教师业务档案建设若干问题

教师业务档案是对教师业务状态的真实记录，它是学校职称评审、工资晋升、考核评优等方面的重要参照，也是学校管理层全面掌握并合理利用现有师资的重要依据。教师业务档案建设实践中，必须妥善处理好三个方面的问题，才能促使其日趋完善。

1 处理好教师业务档案多头管理问题

1.1 多头管理存在的原因和现状。教师的职能活动领域广泛，许多教师在从事教学工作的同时还兼任着行政管理工作以及教研科研任务，身兼多职，不同的活动会产生不同性质的档案；在学科齐全、专业多样的高等院校，教师分工更加细化，教学和教研活动都在所任学科内进行。由于教师业务活动的档案资料分布在不同领域之中，涉及部门较多，多数学校档案虽然实行了集中统一管理制，但教师业务档案尚未形成统一管理的格局，有的由人事部门、教务部门或其他师资管理部门管理，也有的由几个部门分工管理，造成的弊端十分明显。各个部门各行其是，缺乏统一的工作标准和规范，装具不一，存放混乱，查阅困难。

1.2 应对多头管理的措施。学校档案管理的实践证明：教师业务档案作为学校档案的一部分必须纳入学校档案部门（综合档案室、档案馆）统一管理。鉴于教师业务档案具有内容广泛、材料分散的特性，它的建设涉及面广，工作量大，仅靠档案部门的力量是不够的，必须建立与此相适应的运行机制：①学校档案严格执行集中统一管理制，明确规定教师业务档案是接受统一管理的其中一个门类。②实行分级管理机制。指定档案工作校级分管领导，成立以各科室、教学部等机构负责人为成员的档案工作领导组织，在各机构设置兼职档案员，形成以综合档案室为中心的管理辐射网。③档案部门依据学校档案管理办法，制定适合本校情况的《教师业务档案归档范围》和《教师业务档案管理制度》。④明确工作职责。档案资料搜集工作列入兼职档案员岗位职责，部门间分工协作，领导小组定期督导，严格按照归档范围搜集整理完毕后，统一向综合档案室移交。

2 处理好教师业务档案载体的多样性问题

2.1 载体形式多样的成因及带来的问题。教师职务活动形式多样，领域广泛，记录这些活动的载体也是多种多样的，例如有讲课光盘、活动照片、音像带、稿件等。虽然它和人事档案都是按人物分类的，但无法像人事档案整理，这些特殊载体档案应归入业务档案之中，但若与纸质案卷存放在一起，势必造成混乱、不利存放和查阅的状况。

2.2 对形式不规范载体的整理方法。①对于稿件、书籍、获奖证书、证件、课件等资料的整理，我们的做法是：教师业务主管部门成立以部主任为首的资料核查小组，规定教师每年8月底前将个人完成的该类资料原件、复印件一并上交，核查小组共同对资料审查认定。之后，相关资料由兼职档案员整理，整理完毕后，统一向综合档案室移交，原件退还本人。这样整理，形式规范，内容完整；翻开案卷，业务情况了然在目。②对于档案殊形式的载体，如，光盘、磁带等胶磁载体的归档，因其载体的特殊性，若与纸质案卷纳入同一盒中，势必造成盒内资料散乱，并且不利保存，此类档案要装入特制的磁带盒内另架存放，有条件的单位可以使用防磁柜，排列时，在盒外标注作者，按一定顺序摆放。

3 处理好双重属性材料的分类问题

3.1 材料双重属性的成因。教师的业务活动既是以教师个人为主体的活动，又是履行公职的活动，形成的档案具有双重性：既是个人活动记录，又是某种组织活动记录；在划分材料归属时，它最容易与教学档案和学籍档案产生交叉，例如，教务部门在对教学的组织、管理中或教师教学活动中形成的材料是反映学校教学活动的记录，应该划入教学档案，但这又是教师个人职能活动的记录，材料归属矛盾便由此而生。

3.2 对双重属性材料的分类方法。基本思路是：坚持维护学校全宗的完整性原则，严格遵照学校档案分类方案要求，优先维护学校全宗的完整，保持文件材料的有机联系。综上分析，教学档案是学校业务的整体记录，而教师业务档案主要侧重于个人业务情况，在此前提下，此类双重属性的材料归属就有了明朗的思路：发生此类交叉现象时，教师业务档案中要存放复制件。

（作者单位：河南省濮阳市职业中等专业学校 来稿日期：2013-04-18）