采购舞弊方式及审计实施策略

[摘 要]由于市场竞争十分激烈，卖方市场已经逐渐向买房市场转变，采购付款工作成为了舞弊的重要领域。采购作为企业运营管理中的重要环节之一，其各个步骤都存在着潜在的舞弊风险。作为企业管理者要对这一情况有充分的认识。由于采购项目的范围广阔，要预防采购舞弊就要采取不同的审计方式。文章主要针对采购舞弊方式与审计实施策略进行探析。

[关键词]采购舞弊；审计策略；内部控制

[DOI]10.13939/ki.zgsc.2015.44.103

企业物资采购过程中出现舞弊行为是内部控制体系构建中的重要环节，同时也是审计人员对物流内部控制审计的重点。物资采购过程中常常会出现各种机会给采购人员或经办人员舞弊的机会。在合同条款、招投标组织、零星采购以及产品附件或赠品等情况下，采购人员或经办人员都有可能采取各种方式进行舞弊。

1 采购舞弊方式及审计实施

1.1 合同条款舞弊与审计

采购签订合同的条款项目应该包括物资名称、数量、品质、运输条款、产品质量保证条款等一系列相关信息。但是有的采购合同条款中仅仅标明了所要订购的产品、单价、金额，对于产品的其他信息一无所知，有的采购合同条款中只标明了供货商，产品的生产厂家也没有。在实际的市场交易过程中同一样产品不同规格、型号之间的价格存在着巨大差别。同一产品不同生产厂商其价格也存在巨大差异。一些采购人员往往利用合同中的漏洞来偷龙转凤，使用高价格来购更低等级的产品，以赚取中间差价。对合同条款舞弊的审计应该做到对合同条款、供应商发票等一系列单据进行严格的审计，在审计过程中对产品模糊表述的信息来进行核实。例如，生产厂家、产品规格、产品型号等都需要一一核对。

1.2 招投标舞弊与审计

使用招投标方式来进行产品的采购曾经被誉为避免采购舞弊最有效的方式之一，其能够有效提升采购活动的透明度，杜绝采购人员的舞弊行为。然而招投标方式采购是否能够真正实现避免采购舞弊与其组织形式、监督机制有着面对关系。限制有竞争实力的供应商参与投标、相关评标工作人员无法在评价过程中正常使用权利，监督管理人员无法实现监督的作用均为招投标采购过程中开展舞弊的手段。因此，在进行招投标采购设计过程中要密切注意组织环节的有效性以及监督管理职能是否能够正常发挥。对招投标活动的相关情况需要仔细查看研究，核对招投标的资料与采购物资合同内容是否匹配。并且就招投标采购与非招投标采购之间的区别进行分析，力求证明招投标采购的有效性。

1.3 零星采购舞弊与审计

零星采购即为所购买的物品不属于集中采购目录，属于需求特殊的产品。并且产品的单价不高、用量单一，没有必要通过集中采购来降低价格。采购人员在进行零星采购的过程中虚报产品价格，或者提供等级更低的产品从中获取利益。对零星采购舞弊的审计可以从监督采购流程，核实产品的价格、质量等。定期开展市场询价工作。对于已购买的零星材料进行市场摸底调研。建立完善的采购信息系统，对于新入库的零星材料与往期价格进行对比，核实价格波动是否处于合理范围内。

1.4 产品附件与赠品舞弊与审计

在实际产品采购过程中供应商将跟随产品的售出赠予一些产品附件，所赠予的附件可以是实物、服务或其他赠品。例如，在采购回声仪的时候供应商会附加笔记本电脑赠送。购买计算机时供应商会附加鼠标、键盘赠送。购买大型仪器会有商超优惠券赠送等。大多数单位对采购产品中的附件与赠品不会在合同条款中显示，实物验收人员在验收后也并不会进行登记。因此，有的采购人员或经手人员将供应商所赠予的产品据为己有。对该舞弊方式进行审计首先需要判断企业的内部控制体系是否存在利用附件或赠品开展舞弊的漏洞。如果存在漏洞就要及时获得供应商是否存在附件或赠品赠送的信息，并且查验附件与赠品是否验收入库。同时，检查所采购的产品是否为已购产品的附件或赠品。

2 采购人员预防采购舞弊风险

2.1 组织牵制法

组织牵制法是预防采购舞弊的重要途径之一。目前该方式已经被财务会计领域广泛使用。针对采购工作来说，组织牵制法同样也可以起到有效的作用。组织牵制法可以被融合在六个关键的采购步骤当中。首先，在开发供应商的过程中为了降低供应商开发的舞弊情况，可以筛选组织建立合格供应商名单，然后从中选取合适的供应商。在这一环节中要对采购部分人员的职责进行严密的规定，选择哪一个企业产品进行采购主要是由开发供应链的工程师来决定。负责开发供应链的工程师将对所有录入在合格供应商中的商家开展全面的质量审核。另外，为了避免质量工程师舞弊，最后选择供应商的权力落到由各个部门建立形成的采购管理队伍。组织牵制法能够在采购环节中规定各个步骤深入，通过分散权责、部门牵制、多重决策等方式来降低舞弊风险。

2.2 利益冲突回避

利益冲突回避是企业内部控制管理的重要措施之一。其对于降低采购舞弊风险也有着十分重要的作用。企业内部控制管理部门与行政管理部门应该定期对企业所设置的敏感岗位的员工利益进行调查，敏感岗位人员包括采购部业务人员、设备工程师、过磅称重人员、会计人员、计算机录入人员等。企业在招聘上述岗位的时候要对人力资源的拟招聘人员开展利益冲突调查。

2.3 访问供应商

访问供应商制度是预防采购舞弊风险的重要策略之一。企业要制定内部控制人员和内部审计人员定期访问供应商的规定。在企业正常运行管理中不仅仅要求高层领导要做到不定期访问供应商外，内部控制审计部门人员也应该对相关的供应商开展访问调查。在通过访问供应商的过程中内部控制人员能够直接获知供应商与被审计工作人员之间的关系以及供应商对其看法。如果供应商举报被审计人员并且调查情况属实，那么该被审计工作人员将被立即调离岗位并且予以处分。内部控制与内部审计人员直接访问供应商能够从特殊渠道对本企业的员工企业震慑的作用，以降低采购舞弊的风险。

3 结 论

采购舞弊是采购部门的敏感话题，也是企业需要高度关注的重点工作，在合同条款、招投标组织、零星采购以及产品附件或赠品等情况下，采购人员或经办人员都有可能采取各种方式进行舞弊。很多企业在审计采购舞弊的过程中使用了各种方式，但是收效不佳。其主要原因就是在于其没有彻底对企业的实际情况进行针对性的分析。要杜绝采购舞弊的根本方式就是完善企业内部控制管理制度，在制度上做到无懈可击。针对企业运营的实际情况来选择有效地预防舞弊与审计的方式，从而杜绝采购舞弊行为的出现。

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