Word2003中邮件合并功能的使用

摘 要：在日常办公中，我们往往要根据Word文档或Excel数据表的信息来制作信函、荣誉证书或者是工资条。这些文档都有一个特点：内容可分为固定不变的部分和变化的部分，而且数量较大，如此繁杂的数据如果用手工录入或复制粘贴来完成，工作效率极低且准确率也差，而使用Word提供的邮件合并功能却可以准确快捷地完成工作。

关键词：邮件合并 信函 主文档 数据源

邮件合并是Word为我们提供的一项功能强大且运用广泛的软件应用。具体地说，邮件合并就是在Word主文档的固定内容中，调用外部数据，合并生成一组信息相关的数据资料，从而批量生成需要的大量文档。

一、邮件合并的基本过程

1.建立主文档

主文档是指邮件合并内容中的固定不变的部分。建立主文档的过程和新建一个Word文档完全相同，在进行邮件合并之前它也只是一个普通的文档。唯一不同的是，在建立主文档时，需要认真考虑这份文档要如何才能与数据源更完美地结合，既美观又有个性。

2.准备数据源

数据源就是数据记录表，包含着相关的项目和记录的内容，可以是Word文档、Excel表格、Outlook联系人或Access数据库。如果没有现成的，我们也可以重新建立一个数据源。

3.数据合并

利用邮件合并工具，我们可以将数据源合并到主文档中，得到我们的目标文档，其中变化部分的内容来自于含有字段名标题行的数据记录表，文档份数取决于数据表中记录的条数。

二、应用示例

下面我们将通过用Word2003调用Excel2003工作表数据来打印面试通知单为例，来实践邮件合并中“信函合并”的操作过程。需要生成的面试通知单如下图：

1.建立主文档

启动Word2003，建立一张与上图结构相同的表格，保存为“面试通知单.doc”。其中表中文字加粗部分为变化的信息，将被数据表中的相关字段值所代替。

2.准备数据源

启动Excel2003，建立如下数据表（注意不含标题行），并保存为“考生信息.xls”。

3.数据合并

打开主文档“面试通知单.doc”，依次点击菜单栏的“工具信函与邮件邮件合并”，在Word工作区的右侧将会出现邮件合并的任务窗格。

①首先需要选择文档类型，使用默认的“信函”即可，之后在任务窗格的下方点击“下一步：正在启动文档”。

②由于主文档已经打开，选择“使用当前文档”作为开始文档即可，点击“下一步：选取收件人”。

③选择收件人即确定要使用的数据源。由于我们已经保存有现成的数据表“考生信息.xls”，故选择“使用现有列表”，并点击下方的“浏览”，选择Excel数据表所在位置并将其打开。在随后弹出的“邮件合并收件人”对话框中，我们可以对数据表中的数据进行筛选和排序。当然，我们也可以在准备数据源的过程中直接完成这一步，将多余的记录筛选或删除。相应地，筛选之后得到的信函的份数将是筛选结果的记录条数，而不再是整个表的记录条数。完成之后进入“下一步：撰写信函”。

④撰写信函。这是最关键的一步。这时任务窗格上显示了“地址块”、“问候语”、“电子邮政”和“其他项目”四个选项。前三个的用途就如他们的名字一样显而易见，是我们常用到的一些文档规范，我们可以将自己的数据源中的某个字段映射到标准库中的某个字段，从而实现自动按规范进行设置。不过，更灵活的做法当然是自己进行编排。在这个例子中，我们选择的就是“其他项目”。

选中主文档中字体加粗部分的文字（变化部分）将其删除，并将文字插入点放在“准考证号”后边的空格内。点击任务窗格的“其他项目”，在弹出的“插入合并域”对话框中，“插入”选择默认的“数据库域”，在域列表中选择“准考证号”这个字段，并单击“插入”。依次重复这些步骤，继续选择“姓名”等这些字段进行录入、编辑。我们进入“下一步：预览信函”来看一下成果。

⑤预览信函。这时我们可以看到一张已经填写完整的面试通知单。如果在预览过程中发现了什么问题，还可以随时进行更改，完成之后进入最后一步“下一步：完成合并”。

⑥完成合并。现在我们可以有两种选择：一是选择“打印”。二是选择“编辑个人信函”，并在下一个“合并到新文档”对话框中设置记录范围，然后将其对应的人员面试通知单合并到一个新的文档，之后可以对这个文档进行编辑，也可以将它保存下来留备后用。