浅谈图书编目计算机管理系统

摘要:图书编目工作是图书情报部门进行馆藏建设、开发利用馆藏文献资源的重要环节。通过这项工作,每种书都可以得到多处反映,并为检索者提供若干查询途径,形成相互联系、彼此补充的完整目录体系。文章主要对图书编辑的计算机管理系统进行了分析,包括“藏书”、“借阅”及相应的“内部业务”三大功能块,并对计算机编目系统进行了介绍。

关键词:图书编目;计算机管理系统;图书编辑

中图分类号:G254文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)22-0060-02

一、图书馆现状

在过去图书馆采用封闭式管理,采用控制入内的方法来保证图书的安全性,基本流程是:办阅览证、借书证――到图书馆――查图书检索――选择阅览室――进入阅览室阅读――到出纳台办理借书手续――返回阅览室取书――离开图书馆,所用的图书馆编目子系统。

现代图书馆则越来越多地采用开放式管理手段,通过大量采用网络系统、门禁系统、图书数字管理系统及防盗安全系统等,得以实现简便而人性化的图书馆服务。表现在读者服务方面,就像超市一样,整个图书馆就是售货区,在这个区域中用一些醒目标志来区分不同读者对象、不同藏书内容的服务方式,这样的布局使读者一进入团书馆就一目了然,十分便捷。其流程大致是:进入图书馆办理相关证件――到可以去的任何地方,看你愿意看的书、查阅各种资料――离开时如需惜书,可到出纳台办理借阅手续。

过去占用很大面积的检索大厅、目录厅被若干台电脑所代替,读者不仅可以在设在门厅附近的电脑上得到服务,而且还可以在设于整个图书馆的任何角落的电脑上进行检索。目前在设计中还存在着电子检索与卡片检索并存的情况,但所需的空间已大大缩小,因此在设计中将检索大厅、读者服务、展览与图书馆大室共同设计,可以大大节省空间,同时使大堂设计在应有的气势中具有了功能内涵。

利用电子计算机编制图书目录的工作以及使用的设备、技术和流程统称为计算机图书编目系统。计算机编目系统的建立大体有如下步骤:系统分析、系统设计和系统实现等。编目系统的主要类型有目录系统、管理系统、检索查询系统和综合系统。

二、图书编目系统分析

为了设计一套合理的编目自动化流程,我们不妨先对旧有手工系统的全过程进行分析,以便从根本上了解编目工作的性质及特点,从而发挥计算机的优势,扬长避短。

普通分编过程是这样的:核对总括登录;;分类;检查;加书次号(种次号或著者号);抽取主题词;编制目录卡片;组织目录(包括书名、著者、分类和主题目录);打印馆藏登录号;制馆藏登录(流水)账;贴书袋卡;图书入藏。如图1所示:

其中有些过程,目前还需由人工来完成,如分类、加著者号、抽取主题词,特别是中文自动分类标引和主题标引,国内外都有人在研究,少数实验性成果已问世,但迄今为止,可供使用的还未出现。所以,分编时人的参与仍不能被忽视。至于其他部分,则在很大程度上可由计算机来承担。

系统分析阶段的任务是设计出系统逻辑模型,即根据本组织的具体情况,规定所设想的计算机系统应该做些什么,应该具有怎样的功能。所谓逻辑是相对物理而言的,即从抽象的信息处理角度看待组织的系统,而不管这些组织的功能是用什么具体的技术手段来完成的。

计算机编目是对书目数据处理的过程,也就是把一本图书、一篇文献的内容特征和外部特征记录在计算机载体上,按著录条例进行规范,成为一组书目数据。著录主项目和内容尽可能丰富些,以便提供尽可能多的检索途径和编制各种目录的数据,如图2所示:

构造书目数据库的目的是为了提供使用――查询。对于查询程序有如下要求,提供的查询途径有书名、作者、文种、年代、分类号、丛书名、标准书号、主题词等著录项的逻辑组配。由于目录检索的很大一部分用户是读者,所以,我们的检索程序应具有“检索指导”功能,辅导读者构造适当检索策略,提示读者改进其检索策略。要有多种输出(打印或显示)格式供读者挑选。因为读者对于不同的记录是有不同的输出要求的,有些只需看一下书名,有些或许要看文摘,甚至看出版时间等。还要有“系统监督”功能,尽管大多数图书馆的藏书是没有保密限制的,但还是有使用限制的。比如前面提到的,编目完了的图书并不能马上进入流通或阅览,在读者查询的情况下,不应显示给读者,以免造成图书馆工作人员的被动。还有一些图书可能专门用于某一方面用户的,对其他方面的用户就应予以限制。

图书馆各项工作基本上都是以目录为基础而开展的。编目系统是采购、流通、公共查询等一系列自动化系统的基础,是图书馆自动化的核心部分。图书信息表用于存储所有图书的信息,包括图书编号(book-id)、入库时间(book-intime)、图书名称(book-name)、作者(book-writer)、出版社(book-company)、出版日期(book-ptime)、价格(book-price)、数量(book-total)、图书状态(book-flag)9个字段。图书信息结构表见表1:

进行编目系统的设计,要明确的一点就是编目系统是作为图书馆集成系统的一部分,还是作为单独作业处理系统而存在的。因为在这种情况下,系统实现方法是不同的。前者在最大限度满足编目作业要求的同时,还要兼顾编目系统与其他子系统的联系或影响;甚至为了使集成系统的整体目标达到最佳,有时会放弃一些局部目标,这就是系统论的观点。而对于单独作业的情况,只需尽可能满足本作业的要求即可。

三、结语

由于信息技术在图书馆中的广泛应用,使传统功能图书馆先前较明确的“藏书”和“借阅”及相应的“内部业务”的三大功能块得到了根本的变革。在计算机管理系统分析阶段提出了新的编目系统,这既促进图书的有效管理,也为图书事业现代化带来奠定基础。

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