辨析电子文件归档中的几对关系

电子文件管理已经成为信息时代文件、档案部门面临的新任务。作为现行文件管理和档案管理的交接点，归档关系到具有长远保存价值的电子文件是否能够纳入档案管理体系，关系到档案工作者是否能够胜任留存电子证据、电子记忆的历史职责。因此在电子文件管理的探索阶段，归档一直是档案部门讨论的热点。自20世纪90年代到21世纪初，许多档案工作者探究了电子文件的归档方式、归档时间、归档要求，开展了富有创新性的实践，并在理论上加以总结，包括电子文件的归档既可以采取物理归档的方式，也可以采取逻辑归档的方式；应在电子文件形成阶段考虑其归档问题；应将电子文件的支持软件、管理数据和电子文件一起归档等。①本文将在此基础上，分析电子文件归档中的几对关系，进一步思考电子文件归档工作背后蕴涵的管理思想。需要说明的是，本文仅在电子文件形成机构的范围内展开讨论，不涉及档案馆接收进馆的问题。

实体移交和权力移交

在经典档案管理学中，归档是这样定义的：将具有长远保存价值的文件向档案部门移交的过程。对于电子文件的归档，很多场合下人们仍然延续这样的定义模式，只将其中的文件换作“电子文件”。然而被越来越多的机构所采纳的逻辑归档方式的出现，却对这种定义模式发起了冲击。逻辑归档中，电子文件在归档前后的物理存储位置并没有发生变化，换句话说，电子文件本身并没有向档案部门移交。不过，仍然有一个事物发生了移交行为，那就是文件管理权，即文件管理的权力由文件形成者所有变为档案人员所有。

实体和权力是文件归档过程中可能发生移交行为的两个对象。在纸质环境中，实体移交和权力移交两位一体，不拥有文件实体，便无法拥有文件管理权。归档过程中，文件管理权力随着文件实体向档案部门转移，实体保管者同时也是信息管理者，这两个角色是统一的，这种统一又是那样顺理成章，以至于档案工作者相对忽略了归档的目的是档案人员取代文件形成者成为管理权力的拥有者，而将达成这个目的的手段―――实体的转移当成是归档的主要内容，因而文件实体的移交成为归档的同义词。

网络的出现改变了实体和管理权密不可分的关系，拥有实体并不一定拥有逻辑控制的能力，没有实际占有文件实体，同样可以拥有文件存取能力，所以人们可以实现远程访问，可以从万里之外的计算机对本地计算机中的信息资源进行增、删、改等操作，可以控制文件的存取行为，可以跟踪文件的利用过程，可以察看文件的属性等。因此在网络平台上，档案部门并不一定要依靠对文件实体的拥有实现对管理权限的掌控。与此同时，信息技术部门在电子文件实体管理上拥有更为专业的技能，“让最专业的人员承担相应工作”这个管理原则又要求机构重新考虑电子文件实体保管工作的分工。在这样的背景下，逻辑归档方式产生了。它提醒我们去思考长期以来隐藏在实体移交背后的归档的实质。归档是确定电子文件档案身份的过程，一旦文件拥有了档案的身份，就意味着它拥有了比形成目的更为广泛的用途，而只关注文件形成目的的文件形成者们便不再适合于继续承担管理职责，应该由另外的部门接管电子文件，档案部门就是这样的部门，它代表整个机构为电子文件发挥其更全面的价值创造条件。尽管电子文件实体转交档案部门保存的现象依然普遍，在网络化水平不高、信息安全保密要求较高的机构中，移交电子文件介质依然是一种有效的归档方式，但是电子文件归档的重点正由文件实体的移交向文件管理权力的移交转变，而且电子文件管理权力的交接并不必然伴随着实体的移交，这个发展趋势随着网络建设的全面开展而日益明晰。

对于电子文件实体移交和权力移交关系的处理，也从一个侧面反映了电子环境中整个档案管理工作重点的转移，档案管理的重点将不再是实体保管，而是智能管理，包括档案信息的规划、控制和组织。

分散保存和集中保存

在纸质环境中，文件在归档前分散保存于形成人员的手中，归档后则集中保存于档案部门。由于集中保存为统一管理文件信息提供了良好的物质基础，因此文件归档后应集中存放的做法在电子环境中仍然得以延续，只不过在采取逻辑归档方式的机构中，负责集中保存电子文件的角色有了变化。

在网络环境中，信息是可以为众多用户跨时空共享的，这个特点允许人们将集中保存电子文件的做法延伸到文件归档前，即文件在产生的时候便实现集中存储。这样，机构在确定电子文件归档前后的保存方案时，就面临两种选择：其一，归档前分散保存，归档后集中保存。这里的分散保存是指电子文件存储在形成文件的计算机中，如个人计算机；集中保存是指电子文件集中存储在指定的专门的服务器中。其二，归档前集中保存，归档后集中保存，归档前后文件的保存位置没有改变，也就是说在文件产生之前，文件的存储方案就已经预先设定好，业务人员个人操作的桌面机中不保存机构的文件。我们将这种方案称为“面向电子文件整个生命周期的集中保存方案”，逻辑归档采取的就是后一种方案。

一般地，网络化程度较低，机构信息管理水平较低，或者对安全保密性要求较高的单位一般采取归档前分散保存，归档后再予以集中保存的做法。其优点是成本低，方便文件形成者的使用；缺点是不利于机构掌握自身所拥有文件信息的整体情况，也不利于文件归档之前的统一管理，如果在归档之前文件管理措施不当，往往需要在归档后付出更多的代价加以弥补。

随着网络的建设以及在网络平台上信息管理经验的积累，有越来越多的机构采取面向电子文件整个生命周期的集中保存方案，具体来讲，该方案可以有两种实现方式：其一，物理集中，即机构中用以集中保存归档文件的服务器，在物理上集中存放于一个地点，如信息技术部门或档案部门。其二，逻辑集中，即机构中用以集中保存归档文件的服务器，分布于多个地点，如业务部门、档案部门、信息技术部门都设有保存归档文件的服务器，这些服务器中存放信息的种类、数量、相互关系等需要进行统一规划、部署和实施。如果机构规模小，业务简单，没有分支机构，数据量小，可采取物理集中方式；而如果机构规模大，业务复杂，地理分布广，数据量大，一般采用逻辑集中方式。面向电子文件整个生命周期的集中保存方案的优点包括：

1．有助于机构实时掌握文件的情况。惠普公司的一位首席执行官卢・普赖特曾说过：“如果惠普知道它知道什么，我们的盈利将超过目前的3倍”。②如果文件一经产生，便得以集中保存，那么机构可以从文件生成之时起开始实时地、主动地掌握文件的情况，而不必等到文件归档后才被动地清点自己的知识资产，从而将知识管理的理念贯穿于电子文件整个生命周期之中，提高机构信息管理的水平。

2．有助于及时纠正错误行为。由于文件生成之后便处于统一管理的状态，因此机构可以及时发现针对文件的非法、不当、错误的处理、操作，避免事后弥补。

3．有助于集成文件归档前后的管理行为，提高管理效率。归档前文件的集中存储是一种前端控制措施，在确定电子文件存储方案的同时，还需要统一规划、设计文件整个生命周期的管理，在这个过程中，将协调、整合、统一、集成曾经发生在不同时间的管理行为，包括文件归档前后的分类、编号、著录等，以减少因归档前后整理、组织、加工方法不同导致的摩擦、重复劳动，实现集中存储、统一管理的规模效益，提高管理的效率。

在具备上述优点的同时，面向电子文件整个生命周期的集中保存方案也存在一定的缺点，其中最突出的就是成本高。这里的高成本不仅表现在需要一定的网络基础设施、相关软件的支持，还表现在文件集中存储方案需要专业人士的维护，需要配套的管理制度的保障，涉及文件命名、分类、编号、著录等方面，而后者更难实现。此外，该方案还需要实现一定的灵活性，以适应机构内外环境变化的需要。

虽然在信息技术强大的作用力下，电子文件实体保存的分工进行了相应的调整，档案部门已不是机构内部以电子化方式产生和保存的文件实体的惟一保管者，但是，因为归档前后电子信息存储位置的设计与实施也是一个事关信息化成本和效益的问题，需要在综合考虑机构业务活动、业务人员、业务信息、信息基础设施等各种因素之后加以权衡，档案管理也是其中一个重要的考虑角度，而从档案管理的角度对于电子文件的保存提出功能要求，是档案部门的分内之责，所以，即便是不承担电子文件实体保管任务的档案部门，也并不能完全将电子文件的存储、保管作为一个黑箱来看待，而要参与到文件保存方案的设计、实施之中。比如，对于归档前采取分散保存方案的机构而言，需要依靠一些手工管理方法来实现对电子文件形成阶段的监控；对于归档前采取集中保存方案的机构而言，则需要在软件系统中严格限定不同人员产生、处理、利用文件的权限。再如，除了在线保存方案之外，为了安全起见，机构还需要制定脱机保存的策略，诸如银行、税务等数据量大，数据安全性要求高的机构，一般还需要进行异地备份。

独立开展和集成管理

长期以来，文件归档被视为按照先后线性顺序开展的管理流程中一个相对独立的环节。对于形成文件的业务流程而言，归档是最后一个步骤；对于档案管理流程而言，接收文件归档则被视为档案工作的第一步。但是在电子文件的管理中，随着全程管理和前端控制原则的贯彻，归档不再简单地充当顺序连接业务流程和档案管理流程的接点，它与产生文件的业务工作之间的集成以及与其他文件管理活动之间的集成的趋势日益明显：

1．归档与业务活动的集成。机构在文件形成之后，即可对重要文件打上归档标记，保证其在处理完毕之后即可存入档案数据库。这个动作将一直被定位为业务流程最后环节的归档提前到业务流程的开始，也将归档更紧地纳入形成、处理文件的业务流程。

2．归档和鉴定的集成。对重要文件打上归档标记，这也是对文件保存价值的一个判断，在实际操作的时候，可以将鉴定与打上归档标记合并开展，只要鉴定的结果是文件的保存期限大于零，那么系统便可以自动赋予文件以归档的标记。如果电子文件采取物理归档的方式，那么归档与鉴定的集成还表现在归档文件的质量检查和文件的技术鉴定的合并。

3．归档和权限设置、备份等安全保护活动相集成。归档意味着电子文件管理权力的转移，对文件的操作权限也将随之发生变化；同时，对于归档的电子文件，适当的备份是必不可少的，权限设置、备份等安全保护活动与归档都是密切联系的。

4．归档和整理的集成。实现逻辑归档的前提是事先确定电子文件的整理方案，包括分类结构、编号构成、著录项目等，随着归档的进行，必须同时确定文件在机构信息结构中的位置、代号等，而文件的分类号、顺序号、归档者、归档时间等又都是著录中的重要项目，设计精良的管理系统应能够将其自动记录到著录数据库中。

这些集成现象的发生促使我们思考其成因，机构是基于什么样的考虑应用全程管理和前端控制原则？并导致原先相对独立的文件、档案管理活动逐步融会、彼此链接？信息化背景下文件管理目标及其实现途径是寻求这个答案的两个线索。

我们说归档最重要的内容是文件管理权力的移交，而机构之所以要改变文件管理权力的归属，主要是为了实现电子文件形成目的之外的多种用途，后者是电子文件管理的总体目标，不管技术环境如何变迁，这个总体目标是保持不变的。

信息技术的应用致使实现电子文件管理目标的具体方式、途径发生了变化，其中最大的变化就是信息系统成为电子文件管理的重要参与者，而不仅仅是管理的工具，它为文件提供环境，执行各种管理方法、规定。由于吸纳了这个新的管理成员，导致了电子文件管理流程的一系列变化。充分利用信息系统数据共享、信息传递自动化、并行处理等优势，对系统加以精心设计，已被公认为优化、改进机构业务流程的关键之处。同时，信息系统的介入，将人们从重复性的手工劳动中解放出来，超越个别部门或个别活动的角度，更全面地思考文件管理问题，将归档同其他文件管理活动联系起来，将文件管理与业务管理相联系起来，统一设计相关管理活动之间的关系和秩序。全程管理和前端控制就是立足于机构文件管理和业务管理整体的角度得出来的管理原则，这些管理原则应用到信息系统的设计之中，导致了通过软件系统实施的相关管理活动的集成化。因此，集成既是信息技术和机构需求互动的过程，也是互动的结果。

如果我们将归档由独立开展向与其他管理活动相集成转变，归档侧重点由实体移交向权力移交转变，归档前文件的存储由分散向集中转变等三个趋势联系起来，可以发现它们反映了电子化环境下文件管理思想的深化，那就是对于包括归档在内的所有文件、档案管理活动，我们都需要跳出该活动本身的狭隘视野，从文件管理以及机构管理的整体角度加以审视，任何文件管理举措的采纳，都要考虑降低机构整体管理成本，提高机构整体管理效率。由此，我们可以进一步认识归档对于文件形成机构的作用―――归档不仅是现行文件与档案的分界线，也不仅是现行文件管理（业务管理）和档案管理的交接点，而且是保证机构文件得到连续管理的基本条件，是维护业务管理连续性的关键举措，是集成业务管理和档案管理的重要节点。