浅谈水运工程档案的管理和编制工作

摘要：本文从几个方面对水运工程档案的管理和编制工作进行了论述。

关键词：水运工程；档案管理和编制

近几年是我国公路水路交通历史上发展速度最快、成效最好的时期，高速公路、农村公路、沿海港口、内河航运建设等方面均取得了巨大成就，而交通档案建设通过广大档案工作者辛勤工作也取得了巨大的成绩，为交通工程建设提供数据、资料服务，为推进交通工程的廉政建设，为记录交通工程成就等方面作出了不可磨灭的贡献。随着交通水运工程建设的迅速发展，水运工程建设档案工作在工程建设中起到越来越重要的作用。本文从分析水运工程建设的新情况、新问题出发，论述了水运工程档案工作所面临着的新形势、新任务以及搞好档案管理工作的新措施，并就档案编制工作具体要求提出几点看法。

水运工程建设在整个交通发展中起着重要的作用，水运工程建设既面临机遇又面对着挑战。在此期间，水运工程档案同样也面临着新形势、新任务，因此及时地分析和了解水运工程建设的新情况、新问题，正确的判断水运工程档案工作的现状，抓住其工作重点，探索其发展规律，是我们做好当前和今后水运工程档案工作的重要前提。

水运工程档案面临着以下几个方面的变化：一是水运工程档案数量将成倍增长，质量要求显著提高。随着水运工程项目的增多和高科技手段的介入，水运工程建设档案的建设任务和要求将更为繁重和严格。如：对水运建设市场准入管理，管理内容涉及水运工程的各类项目，而每一项目又包涵着许多内容和要求，从项目的申请到最后的竣工验收等，一系列的管理过程将产生大量的档案资料。二是水运工程档案载体形式将得到进一步的拓展。水运工程档案除传统纸张档案急需加强之外，还有照片档案、口述录音档案、数字化光盘刻录档案等新型载体纳入水运工程档案建设领域。三是水运工程档案内容更加丰富多彩，并体现出显著的时代特色。随着形势的发展，水运工程档案建设中将增加绿化、环保、消防、科技创新、廉政、信用档案等内容。四是水运工程档案对水运工程建设的促进作用将更加突出。可以这样说，档案管理工作是整个工程管理重要的基础工作之一，是工程建设的一个缩影，对工程建设的决策，加强工程的监督和管理，保证工程质量，抑制工程领域腐败的产生起着重要作用。

水运工程档案工作的新任务：一是进一步完善档案法律法规制度建设，推进依法建档。目前我国已有了较多的关于水路交通方面的法律法规，但在许多方面仍存在着一定的空缺。随着形势的发展和水运工程建设的推进，其法律法规建设将得到进一步的完善和发展。这样我们就必须进一步完善水运工程档案法律法规制度建设，制定出一系列同各类水运工程建设相配套的规范性文件，使档案工作人员能依法建档，为水运工程建设提供更为优越的服务。二是推进服务机制创新，全面提升水运工程档案的开发利用水平。利用统一平台，集中优秀专业人才，不断提升服务能力。三是依靠科技创新，发展水运工程档案事业，加大科研成果转化与推广应用力量，进一步提高水运工程档案科技含量，推进水运工程档案事业发展。四是强化培训与指导工作，档案管理工作贯穿于水运工程建设的全过程，为保证水运工程档案的完整性、规范性和安全性，必须在项目开工前，对项目业主及施工、监理等参建单位进行档案管理的专题培训。同时，在水运工程项目的建设过程中，要加强对档案资料收集、整理工作的业务指导，采取各种有效措施，检查督促业主、施工和监理等参建单位做好水运建设项目的档案工作，确保档案质量。

笔者作为一名工程管理人员，参加过湖北省几个水运项目的建设，亲身经历了工程档案管理措施的逐渐规范和完善，管理水平的不断提高，现结合工作实际就工程档案具体如何进行编制谈几点认识。

工程建设开始后，各单位要根据工作需要配备政治条件好，业务能力强、能胜任工作的专（兼）职档案人员。指挥部成立相应的档案工作领导小组，领导协调档案管理具体工作。工程档案编制工作在指挥部的统一管理下进行，做好档案的编制验收和移交工作，确保档案工作与工程进展同步。在工程项目建设过程中，本着“谁形成谁负责谁编制”的原则，建设单位、设计单位、施工单位、监理单位根据各自承担的工作内容、职责范围，分别做好工程文件材料的收集、分类、整理、组卷工作。

一、各参建单位职责

（一）建设单位负责收集、整理立项文件材料、征地拆迁文件材料、设计文件材料、招投标文件材料、各专业竣工验收证书等(包括电子文档)。对施工单位，监理单位的交工资料及竣工图进行指导和检查，并协同上级业务主管部门对工程档案进行检查及验收。

（二）设计单位负责提供设计阶段的地质勘察报告、设计文件、设计计算书、设计变更汇总以及设计阶段的电子文档等材料（包括施工图电子版）。

（三）监理单位负责收集、整理及提交监理过程中形成的文件材料，并同时对施工单位所形成的档案（特别是竣工图）进行检查、审核。同时需要对施工单位所形成工程档案的内容和编制情况作出专题审核报告，并向建设单位提交档案的齐全、完整、的准确的意见。

（四）施工单位负责收集、整理及提交在施工过程中形成的各种文件技术材料及编制竣工图。

二、工程档案的收集、整理和排列要求

（一）收集要求

1.工程档案是随着工程建设同步形成的，有关职能部门应指定专人负责，按工程建设的程序，做好工程档案的积累、收集、登记工作，在工程建设告一阶段，应及时鉴定、整理、立卷、做到档案的完整、齐全、系统。

2. 收集归档的项目文件材料应为原件。逐件整理收集文件材料，剔除不需归档的文件，补充缺页，使每份文件材料都有头有尾，维护文件之间的有机联系。

3、技术资料、原始记录必须真实、准确、完整，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

（二）分类整理要求

建设项目文件材料归档前，由文件材料收集归档单位在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和查找利用。

1、立项审批文件材料批复在前，请示在后。根据审批事项内在联系分别整理组卷。

2、设计阶段文件材料批复在前，请示在后。按设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

3、招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容，分别整理组卷。

4、工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

5、工程管理文件材料按问题并结合时间，分别进行整理组卷。

6、计量支付报表与附件、计划进度报表按合同段结合时间整理组卷。

7、各合同段施工管理文件材料以合同段为单位，按工作程序并结合问题，分别集中整理组卷；原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷；各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按合同段集中整理组卷外，其余文件材料均应按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷；设备文件材料按专业及用途分别整理组卷；竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷，并编制设计变更情况一览表。

8、监理工作活动中产生的文件材料，根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。

9、工程试运行及竣工验收文件材料按照观测检测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

（三）卷内文件材料的排列要求

1、立项审批文件和设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

2、工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依次进行排列。

3、工程管理文件按问题结合时间依次排列；各合同段施工管理文件按工作程序结合问题的重要程度依次排列；监理工作活动中产生的文件材料按照问题的有机联系并结合重要程度依次进行排列；旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按单位、分部、分项工程依次排列；竣工图按专业结合图号依次进行排列。

4、合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。

水运工程档案除以上所述的几点编制要求外，在案卷编制、竣工图编制以及工程声像档案的整理和质量等方面交通行业都有具体要求和规定，笔者在此就不再详述。

水运工程建设项目一般具有规模大、投资多和建设期长的特点，这就要求档案工作者的业务水平要与时俱进，打好基本功，多关注和研究水运工程科技新动向。只有培养一批适应水运工程档案事业发展需要的高层次专业人才，才能把水运工程档案的服务工作做得更好，使水运工程档案能适应新的形势要求。