浅谈房地产档案的信息数字化管理

摘要：随着社会经济的复苏发展，房地产产业得到迅速的发展，随之而来的产生了种种问题，例如，如何保证信息的安全，建立稳定有效的房地产信息档案，建立行之有效的数字化信息管理系统，成为我们现实生活中迫切需要解决的问题。在这里结合自己的工作经历，对如何建立保护信息安全，建立档案的信息数字化管理提出了自己的一点看法。目的在于共同交流和进步。

关键词：房地产；安全；系统；看法

中图分类号：F293.33 文献标识码：A 文章编号：

房地产档案简单来说就是房地产行政管理部门收集的各种载体内容的有价值的文件资料。由于社会经济的发展，对房产档案的使用频率大大增加。档案的数字化和安全化成为房产档案中日益突出的关键问题。建立健全规范的数字管理系统，维护好信息资源安全日益成为我们工作的重心。如何建立规范化的信息管理系统，不仅仅是主管部门的事情，也是每一个档案管理人员所关心和关注的事情。构建高效的信息数字化管理档案需要我们共同的努力。因此，对档案的信息化数字管理的安全和构建方面提出以下观点和建议。

一、档案数字化在房地产档案管理的作用

产权管理根据

在信息数据化档案逐步完善的时代，房地产档案已经成为明晰产权、保护当事人权利的重要根据。在对房屋实行行政管理的过程中，房地产信息化档案可以作为原始资料来参考，因为这些数据信息真实再现了房屋的权属状况。另外，与传统形式的房地产档案不同，信息数字化的档案便于更新。当房屋的权属关系发生变动时，档案管理人员可以采用便利的方式更改档案上的相关信息记录，使档案能够准确反映产权状态。

促进交易发展

信息化的房地产档案管理，是促进房地产市场稳定繁荣的保证。要规范房地产交易秩序、落实各项房屋政策，就要首先高效合理利用相关档案。随着房地产市场交易活动的纵深发展，房屋买卖、出租和抵押等交易形式也日渐完善，这些交易行为的实现，都要以数字化的房地产档案为根据。行政司法机关要确认某种交易行为的合法性，也要查阅房地产档案，从中发现一些不合秩序或违法交易现象的存在，并及时加以制止。

辅助政策实施

数字化的房地产档案，不仅是处理房屋纠纷、维护权利人权益的重要手段，也是国家落实房地产政策的有力保障。国家出台的各项房地产政策，都是为了盘活市场、稳定经济发展，并提供群众生存的基础性条件。在房地产市场管理方面，调整性的政策包括房屋税收政策、特殊保障性住房政策，以及房贷的调节政策等。这些政策的实施，都要通过房地产档案信息来支撑。从这个角度来讲，信息化的房地产档案发挥了保障民生功能。

二、当前档案数字化管理中存在的问题

（一）安全意识薄弱

据统计83%的信息安全事故，是因为管理人员的程序操作造成的。工作人员之间相互交流互用密码，文件之间的互相传输，资料资源的打印丢弃。除此之外，有限的技术管理水平，缺少监控的电子档案的查阅，管理制度方面的混乱缺失等一些原因也是安全隐患的来源。

管理范围局限

依据国家法律的规定，一个特定的行政规划区域内，只能有一个管理房屋权属登记的部门。房屋属于不动产，它的产权属性记载具有唯一性，这就导致了房地产档案信息的管理范围有地域的局限。为了突破这种局限，我们有必要探索实行房地产档案的网络连接方式，提升房产信息的共享效率。例如：可以在房地产档案管理部门中设置扫描设备、读卡设备等先进的技术设备，促进办公过程的无纸化发展，拓展房地产档案管理的范围。

（三）人员素质不高

当今时代的档案管理工作，已经不仅限于保管房地产档案，管理的含义扩展至对档案信息的有效监控。为了适应数据化的新要求，房地产档案管理者应当具备较强的业务素质，掌握丰富的专业理论知识和实践技能。然而，许多房地产档案的管理者不能做到依据工作需要，来调整自己的知识构成，也不注意拓展自己的知识面，吸收一些相关专业领域的知识。管理人员的素质，在很大程度上制约了房地产档案管理的数字化发展，不利于提升管理活动的技术含量。

另外，档案管理人员的素质不高，也会在某种程度上威胁到房地产数字化信息的安全。在数字和信息时代，信息的交换是通过网络媒介实现的，提升房地产信息数据的网络管理水平，也是管理工作的发展趋势。如果管理人员不掌握足够的信息技术常识，就无法保护房地产档案的完整性，容易造成档案信息的丢失。

三、如何建立和完善有效的档案数字化信息系统

（一）实现数字信息管理

数字化档案是房地产档案数字管理的基础前提。建立健全数字化体系要把握好层次节点，分有偿和无偿两种服务。一般性远程和传统的下载、查询等服务均为无偿；对于比较深入的专题话题搜索、查询应是有偿。除此之外，还应该对内部信息和外部信息进行统筹的规划管理。对于内部信息员工只能通过内部局域网进行查询。公共开放的档案所有的群众都可以公开无偿的查询。通过内部外部分开管理的方式更好的进行档案的数字化管理。

房地产档案的数据管理，应当在一个标准化的环境下进行。只有这样，数据资源功能才能得到充分发挥。在储存信息时，应当力求实现储存环境的标准性，营造有利于数据更新、数据维护和有效利用的良好信息环境。

（二）培养新型管理思维

随着社会经济的不断发展，住房观念和思想也不在不断的变化。这种变化给房地产市场带来了勃勃生机，同时也给房地产档案管理带来了种种挑战。随着房地产档案利用的越来越频繁，给房地产的工作人员带来的压力，要求工作人员提高效率，在科技的发展带动下，房地产信息由原来的封闭性已经开始逐渐开放。同时也要求档案管理人员思维的转变。房地产档案的管理者应当确保信息数据的存取安全、利用方便和修改程序严格，维护和保存好房地产信息，并注意规范信息的格式。当电子文档所存储的数据发生迁移时，要管理好重要的数据，防止这些信息遗失，给管理工作造成损失。

（三）全面提升人员素质

新形势下的档案管理人员应该树立三大意识：服务意识、安全意识、创新意识。对于房地产信息档案管理我们尤其要注重档案的安全问题。首先贯彻档案管理的各项法律法规政策同时进一步完善各信息管理体系。其次，落实信息安全的问责制，制定合理的信息应急应对措施。再次，加强对信息管理人员和安全管理人员的进一步培训培养。这些对档案的保密与安全是至关重要的。此外，学习能力，也就是档案管理人适应社会进步的能力，对于数字化信息管理，与时进步的能力。学习能力强的档案管理者，才能在社会迅速发展的数字信息化中，合理，快速的对房地产档案进行正确的把握和管理。

（四）强化档案编研实践

要使房地产档案能够有效服务于经济社会发展，就要强化对房地产信息档案的编研活动管理。在档案管理者的传统认识中，房地产档案的编制主要是文书形式档案的编制，没有扩展到其他的编制领域。近些年，房地产交易活动日益频繁，房地产档案编研的重点已经转向基础设施建设、房屋交换、房产买卖等协议的编制。这导致房地产企业更加迫切需要准确的房地产信息，来提供决策的科学根据。为此，房地产档案的管理人员应当加强调查和数据收集工作，收集准确的数据来源，为需要相关信息的企业提供质量优良的服务。

结语：

在房地产的信息化管理中,我们要坚持房地产信息档案数字化的长期性。并在新的社会环境中不断的创新，稳步前进。只有这样房地产信息档案的安全性已经档案管理的混乱性，才可以得到根本的扼制。在信息档案的数字化管理中，我们要根据现实要求，不断的更正，制订合理有序的规章制度。对于房地产档案实施数字信息化管理措施，根本目的是提高房地产档案的利用效率，并逐步实现档案管理服务于社会和民生的宗旨。

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