WORD合并功能探讨

摘 要：运用Word的合并功能，实现与Excel电子表格的关联、数据的共享和交换，最终使Word能够调用Excel的数据，快速高效地完成《致学生家长的一封信》的制作与发送，将过去需要几个工作日才能完成的事情缩减到几个工时。

关键词：邮件合并；数据共享；快速调用

中图分类号：TP391.12

《致学生家长的一封信》（以下简称为《信》）中的“ 同学家长：”和“学生本学期学习成绩表”、“交纳费表”等个性化部分的内容需由辅导员逐项一一手工填写，再加上信封、邮寄，通常要花费几个工作日才能完成。能否使这一工作在几个工时内完成呢？可以。运用Word与Excel的合并功能，实现两者的关联和数据的共享与交换，最终使Word能够直接调用Excel的数据，就能快速地完成“学习成绩表”等需要分别填写部分的工作任务。而且，电子《信》函符合时尚，可以直接发往家长的电子邮箱，更加方便快捷。

1 文件的准备

1.1 《信》文的处理。将《信》一分为二，其中个性化部分的内容分解出来，并以电子版形式成为独立Word文件，页面设置为A4纸张，并在“科目”下各单元格中键入课程名称，在交纳费表中键入各费用项目名称，并在首行设置“ 同学”项。经过调整后的文档如图1，并将其保存为“《信》二.dot”备用。如果是通过电子邮件发给学生家长，则直接以原《信》电子稿为基础进行编辑。

2 使用Word调用Excel数据

用“《信》二.dot”创建一个Word文件，并以“《信》二.doc”为名保存。

2.1 设置文档类型。首先从“视图”菜单的“工具栏”中显示“邮件合并”，然后由“设置文档类型”启动“主文档类型”对话框，在“文档类型”列表中选择“信函”项并“确定”，这样就将当前文档设置成信函主文档了。

2.2 打开数据源。在“邮件合并”工具栏中，经“打开数据源”启动“选取数据源”对话框，通过“查找范围”查找先前已经编辑好的“《信》数据表.xls”并将其打开，弹出“选择表格”对话框，勾选“√数据首行包含列标题”复选框（在下面的“插入合并域”列表中将显示这些列标题名称），在“名称”列表中选择包含有数据的第一项“Sheet1”即“数据表”工作簿中的第一个工作表，单击“确定”按钮，完成数据源的选择打开。

2.3 编辑收件人。在“邮件合并”工具栏中，由“收件人”启动“邮件合并收件人”对话框，对邮件合并的收件人进行编辑：对列表进行简单排序，直接单击相应的列标题；要进行复杂条件的排序，或要缩小满足某种条件的收件人范围，则单击列标题旁的箭头，选择“高级…”，进入“筛选和排序”对话框；使用复选框或按钮可以添加或删除邮件合并的收件人；以及进行收件人地址的验证等。

2.4 编辑主文档。先做两个准备工作：一是将插入点放在第一个“合并域”位置，即“同学”的左侧，二是在“邮件合并”工具栏中显示“插入合并域”按钮：由其尾部的“工具栏选项”添加或删除按钮邮件合并插入合并域。然后，单击“插入合并域”“姓名”，即将“姓名”合并域插入到主文档中的“同学”左侧。

2.5 合并邮件。在“邮件合并”工具栏中选择“合并到新文档”，现在是要给全体同学家长发送信函，所以，在“合并记录”中应用“全部”，再“确定”，生成一个名叫“字母1”的新文档窗口，将其以“《信》二?――打印稿.doc”为名保存后再待机打印。打印稿如图4所示。

如果当前已经连接到打印机，则可以在“邮件合并”工具栏中，直接“合并到打印机”，在“打印”对话框中完成打印设置后进行打印。

如果是通过电子邮件发送，则在“邮件合并”工具栏中，直接“合并到电子邮件”，在“合并到电子邮件”对话框中完成相关设置后“确定”。

至于信封，同样可以采用以上方法制作，只是主文档类型要选“信封”，数据表是与各家长的通讯录，直接打印信封即成。

经过几个小时的数据调用、打印分装，现在可以向各位学生家长邮发了。

参考文献：

[1]杨丽.WORD中邮件合并功能的深入探讨[J].硅谷，2011（18）.

作者单位：江苏商贸职业学院 江苏 南通 226011）