且简约风格、易于操作和维护的门户网站形式，能集成多种信息资源，无缝衔接各业务层功能需要以及功能层技术参数，可实现操作系统账号的单点登录，更安全，更简便。

应用层，结合以上几层功能，针对具体部门具体需求定制或配置而成的模块。例如相关信息，机关内公文流转，工程规划和用地规划等规划审批工作，办公室会议管理，政府机关文档库知识管理，公众留言反映及监督等。

关键功能

办公自动化总体框架中涉及功能点与技术面较广，因篇幅关系不能面面俱到，本文以门户平台、知识管理和全文搜索为关键功能展开描述。

门户平台：Enterprise Information Portal是SharePoint的一个重要产品，可以直接集成多种即时通讯产品如Microsoft SQL Server、Office Communications Server以及腾讯RTX等实现实时通讯。在整体界面上默认是Ribbon风格，包括门户组件导航、部门或项目子网站，Web 2.0和站点管理等。值得一提的是借助EIP可以快速开发部署二级部门站点，并提供个人个性化站点，实现多站点集合。

知识管理：文档库、列表和图片库以及Web部件是SharePoint平台上文档存储单位，知识管理便是对这些内容进行集中存储、统计分析、版本控制以及加密解密。在MDMS平台上，现有Microsoft office格式文档可直接在线编辑所见所得，集中保存在服务器上，实现协同工作。而且MDMS可记录下文档的历史版本和工作流流转信息，实现文档生命周期中各个环节的管理。另外，RMS服务是sharepoint所特有的保护数字内容技术，可用于指定哪些人可以对特定的哪些Web内容、文档或者邮件进行特定的权限，如打开、读取、修改和等。

全文搜索：在sharepoint 3.0管理中心中可对服务器场内所有Web内容与文档资料进行关键字、作者、修改时间、全文内容等维度搜索，也可以自定义搜索解决方案与应用，创建用户试图，扩展CRM等。在知识管理范畴内，搜索必然是不可或缺的实用功能。

结语

本文充分考虑了基于政府机关结构的办公自动化需求，提出构建具备简易性、统一性、安全性的整体建设目标，结合具体的技术特点设计了五层总体框架，并针对门户平台、知识管理和全文搜索的关键功能展开描述保证了方案的可行性。当然本方案也存在不足，在实际部署中仍需要专业人员进行必要的人员培训才能保证后续阶段的低人工成本运行。

参考文献：

1、李芒庆,《电子政务“三网一库”建设》[J],太原师范学院学报（自然科学版）,2004年6月: 40-42页

2、范桂红,《知识管理视角下的企业档案信息化发展研究》[J],黑龙江史志,2010年第7期

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4、微软中国有限公司，《MOSS2007互联网门户解决方案白皮书》[R]，2007年9月