应收账款的控制

收款是企业销售业务活动的最后一个环节,也是非常重要的一个环节,企业应加强收款的控制,及时办理销售收款业务。

一、应收账款记录的内部会计控制

根据财政部《关于建立健全企业应收款项管理制度的通知》规定:企业应当“建立应收款项台账管理制度”以及“建立应收款项每年清查制度”,并具体规定每年年终时,企业必须组织专人全面清查各项应收款项,并与债务人核对清楚,做到债权明确,账实相符,账账相符,同时根据企业会计内部控制的要求,应收账款记录的内部会计控制,有以下主要内容;

1.记账员在记录应收账款前,应审核应收账款形成的合法性,相关凭据是否全面、正确,应收账款的形成是否符合企业的信用政策。

2.设置应收账款总账和明细账进行核算。应收账款总账和明细账应根据各种记账凭证、汇总记账凭证分别登记,并由独立于记录应收账以外的其他人员定期检查核对应收账款总账及明细账余额,以确定账账是否相符,

3.应收账款的记录必须根据经过经济部门核准的经济发票、发货凭证等资料进行业务处理,防止发生不存在的应收账款被虚列。

4.企业应按客户名称设置应收账款台账,及时登记每一位客户的应收账款余额的变化情况,反馈该企业信用度使用情况,定期编制应收账款余额核对表或对账单,每年至少一次向欠款客户寄发对账单。

二、应收账款的账龄分析控制

1.对应收账款实行单个客户管理和总量控制相结合的方法。对应收账款实行单个客户管理便于对账,可以及时了解客户的欠款、偿还情况及信用程度,以便发现问题及时采取措施。对应收账款多、赊销频繁的企业,如果不能对所有客户进行单个管理,也可以侧重于总量控制,通过分析应收账款的周转率和平均收款期,实际占用天数,变现能力来判决企业的流动资金是否维持在正常水平,及时调整信用政策。

2.企业应建立应收账款账龄分析制度和逾期拖欠的催收制度。销售部门应当负责应收账款的催收,财会部门应当督促销售部门加紧催收,对催收无效的逾期应收账款可通过法律程度予以解决。财务部门应当对应收账款实行动态跟踪管理,通过编制应收账款账龄分析表定期对应收账款进行账龄分析,及时发现逾期的应收账款。将逾期应收账款的客户名称、金额、逾期时间的事项填入应收账款逾期通知单,转交到销售部门。

3.企业应当定期按照应收账款账龄,编制应收账款账龄分析表,分析各个客户所欠应收账款的账龄,必要时要求销售人员协助对应收账款分类估计其潜在的不能收回的风险,正确计算应收账款的实际价值。

三、应收账款收款控制

在销售中大量采用赊销的情况下,应收账款在企业的资产中占有相当大的比重。由于应收账款是一种记录在账户上的债权,而不是一种存在于企业中的实物或现金资产,较容易被个别人员掩盖或与客户勾结挪作他用。同时应收账款回收的风险大小对单位真实的财务状况影响很大,所以需要加强对应收账款收款的控制。

1.在企业内部明确经济责任。建立奖惩制度。对从事销售的业务部门实行销售与收款一体化。将从销售收款的整个业务流程具体落实到部门和有关人员在对销售人员分解销售指标的同时,也要指定应收账款的回收率。对完成和超额完成指标的给予奖励,对完不成任务的扣发奖金及工资。

2.规定赊销管理权限。企业内部要建立规定销售人员、销售主管、销售经理等的赊销审批权限,限额以上的赊销必须由授权的更高级的管理人员进行赊销分级管理制度。企业要根据单位产品的不同市场需求,采取不同的赊销政策。对供不应求的产品,应该采取现金结算方式;对供大于求的产品或滞销的产品,可以适当给予优惠的信用条件和信用政策。

3.采取销售折扣的方法。销售折扣包括商业折扣和现金折扣,其目的是促使客户多购买企业的产品或早日付款,特别是现金折扣,它是加速应收账款周转,尽快回笼现金的一种重要促销手段。企业应根据自身的经济特点和资金成本确立合理的折扣比例和折扣权限。

4.确立合理的信用政策。赊销期的长短、赊销的额度大小,直接影响企业产品的销售。过长的信用期虽然使企业按照权责发生制度的赊销利润大于现销利润,但它不稳妥:一是企业的资金被他人无偿占用;二是单位要用自己的现金为他人垫付租金;三是信用期越长,回收款项的风险就越大,形成坏账的可能性也就越大。如果给于客户的信用期太短,又不利于商品的销售。

5.落实责任人催收逾期应收账款。逾期应收账款的形成是因为客户违背了当初的付款承诺,如果催收不及时,有可能成为坏账。销售部门收到客户应收账款逾期通知单后,应指派责任人向客户催收。

6.制定应收款的安全措施。根据《现金管理暂行条例》和支付结算办法,结合企业实际制定的收款安全措施,收款的安全隐患一般有两种:一是被盗抢;二是催收人员卷款私逃、为了避免第一种情况的发生,企业应当尽量通过银行转账结算,销售人员应当避免接触销售现款,如果因为客户的原因直接收取的现金,需要相关部门协助押款。企业应将收取的款项及时入账,不得账外设账,更不得擅自坐收坐支现金。