浅谈企业档案数字化的意义和作用

【摘 要】随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储等技术的发展，档案数字化在档案管理即档案利用上普遍进行推广，以代替传统的利用档案原件形式，以达到档案利用快捷、迅速的目的，同时实现档案信息资源共享。

【关键词】档案 数字化 意义 作用

企业档案信息资源是企业基础工作的重要组成部分。企业档案管理现代化要求档案信息化管理，档案信息化是满足企业日益发展需要的重点工作。在这个信息飞速发展的时代，只有将档案信息资源的作用在企业现代化建设中充分发挥出来，档案工作的意义和价值才能充分地体现出来。因此，如何把所有企业档案变成现实有用信息资源，迅速、快捷地为利用者提供服务，为企业重点工作服务，更好地适应企业现代化的发展需求，是当前档案管理的一项重点工作，运用数字化技术、信息化技术，把档案变成数字化信息资源进行共享发挥档案真正的作用，档案数字化是势在必行工作，有着重要的历史意义和作用。

一、企业档案管理现状及实现档案数字化的意义

（一）当前企业档案管理现状

目前大多数国有企业档案馆藏档案的保存主要以纸质载体形式保管，以传统的管理模式管理，用人工方式为利用者提供利用服务，档案的利用率很低，很难适应当前企业快速发展的进程，档案信息资源的经济价值和社会价值难以充分实现，严重制约了档案信息化发展。

按照集团公司“十二五”档案数字化率达到80%的目标，我公司档案中心把档案数字化把档案信息化建设列为我单位2013重点工作，即档案数字化作为档案信息化的一个重要方面，制定了本单位数字化工作和数字化范围方案，到本年底我公司档案数字化实现60%的数字化率的目标。目前已经招标的资质的数字化公司开展工作，按计划两年完成这项工作。

（二）档案数字化的定义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。

（三）当前企业档案数字化的主要内容

1.档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；2.载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；3.档案专题信息的采集与建库。

（四）企业档案数字化的意义

为适应企业现代化发展，企业档案管理必须进行数字化管理，既档案原件数字化，在利用过程中快速提供利用， 为企业重点项目和经营发展准确提供数字化档案，实现档案信息资源共享，数字化形式的档案将会起到重要的作用，发挥着与原件同样的凭证价值和重要依据作用。

二、企业档案数字化的作用

（一）为档案信息化建设打下坚实基础

企业档案信息化建设是我国档案管理“十二五”发展规划的重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

（二）利于长远发展，保护档案原件

1.用数字化的档案代替原件使用，保护了档案原件；2. 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏，有利于档案的长远发展；3.恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。从今年我企业组织部门利用数字化文书档案充分得以证明，在编写组织沿革利用数字化档案的事例上，从人数上和利用卷上证明了数字化档案在保护档案原件上的作用。

年初我企业组织部门重点工作是编写我企业组织史，自六十年代初建厂以来，我厂没有做过这项工作，下设的二级分厂、机关处室共63个单位，全部到档案馆查阅文书档案，反复利用文书档案原件会严重损坏档案原件，为了保护文书档案原件，档案馆组织专业技术人员把机构设置、合并，干部人事任免职，表彰通报、高级职称等相关档案用数码相机进行数码像机拍照，按时间、关键词进行分类，存放在计算机内提供给二级单位、处室利用，提高了档案的利用率，有效的保护档案原件，减少了因查档案原件对档案的损坏。在编写组织史这项工作中充分发挥了数字化档案的作用，这次有效尝试增加了企业档案数字的信心和决心，各级领导也更加支持档案中心档案数字化工作。

（三）改善档案的利用方式，提高利用率

1.一份文件以数字化形式同时提供给多个利用者，实现资源共享；2.数字化文件可以通过网络传输，能异地调阅利用，扩大了档案的利用空间；3.档案数字化以后，将已开放的档案上网，利用者可以随时使用开放的档案文件。“时间”不再受限制，实现档案信息资源共享。4.检索时间加快，接待利用效率的很大的提高。利用时间由原来的平均20分钟缩短到仅需几秒钟。

（四）为企业节约成本，提高档案人员工作效率

数字化管理后，纸质载体的档案转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后使档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。比如设计部门可以快速查到所需的数据信息，为技术改造节约时间。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。

现在很多大型企业档案馆正在开展档案数字化工作，把历史数据迁移到档案管理系统中，建立现代化的检索工具。对新形成的档案实行档案系统管理，把电子档案一同进行归档，形成高效的档案管理模式，直接利用电子档案。通过企业局域网进行计算机检索、阅读电子档案，在企业技术改造、经营管理过程中发挥着重要作用，是以前传统管理模式无法替代的，档案数字化以全新的形式为企业生产经营管理和技术改造提供服务。

参考文献：

[1]张云. 浅谈企业档案数字化管理的应用[J]. 办公室业务，2012，05：76.

[2]段惠琼. 中小型企业档案数字化管理浅谈[J]. 云南档案，2008，07：23-24.