浅谈如何加强电力技术档案管理

摘 要：以编制供电企业输变电工程技术档案管理导则为例，探讨研究了如何加强供电企业技术档案管理，以更好地服务企业中心工作。

关键词：技术档案；管理：服务；供电企业

一、电力技术档案管理是电力企业档案管理的主要业务

档案的定义是档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”

企业档案全方位反映了企业活动的方方面面，它既包括企业的生产经营活动内容，也包括企业的管理、财务、人事等其它活动的内容，如文书档案、技术档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、财会档案、人事档案等， 真实全面地记录了企业在行政管理、技术引进、产品研制、生产，市场营销、经营决策以及财会、人事管理等方面的活动，是企业重要的知识资源，也就是企业知识管理的资源基础之一。两者具有共同的目标和动机。企业知识管理的主要目标是管理企业的显在知识，发掘企业的隐含知识，实现隐含知识向显在知识的转化，在企业内实现知识共享，鼓励知识创新，实现知识的增值，从而提高企业的竞争力。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。

二、提高输变电工程档案管理水平的对策

基于输变电工程档案管理中普遍存在的问题，结合实际，谈几点粗浅体会。

㈠ 加强法规宣传，提高对输变电工程档案重要性的认识

做好工程档案的管理，离不开各单位、部门的支持和协作。我们在输变电工程档案资料的收集过程中，注重运用行政、经济等手段，多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》等法律法规，积极主动开展工作，使广大工作人员真正认识到做好工程档案的重要意义，以及各自应尽的责任和义务。领导的档案意识增强了，工程档案管理也就自然摆上了议事日程。

㈡ 建立工作机制，夯实输变电工程档案管理基础

1、加强组织领导。坚持工程项目建设与工程档案管理两手抓，健全管理网络。项目建设单位要将设计、施工、监理等各参建单位纳入管理网络，建立档案领导小组和档案工作小组，以综合档案室为纽带，开展工程档案的监督管理和具体业务工作。理顺档案管理机构与各档案生成单位和部门的关系，明确职责。规定兼职档案员负责材料的收集、整理、组卷，定期移交档案室；专职档案员负责各部门、单位的业务指导和质量把关，负责档案管理、资料编研、提供利用；项目负责人负责对档案文件材料内容的审核。

2、完善制度建设。建立健全工程档案收集工作制度，将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去。每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序，并将其列入工作质量的考核，使工程档案收集真正成为一项日常性工作，保证工程档案工作有章可循，有法可依，达到规范化管理的目标要求。同时，积极采取多项控制措施和手段，严格手续，做到接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，保证档案的完整、准确和系统。

3、强化责任考核。建立档案目标管理考核机制，把档案工作纳入综合考核的范畴。结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动，强化考核激励，着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度，不断增强参建人员的档案责任意识。推行档案工作责任制管理，对不按规定执行的基建单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍不按时移交的，依照规定给予经济和政治上的处罚，严重的实行责任追究。

4、推进信息化建设。一方面，加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面，严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一系统数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。各参建单位在将档案条目录入的同时，所有资料的电子文件通过扫描等其它形式一并上传数字档案馆，从而通过网络就能实现档案便捷而快速的全文查阅利用，真正做到档案内容的现代化、数字化管理，为档案的开发利用提供方便。

㈢ 强化过程控制，推进输变电工程档案管理规范化

输变电工程时间跨度大，要想提高其档案管理水平就必须实行标准化、规范化管理，即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行，做到档案管理与工程建设同步进行，实现全过程管理。

前期介入。坚持从档案材料形成的“源头”抓起，做到前端控制。开工前，档案主管部门要将工程档案具体要求、竣工文件材料的收集范围、归档清单等逐一向工程建设参与单位进行技术交底。各工程参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标，认真分解档案工作任务，将档案管理与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核。

中期控制。档案主管部门要加强现场的检查和指导力度，全程参与，确保工程档案各个管理环节始终受控在控。在业务指导上，应勤跑工地，跟踪了解项目信息，随时检查指导。在具体工作中，要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案提交之前。遇到收集确有难度的，要积极向领导汇报，及时与施工建设相关单位沟通，争取理解支持。

后期检查。参与工程建设的各施工、安装、监理等单位在工程竣工投运后1个月内，应整理、组卷移交竣工技术文件、竣工图、调试报告等，并提交相应的电子文件。对重大建设项目可采取阶段性归档。档案主管部门应加强督查，发现不符合规范要求的，坚决退回整改。在档案接收方面，要充分利用行政程序把关，建立工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制，保证工程档案的规范化、标准化，保证不出现擅自修改、伪造或事后补做的现象。