工程档案管理中强化跟踪的重要性

2009年8月，上海发生了令人震惊的“莲花河畔景苑”在建住宅楼轰然倒塌的事件；无独有偶在2010年7月，福州仓山区城门镇下董村的一栋自建民宅也坍塌，致使12人被掩埋3人死亡。这些我们身边“楼脆脆”事故的惨痛教训，迫使人们正视到工程质量与工程责任的分量。当然，工程的质量是由质量监督部门来严格把关；而工程档案的质量则需要档案部门全方面地进行认真到位的跟踪管理。我们深刻地意识到：强化跟踪管理是确保工程档案质量极重要的措施。在此，本人总结出以下几点的工作心得与体会。

首先，工程档案的跟踪管理是由其自身的性质特点所决定的。工程档案属于科技档案的范畴，它具有内在的特殊要求，它并非像文书档案那样只需把平时形成的文件材料按规定立卷归档就行了；工程档案最重要的一点就是要看它形成的资料是否真实、是否系统、是否齐全。如今，建筑市场灵活性、开放性大，大批外来建筑公司或包工队涌入城镇，其中不乏存在着管理水平低素质差、急功近利只考虑经济效益、不重视工程档案管理的现象。这样，对报送工程档案便存在着以下的问题：

一、单纯任务观点。认为报送工程档案只是个硬任务，若不交，违反了《建设工程质量管理条例》是要被罚款的；于是心态上只求蒙混过关，为了完成该任务造假或报假的资料便屡见不鲜。

二、抱着侥幸心理。有些建设方不在工程资料的形成上严格把关，反而将功夫下在移交档案时托熟人说情、找领导疏通、以及审核人员的疏忽上。

三、各方相互推诿。一套完整的工程档案是由建设的施工、设计、监理、质监等部门共同完成的，有的单位资料移交发现缺项时，却常常彼此推诿。

四、在可补性上做文章。比如事后大搞突击补充施工过程中的沉降记录、图纸会审、日志登记等方面的原始资料，使其失去了真实性。

五、持无所谓的态度。有些建设单位对于工程的档案资料干脆不管、不交，认为罚款就罚款，满不在乎。

针对报送工程档案过程中存在的这些现象，我认为只有采取以下的一系列措施，加强有关部门的相互配合，深入施工一线予以指导，才能实现工程档案管理上的科学性与时效性。

完善制度，强化跟踪管理

一、建立报送机制。严格规定建设单位应在基建工程竣工验收后的三个月内，必须将整理好的、符合规范要求的工程档案移交至城建档案馆（室）。

二、建设单位在办理工程项目报建手续时，必须到城建档案机构签订《报送城市建设项目档案责任书》，同时向当地建设和档案行政主管部门备案。

三、建设单位与施工单位签订承包合同时，城建档案部门应把工程档案的质量要求、明确条款列入其中，依靠建设或监理部门对其质量进行把关。

四、建立档案管理机制。档案的收集过程中应坚持完备的签证盖章手续，以确保城建档案工程资料能及时地归档。

五、建立监督指导和专项验收制度。应由同级档案行政管理部门组织档案的专项验收，工程竣工验收报告应包括城建项目档案是否齐全的结论。

六、实行报备认可制度。规定列入接收范围的建设工程，建设单位应在规定期限内向城建档案馆（室）移交，凡是项目资料移交得不齐全、不完整的，城建档案部门不予以认可和接收。

七、实施处罚制度。针对不按规定收集、整理和移交城建项目档案的单位及责任人，城建档案管理部门可提请有关部门依法处罚。

只有通过建立健全了上述这些规章制度，对工程档案的跟踪管理才会达到进一步深化，使工程档案的质量得以保证。

形成管理网络，保证跟踪管理

工程档案的跟踪管理，仅靠市、县级的城建档案馆（室）是不行的，必须建立起一支稳定的队伍，聘请一些社会档案管理监督员，形成一个强有力的组织管理网络体系。如今，市、县一级有不少建筑企业，每个企业年度里都有数个建筑工程，其工程档案的跟踪管理就可以依靠这些建设（建筑）单位的专兼职人员去检查监督和履行手续；而作为工程档案的主管部门，则可以对之实施经常性地检查和监督，发现问题及时纠正解决。实践证明，只要充分发挥了城建档案监督机构成员、工程项目建设单位档案管理人员的共同作用，上上下下形成一个严密的组织管理网络体系，跟踪管理就一定能得到保证，建设工程的档案质量也会随之得到提高。

熟悉业务技术，适应跟踪管理

作为从事工程档案管理的人员不仅应当具备有丰富的档案专业理论知识，还应当熟练掌握工民建的专业知识；因为，如果不了解建筑工程竣工图形成的业务技术要求，就做不到检查竣工图是否符合规定要求。总之，没有一定的专业知识，跟踪管理就变成了一句空话。因此，平时应注重档案人员素质的培养，提高专业知识水平。可采取的方法有：把专业知识强、业务精通的人员充实到工程档案管理的队伍中来；档案人员采取自学，边学边实践，提高在岗人员的工程专业知识水平；经常举办工程档案培训班、学习班，定期或不定期地开展研讨会、交流会，从中提高解决实际问题、疑难问题的能力。

密切配合联系，实现跟踪管理

工程档案的形成与完善，必然是涉及到不同领域的各个部门：不仅局限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位，同时还关联到建设管理部门、建设质监部门等。作为负责最终归档的城建档案方，无疑要善于协调理顺其中各方面的关系，争取保持单位与部门之间的相互通力协作。例如：建设项目的隐蔽工程必须依托于建设单位或监理部门严格把关；对于建筑过程中的物资质量、建筑工地的材料试验报告等，质监部门则要认真管控；施工现场若出现采取未经设计方同意的变更的，设计部门可以不予签字盖章等等。

总之，跟踪管理作为提高工程档案质量的一个重要措施，各有关单位需要把它列入议事日程来常抓不懈，并制定相应措施，明确规定要求。具体表现为：各级的档案主管部门不仅要坚持对建设施工方的专兼职人员进行检查监督，还要深入建筑工程的工地一线，争取做到面对面地科学指导；以便及时了解和掌握建设施工单位各项工程资料的形成情况，随时予以纠正，弥补不足。这样，工程档案的跟踪管理才能创造出良好的环境，使其制度落实，措施有力；一些“假”的、“虚”的资料就能够最大程度地避免，令建设工程档案更具有真实性、时效性；如此，才能更好地提高档案的利用率，更好地为工程建设的后续时段提供着尽善尽美的信息服务。

（作者单位：福州市自来水有限公司）