高校档案管理质量保障体系建设探究

摘要： 现阶段我国高校档案管理工作尚存在很多问题和不足，致使其很多功能未能很好地发挥出来，本文提出了建设高效率高水平的高校档案管理的措施，以满足学校发展的需要。

关键词： 高校档案管理；现状；建设

1 高校档案管理现状

高校档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据。同其他机关或企业的档案不同，高校档案管理具有社会性、综合性、系统性、通用性及步入市场而产生的竞争性的特点。我国高校档案管理随着教育改革的深入，与时俱进，有着突飞猛进的发展，但与此同时，档案的功能只有文件查询和档案保管的基本功能得到了发挥，至于档案的预测功能，为高校进行教学改革、为高校领导做出科学合理的战略决策提供资料支撑等功能还没有真正的发挥出来，其存在的问题突出表现在以下几个方面：

1.1 高校档案意识不强，缺乏内容和特色 高校档案管理工作是高等学校建设不可或缺的重要组成部分，但因其与高校其他工作相比具有相对滞后性，导致了各高校几乎普遍的对档案管理工作的重视程度不够，进而形成了轻视档案管理工作的问题，不少高校领导档案意识比较淡薄，忽视高校档案管理工作，在档案归属问题长期未能统一，档案管理人员可能身兼多职，再加上相关部门不重视，使得大量反映教学改革和科研成果的档案没有及时归档，给后期管理工作带来种种不便，甚至造成重大损失。

1.2 制度和组织不健全，管理滞后 高校档案管理的制度不够完善和健全，部分高校没有专职档案资料管理部门和人员，大多数是教学秘书或行政秘书兼任档案管理工作，他们既有日常教学行政事务性工作，又兼职收集、整理、保存档案，加大了他们的工作量，使得他们从事档案管理的积极性不高。即使高校设有专门的档案管理部门，专职的档案管理人员也很少，往往是一个档案专职人员管好几个类别，不利于原始资料的收集和整理。

1.3 高校学生的档案意识不够 目前，大学生档案知识普遍缺乏，档案意识薄弱，没有有效地发挥好档案在就业中的重要作用。自高校开始扩招，毕业生就业压力随之也越来越大。有的高校毕业生为了在毕业生招聘会激烈竞争中获胜，改写自己的大学成绩单、学分，办假证明等不正当手段来击败其他求职的对手。造假现象导致高校毕业生档案原始信息失真，严重影响了高校毕业生就业市场的公平竞争。

2 高校档案管理质量保障体系建设

2.1 完善档案管理体制，强化档案的基础性及安全性管理 加强各项制度的建立健全，建立档案评查制度，完善档案归档审查机制和借卷登记审批制度，严格实行规范化管理，推进管理机制的科学化、人性化，确保档案工作的顺利开展。成立档案领导小组，积极构建档案管理网络，明确相关人员的职责，梳理完善有关制度，将档案工作列入学校工作计划，为档案管理提供制度保障，确保在档案管理上做到档案资料齐全、规范、统一、正确。档案管理人员严格按照档案管理规定，做好交卷归档、档案管理等项工作。加强考核监督，将档案管理工作的有关要求列入工作职责、考核内容之中，落实到档案管理人员个人，做到考核结果与奖惩挂钩。加大对档案管理设备的投入，安排专业的档案管理人员专职管理档案，配备档案专盒、专柜，同时建立健全档案转接登记、管理归档、保管保密、调档查阅等相关制度，形成规范有效的管理机制，及时对档案管理专用计算机进行更新。要依法管档，严格管理，正确认识和处理管理和服务的关系，以规范化管理推进优质服务；同时要严格执行有关规定，做好档案的安全工作。这样，才能保证档案管理工作的顺利开展，实现档案管理的制度化和规范化。

2.2 加快档案的信息化建设 纸质化档案管理不仅浪费大量的人力、物力、财力，查阅档案、调阅信息也不太方便，而且档案材料失真、注水情况也很难查实。信息化的飞速发展，对档案管理提出了更高的要求，档案工作要跟上时代的步伐，实现管理系统网络化、数字化。建立和加强电子信息档案，是学校管理方面的一项重要工作，档案信息是学校非常重要的数据资源，其包含信息量很大，需要及时更新。目前各高校档案管理尚停留在纸质阶段。使用计算机对档案进行管理有着手工管理无法比拟的优点，减轻管理人员的工作负担，避免人为操作的出现错误和不规范行为。将档案工作经费列入预算，建立并完善档案经费保障机制，要将数字档案馆等信息化建设列入整体规划，并安排档案信息化建设专项经费，推进档案信息化建设。现代高校要改革现有静态的、阶段性的、不规范的档案管理方式，学习和借鉴先进的管理经验和方法，大胆探索与改革，改变一切不适应新情况的原有档案管理方式，按照档案和档案管理的发展规律和特点，全面推行科学档案管理方法，建设全过程的、动态的、科学的档案管理，创新现行的管理机制。加快纸质档案数字化进程，对原有档案库进行信息化改造，对所有的档案全部建立一一对应的电子档案，并将已整理好的档案标注目录和索引，按规定顺序排列，录入数据库，通过多种途径集中和积累起来，建成功能强大、查找方便的档案信息查询系统。

2.3 提高高校档案管理人员工作积极性 高校档案管理人员的素质对于档案工作的发展有着直接的影响。档案管理工作人员要充分认识档案工作的重要地位和作用，增强岗位责任意识；要积极参与学校事业和社会发展进程，增强主动服务意识；还要坚持提高档案工作能力和水平，增强自觉学习意识。学校要通过培训、引进等多种方式，提高档案工作人员整体素质。实现档案管理现代化，要求档案管理人员相应地调整自身知识结构，培养现代化知识结构体系。建立起既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力档案人才队伍。聘请专业档案管理人员，对档案人员进行培训，组织档案管理人员参加各层次档案业务培训，派遣专职档案人员外出进修学习或深造，了解档案管理工作的最新信息和管理手段。

2.4 转变档案管理观念，强化档案的开发利用 强化档案收集前端控制，做到应归尽归、应收尽收，确保档案资源的齐全、完整。要着眼于师生需求，加强档案信息的深度开发，不断挖掘档案的价值，积极探索收集有关学校记忆的档案资源新内容。按照档案材料归档范围的要求对档案进行重新清查，把该归档的材料收齐，并逐一对内容进行核实，确保材料内容详实、填写规范，发现材料缺失的，及时补充。将破损的档案进行清理装帧，保证档案的连续性和完整性。利用档案信息系统平台对档案进行分类编号，并建立索引目录，建立档案管理数据库，以方常查找。在档案的利用和开发方面，加大对档案的监管力度，逐步建立起覆盖全校科研和教学改革、全体师生的档案资源体系。在做好日常接待利用的基础上，充分发挥档案独特的作用，满足全校师生查档、用档的需求，简化查阅利用流程。高校还要加大宣传力度，增强大学生的档案意识，使更多的大学生了解档案知识，懂得自己的档案权利和义务，合法地利用档案信息资源。

参考文献：

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