工程设计档案的管理难点及对策

工程设计档案是设计人员在科技活动中形成的具有保存价值文字、图表及的真实记录，是工程施工、审计、交竣工验收等诸项工作的依据。如何做好设计档案的管理工作，更好地为工程建设服务，是急需解决的问题。结合工程建设工作实际，笔者认为还存在以下几个问题。

1、部分人员素质偏低

在工程设计过程中，一个工程项目需多个设计部门精诚合作才能完成。个别人员将职责范围内的设计成果当作自己的私有财产，不及时向档案部门移交，造成档案不完整。

2、管理制度不健全

在设计档案管理工作中，缺乏设计文件材料归档方面的制约措施，造成档案资料不能及时归档，影响整个设计档案工作的开展。

3、档案重视程度不够

个别人重设计轻归档，总以为档案收集和管理是档案人员的事，使档案管理工作滞后于设计工作。因此，给档案管理增加了难度，势必影响到设计产品质量。

设计产品是设计人员运用基础资料，先进技术、科研成果、实践经验进行集体创作的综合技术成果，表现形式为技术文件、技术图纸等。工程设计档案直接记录了设计人员的科技思想，科技方法和科技成果，真实地反映了设计实践活动的历史过程，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识和掌握它的各种特点及其管理要求，对加强工程设计档案工作并充分发挥其作用十分重要。现就其工程设计档案的主要特点，谈一下观点。

一、组成的成套性

一个单位或独立的工程，一般都是作为一个建设项目来安排基本建设工作的，设计单位也就以一个独立的工程项目作为设计工作对象，把不同专业的设计人员组成队，按照严格的、科学的设计程序，一个环节紧扣一个环节有规律的展开设计工作，并相应形成具有严密的系统性和有机联系不可分割的设计文件材料整体，从而决定了设计档案的成套性，一项工程设计的全部设计技术文件材料的总和，包括设计依据材料厂、中间计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中的每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程设计档案的收集、配套整理、保管和开发利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约，并在设计管理工作中做到“三纳入”、“三参加”和“四同步”，从而按照工程项目将设计文件材料收集齐全归档，有头有尾、完整无缺；按工程项目进行配套整理，如实地、系统地反映出一项工程各个设计阶段、各种设计专业技术活动的历史过程，维护其历史全貌；不同项目的图纸文件一般不能混淆在一起，以便按项目完整、系统地排架保存，有利于按项目系统地、成套地、方便地提供利用。

二、形成的阶段性

根据设计工作的基本程序，一项工程一般都要经过设计准备即前期）阶段，初步设计阶段，施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段的工作任务，工作内容，工作程序和工作环节，应具备的工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度，章节的组成、格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段的设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作。前一阶段的设计文件经过批准成为后一阶段的设计依据，后一阶段的设计文件又是前一阶段的设计的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，双有明显的严格控制的阶段区分。因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成部分各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。根据这一特点，在管理工作上强调设计成品必须按阶段归档并随时复制向外分发使用，以便设计工作和基建采购、施工准备等紧密衔接，做到不间断和不脱节。在整理、分类、立卷、编号时应将不同阶段形成的技术文件材料区另开来。

三、内容的专业性

一项工程设计是由多种专业的设计人员按不同专业分别开展具体的设计作业，双相互配合共同完成的，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计条件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。但每一专业设计文件必然是该专业技术活动的表达和存在形式，它所体现的科学技术内容、术语、符号和组成等都有专业特点，其利用多数也是有针对性地按专业来进行。目前我国的设计部门大体上分为建筑。一个设计单位承担的某项工程设计也需要多种专业共同投入。每一个专业的设计文件又是其专业技术活动的产物，它反映了该专业设计实践活动的规律及特点，记载着该专业学科的科技知识、科技思想和科技成果，体现了该专业设计活动的表达方式。因此工程设计档案在分类、编号、编制检索工具时，都要考虑到设计文件材料的专业性，以及各专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、编号的结构层次时，要考虑图纸文件所属关系。此外，还要求档案人员学习本单位各专业的基本知识，了解各专业的业务范围，能识别看懂各专业的图纸文件，不断提高管理水平。

四、修改和补充的多样性

工程设计是从技术上和经济上对拟建工程的全面规划，所以设计工作形成的图纸文件是设计人员科学技术构思的精神产品，是主观范畴的东西，在施工安装过程中经常发生设计变更，需要对设计文件进行必要的修改和补充。如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错；地质等自然条件可能出现了新的情况等等。这些不可预见的意外情况都要多次地修改、补充，有的部分图纸甚至成套图纸作废，要重新设计换版。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的，、必要的和允许的，但又应是严格的。这是工程设计档案有别于其他档案的重要特点。为此，设计单位必须及时重视对设计变更、修补充文件材料的管理，严格审批手续，建立健全修改制度，并加强检查和监督工作。当设计变更时，按照有关规定及时修改原底图与蓝图一致，图纸与施工安装现场一致。做好设计变更材料与该工程设计技术文件材料的配套整理，使工程设计档案既反映工程设计活动的历史状况，确保档案的准确、完整。档案人员应当了解设计变更情况，避免对外提供已经作废了的或已修改过的错误图纸，以免生产建设中造成失误。

五、使用的通用性

设计是一项继承和创造性很强的工作，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是“全新”的设计。工程图纸文件具有广为复用的的条件，这些也就决定了工程设计档案通用性的特点。工程设计图纸文件除了用于某一特定的工程建设项目外，还用于本单位其它工程项目的设计工作中，或外单位生产建设中作参考和借鉴，套用其中一部分甚至全部图纸。大大避免了重复劳动，缩短设计周期，为整个工程建设赢得了时间，提高了工程效益。鉴于工程设计档案具有通用性的特点，设计单位在确定归档份数时，一般除了复制一套存档外，还要多复制1-2套专门提供利用。同进还要建立一个规模较大的资料的接待、咨询、借阅、复制、等工作系统，采用现代化程度较高的档案管理手段。

六、经济效益的社会性

设计单位的工程设计档案，是从事工程设计技术活动的成果和产品。首先，它是为某具体工程项目的妨提供设计图纸文件，作为施工的必要条件；其次，它是可供开发利用的设计技术资源，对内可参考复用，对外可供技术转让和交流。为此，保存工程设计档案完全是为满足生产建设的需要而向社会提供服务的。它的作用范围、实现作用价值、发挥经济效益等，主要不在本单位，而是在更大的范围和广阔的领域发挥社会效益，增加社会财富。因此，设计单位的设计的目的，是为工程建设取得了最大综合效益，而不是以自身盈利为主要目的。

明确了工程设计档案的这一特点，档案管理工作中必须克服技术封锁，保护主义，变封闭型为开放型，面向社会，面向技术市场，面向设计和生产第一线，面向广大设计人员和现场施工人员，及时准确、方便有效地提供档案资料，让工程设计档案最大限度地在社会上更加广阔的领域里充分发挥经济效益。

七、作用价值的时效性

工程设计档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会有第二次、第三次、若干次地被利用并发挥作用，因而说它具有长期的使用价值。但是，它不像气象、地质、地震、天文等那样年代愈久价值愈高，而是随着时间的推移，科学技术的进步，以及建设工程自然条件的千变万化，必然导致设计档案所承载的静态科技知识逐渐老化直至被淘汰，它所具有的技术经济利用价值也就随之逐渐减少直至消失。工程设计必须讲求“技术上先进，经济上合理”的原则所决定的。工程设计档案在近期内的查阅复用率比一般档案要高；时间越往后其查阅复用率越低。这说明 说明设计档案的使用价值不是无期限的保持不变，而是具有一定的时效性，这是它在利用方面的一个特点。因此，必须使收集工作与实际需求的增长相同步，从而增加档案部门的发展后劲。同时还要增强开发利用设计档案信息资源的紧迫感和使命感，要求采取多种途径和手段使工程设计档案在有效期内得到广泛利用。还要根据保管、利用和库房、设备的状况，不断“吐故纳新”经常定期进行档案资料的清理鉴定，及时剔除失去价值的档案。

由此可见，工程设计档案的特点主要是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定的。认识并掌握设计档案的这些特点，有助于不断改进管理方法和提高服务质量，以便最大限度地发挥工程设计档案的作用。

作者简介：李玉梅（1960—），女，山东莱州人，馆员，现供职于烟台市芝罘公路管理局，从事档案管理工作。