利用邮件合并制作并自动发送工资条

摘 要：目前，市场上流行着各种各样的财务软件，价格昂贵，部分财务人员选择使用Excel制作员工薪酬管理系统。月底财务人员需要使用薪酬管理系统制作员工的工资条，本文利用Excel、Word中的邮件合并功能制作工资条并使用Outlook将工资条自动发送到每一位员工指定的邮箱，让财务人员从繁琐的工作中解放出来，大大提高了工作效率。

关键词：工资条;制作;Excel;Word;Outlook;邮件合并;发送

DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2015.21.214

0 引言

Microsoft Office作为经典的办公软件系列，在日常工作和生活中得到了广泛的运用，本文利用Microsoft Office中的Excel、Word及Outlook三款软件，结合起来制作并自动发送员工的工资条，使财务人员从重复及繁琐的财务工作中解放出来，大大提高了工作效率。

1 准备EXCEL数据表

在Excel的Sheet1工作表中建立一个数据清单，在数据清单的第一行各列（本例为A1：H1）单元格中依次输入工资项目（即列标题），包含编号、姓名、部门、基本工资、奖金、应发工资、扣款合计、实发工资，这些列标题是Excel数据源被Word识别并调用的依据。在数据清单的第二行依次输入每位员工的工资数据，数据清单需要计算的单元格应事先设计好公式。标题栏最后一列为：邮箱，是为最后发邮件准备的，最后以“员工8月工资表”为名保存此Excel文档，如图1所示。

2 创建WORD模板

在Word中新建一个文件，按照“员工8月工资表.xlsx”文档中的工资项目名称，制作出一个表格，将其另存为模板备用，操作步骤如下：

①启动Word 2010，根据工资条实际列数，设置纸张为横向或纵向，本文案例纸张设置为纵向。

②设置纸张大小：单击“纸张大小”命令，在“纸张大小”下拉列表框中选择：“A4，21厘米*29.7厘米”。

③单击“页边距”选项卡，将上、下、左、右四个页边距全部设置为2厘米。

④在纸张的第一行录入：“工资条”，并居中。

⑤在第二行插入一个2行8列的表格，在第一行表格中分别录入以下列标题：编号、姓名、部门、基本工资、奖金、应发工资、扣款合计及实发工资，列标题格式为居中，第二行空白待用，如图2所示。

3 配置Outlook

①添加帐户。完成了Excel数据源和Word模板的制作，现在需要对Outlook进行设置。打开Outlook，如图3所示，现在无帐户可用，必须添加帐户，点击“添加帐户”按钮。

②选择服务。接下来弹出“添加新帐户-选择服务”对话框，选择服务中有：“电子邮件帐户”、“短信”及“其他”三个单选项，本文选择“电子邮件帐户”，点击“下一步”按钮，。

③自动帐户设置。在弹出来的“添加新帐户设置-自动帐户设置”中完成“电子邮件帐户”填写，包括：“你的姓名”、“电子邮件地址”、“密码”等项目，填写完毕后点击“下一步”按钮，如图4所示。

④点击图4的“下一步”按钮，弹出如图5对话框，提示：“正在配置电子邮件服务器设置，这可能需要几分钟”，配置成功后显示内容为：“IMAP电子邮件帐户已经配置成功”，点击“完成”按钮。

⑤此时，Outlook设置完成，显示帐户信息。

4 邮件合并并发送邮件

制作工资条所需要的Excel数据源、Word模板以及发送邮件的Outlook已经准备好，接下来进行邮件合并，生成所有人的有效工资条，步骤如下：

（1）打开Word2010，点击“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”选项，在弹出的下拉列表中选择：“普通Word文档（N）”，如图6所示。

（2）设置数据源：点击“邮件”选项卡中的“选择收件人”中的“使用现有列表（E……）”命令，如图7所示。弹出“选择数据源”对话框，在中选择“员工8月工资表.xlsx”。

再点击“选取数据源”对话框中的“打开”命令，弹出“选择表格”的对话框，在此对话框中选取数据清单所在的工作表，本文选择：“Sheet1$”。

点击“选择表格”对话框中的“确定”命令，弹出 “邮件合并收件人”对话框，此处可以根据自己的需要调整收件人列表，本文采取默认方式，点击“确定”按钮。

（3）插入数据域。光标移至列标题“编号”下方对应的空白单元格，点击“邮件”选项卡中的“插入合并域”选项，弹出一个下拉菜单，如图8所示，选择“编号”。

依次类推，用同样方式，将Word表格中的其他列标题“姓名”、“部门”、“基本工资”、“奖金”、“应发工资”、“扣款合计”和“实发工资”下方对应的空白单元格插入相应域名，最终效果如图9。

“邮件”功能区上有一个“预览结果”的工作组，点击“预览结果”按钮后，可以在输入框查看前一条、下一条和指定的记录。

（4）完成合并数据。单击“邮件”选项卡中的“完成并合并”选项，如图10所示，在此有三种选项：“编辑单个文档（E）…”、“打印文档（P）…”及“发送电子邮件（S）…”。

本文选择“发送电子邮件”命令， 弹出“合并到电子邮件”的对话框，如图11所示，在“收件人”列表中，选择电子邮件所在列，输入主题及邮件格式并选择发送记录为“全部”，点击“确定”完成发送，只要网络和Outlook设置正确，立即发送出去。

最后检查邮件是否发送成功，打开Outlook，在“已发送邮件”文件夹中可看到已发送的邮件，如图12所示。

5 结束语

功能越来越强大的办公软件给我们的工作和生活带来便捷，本文利用Excel、Word中的邮件合并功能制作工资条并使用Outlook将工资条自动发送到每一位员工的邮箱，使得财务人员从繁琐的工作中解放出来，大大提高了工作效率。

参考文献：

[1]百度文库-互联网文档资源[BO/OL].邮件群发-工资条.

[2]百度文库-互联网文档资源[BO/OL].Word、Excel（邮件合并）按人头打印工资条.

作者简介：陈雪涛（1976-），女，四川阆中人，讲师，研究方向：会计电算化。