浅谈档案安全管理及其利用

摘 要：在我国信息的资源管理中，档案管理占据半壁江山，它看似与人们的日常生活并无过多关联，实际上却息息相关。适当的加强档案管理，提高工作者的个人素质，能够在一定程度上保障档案管理的有效性，本文就将具体予以阐释，希望为相关人员在这方面的工作提供帮助。

关键词：档案信息；安全管理；科学利用

国家的生产建设离不开档案的信息资源管理，人们的日常生活同样也离不开它。通过查阅档案，人们能够获得更加真实的历史资料，而不是道听途说。随着改革开放的发展，档案事业也随之发展起来。工作人员在对档案的信息资源不断整理的过程中，促进了经济的发展与社会的进步。但是，我们不能因为这一点成绩就骄傲起来，还要看到其中存在的缺陷，在不断完善中获得进一步发展。

1 统筹保密利用，力促档案信息安全制度建设

我国的每一个公民都应将保守国家机密作为自己义不容辞的义务。作为管理档案的工作人员更是如此，这是他们不应推卸的神圣职责。过去人们头脑中的保密观念过于陈旧，导致无形之中凸显了许多问题，如档案的管理重视保密，却忽视了使用。档案管理的作用本就是为大众提供一个能够寻找到宝贵资源的机会，而不是将其束之高阁，那么档案的真正价值就会被埋没，变得荡然无存。因此，改变原有的档案管理模式成为当前改革档案管理的重点工作。我们要保持保密工作中值得借鉴的部分，同时将档案的使用价值充分的体现出来。保密的目的是有效的使用，而不能忽视了保密的意义。随着近几年的档案建设更加规范化，越来越多的人们开始重视起档案信息的合理利用。更多的人们认识到可以通过查阅档案这一渠道进行信息的认证，相应的查阅人数增多也带来了让人困扰的局面。那就是档案的信息安全受到威胁，亟待加强档案的安全管理。相应的法律法规也将档案管理的安全保障体系纳入到长远的工作任务中来。

2 强化科学管理，适时做好档案密级调整

适度保护是信息安全保护的原则之一。具有更大价值的档案信息其潜在的危险就更高。因此，对于不同保密程度的档案，安全保护的要求也就不同。为了使管理人员具有更加明确的档案保护意识，我们首先就要将档案的信息查阅与利用作为安全管理的前提。除此之外，应结合实际情况，调派相应的技术骨干组成一个开放鉴定小组，整合不同历史时期的档案资源，按照保密程度的不同进行归类，价值高的档案将实施专业的保护措施，相对保密程度较低的档案就可以对其进行适当的公开，让更多的人们利用起来，以扩大使用效率。

当前工作的重点是调整档案密级。在档案保管的过程中，随着时间的推移，档案的密级极有可能发生变化，过去的一段时间里，我们没有将这部分工作内容重视起来，造成档案管理的疏漏，但是现在既然我们已经提出了这个问题，就应该按照相应的法律法规做出调整，做到依法办事，凡是出现违反《保密法》的情况，都要予以严惩。另外，保密部门要起到带头作用，及时对调整工作进行监督指导，遇到问题及时提出并解决，切实做好鉴定档案的工作，将清密与非密分清，为今后档案的安全管理工作作铺垫。

除此之外，我们要充分的利用现代化的科学技术，将其应用在档案安全管理的工作中。由于工作中人为的因素导致清密与非密文件混淆，造成潜在机密泄露的危险。因此，相关工作人员在处理这一问题时，采用了分段治理的方法。对于一些卷内混订的文件采取原封不动的方式，今后仅供查询不涉及机密的内容。今后在整理过程中一旦出现绝密文件，要将其放置在盒中单独保存，由此解决保密性材料混杂不清的问题，从根本上堵住由于机密扩散造成的疏漏。由于档案在过去没有进行合理的管理由此造成文件分散，不便于当前的调密工作，所以建立档案密级目录能够有效解决这一问题。

3 加强队伍建设，不断提高档案工作者综合素质

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案工作者要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。因此，档案工作者必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，能独立处理利用中出现的一般问题。

作为档案馆查阅工作人员，在严格履行查档登记手续的前提下，要高度警觉，认真分析和了解掌握查阅人的真实用途，对涉及国家利益、民族团结、个人隐私、妨碍公共安全和当事人双方重大利益的档案资料，要采取适度保护的措施，不能随意并全部提供查阅。对此，迫切要求不断提高档案工作人员的政策理论水平，及时更新他们的知识结构，进一步加强民族政策以及经济法、劳动法、合同法、档案法等政策法规的持续教育，提高档案查阅人员的政治敏感性和工作责任心，为有效保护档案信息安全奠定可靠的思想基础和坚实的知识基础。

4 做好保障，推动档案工作科学发展

对于档案管理部门内部来讲，大家都有了较为清晰的认识。但对于档案利用者来讲，档案信息安全意识就相对淡薄了，这是当前档案查阅利用过程中存在的潜在安全隐患，这不得不令我们深思。为进一步提高社会各界查阅利用者的档案信息安全意识，要从以下几个方面加大工作力度：一要充分利用各类平面广告媒体和广播、电视等电子传媒，档案信息安全平面广告和数字广告，在社会各界中营造档案信息安全人人有责的浓厚氛围。二要通过政府门户网站广泛宣传档案信息安全方面的管理措施以及失泄密案例连载，形象生动地推广普及档案信息安全知识。三要档案管理部门走上街头，通过举办图片展览、发放宣传资料、为群众释疑解惑等方式加强档案信息安全宣传教育。要强化查阅人信息登记管理，对每一位查阅人都要进行严格的准入登记，了解查阅人相关背景和查阅需求，并建立查阅首问负责制，实施“一对一”的查阅服务制度，确保档案信息安全。

结束语

总之，档案管理工作是一项管理性、政治性与服务性相结合的工作，不仅需要严密的保密措施保证档案不外泄，还要求相应管理工作者具有较强的思想觉悟性，随着现代科学技术的发展，过去的纸质档案管理已经逐渐被数字化的管理方式所取代，通过科学有效的管理方法，实现档案信息的安全化管理，具有重要的现实意义。

参考文献

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