电子档案数据丢失的原因分析及处理

【摘要】本文阐述了电子档案数据安全的重要性，介绍了一起因服务器损坏造成档案数据全部丢失的事故，及恢复档案数据的处理过程，总结了恢复丢失档案数据的处理要点及措施，为今后应对类似情况积累了经验。

【关键词】电子档案数据；丢失原因；恢复方法

一、电子档案概述

随着科学技术的发展和计算机的普及应用，档案室由过去单一的纸质档案逐渐演变成纸质档案和电子档案并存，由于电子档案对比纸质档案无损耗、检索方便、查阅快捷可靠并能实现资源共享，所以许多企业将档案管理系统纳入办公系统，电子档案数据保存在企业信息中心数据库中。

（一）纸质档案与电子档案。纸质档案形成后真实可靠，不易造假，稳定性强，只要按照档案存放标准执行不会损坏；但纸质档案查阅时具有局限性：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的一人或几人查阅，经常查阅不可避免造成磨损甚至损坏或丢失。而电子档案具有检索方便、查阅迅速、复制打印快捷，利用人能多人在不同地点同时、异地查阅，电子档案经多次查阅不会损坏丢失。但电子档案也有不稳定性，很容易被修改和被破坏；保存电子档案的介质或设备损坏会造成部分甚至整个电子档案系统瘫痪、电子档案数据损坏或丢失；系统损坏、网络故障、停电等因素都将无法使用电子档案。随着信息社会的到来和电子文件的剧增，传统的档案管理模式发生了很大变化，目前，几乎所有的电力企业均采用增大电子档案存档的比例和普及使用范围。电力企业的电子档案一般保存在企业信息中心服务器的硬盘上，其安全性、真实性、完整性日益突出。为确保电子档案安全性、真实性、完整性和有效性，档案备份必不可少。

（二）公司档案系统。我公司2008年以前，档案管理系统在OA办公系统，文档一体，数据存储在信息中心服务器中。2008年至今，公司档案管理系统采用的是飞扬公司档案管理软件，公司办公软件采用的是A6协同办公软件，公司所有数据包括档案管理数据均保存在信息中心服务器中，信息中心共有8个服务器（包括备用服务器）。公文自起草、初审、会签、审核、审批、用印、知会至归档，全部在A6协同办公系统流转；文书档案管理员在A6协同办公系统将收、发文件按年度、类别归档在指定文件夹后，将数据通过OA接口导入飞扬档案管理系统，然后，在飞扬档案管理系统里的文件登记里进行分类整理，按年度、问题、保管期限录入文件分类号、盒号、保管期限、责任者、成文日期、页数等，再提交归档，整个电子档案保存在飞扬数据库中，部分没有电子档案的文件，通过扫描上传或挂接在飞扬系统中。

二、电子档案数据丢失经过、原因分析

2012年10月，公司电子档案发生了因服务器损坏数据全部丢失的事故。下面就以此次事故为例，简要介绍公司电子档案数据丢失经过、原因及处理办法。

（一）数据丢失经过。本人从事档案管理多年，2010年11月发现一些奇怪的现象：虽然科技发展很快，电脑速度日新月异，但是归档速度和查询速度还没有以前的速度快，而且经常发生错误，在整理归档电子档案时，归档上百条后，就无法再归档。档案管理员A6协同界面出现“白脸”现象。联系信息人员告知现在协同身份人员增加多、文件容量增大，加之访问人员时多时少，公文在A6协同中通过OA接口导入飞扬档案管理系统时，经过两个系统转换导入，影响A6协同，建议每天减少归档数量，或利用休息时间其他人员不用协同时，再归档案数据。在每天减少归档数量后，情况不仅没有改善，上述现象越来越频繁，后来发展到档案人员归几十条档案后，全厂协同办公系统瘫痪，影响公司正常工作。并且归到飞扬档案系统的文件有的可以打开，有的打不开，还有部分文件打开时出现错误：文不对题；有时归档顺利，有时归档几次均不成功。终于在2012年10月中旬的一天，协同系统中的电子档案无法归档，登录档案管理系统查不到档案信息了，立即询问信息中心原因，信息人员检查、操作后回复：包括备份服务器在内的公司8台服务器全部损坏，存储在服务器硬盘中的档案管理系统的电子档案数据全部丢失。

（二）原因分析。1.各级管理人员对档案重视不够，对电子档案的安全性尤为突出。没有电子档案信息安全意识，不重视电子数据的保存和备份工作。2.公司信息管理人员素质参差不齐，对反馈到信息中心的问题没有引起重视，没有正确处理，往往以客观理由应付了事，本来是很小的问题，长期未能解决，日积月累，发生8个服务器全部损坏的大问题。3.没有按公司管理制度要求备份，对档案人员多次提出的档案数据应及时备份、特别是发生问题时，仍然没有备份造成数据丢失后很难及时恢复。4.信息管理人员硬件水平较低，对档案人员多次反映的问题，只是从软件操作方面寻找原因，采取正常工作日限制档案管理人员归档数量，让档案管理人员在晚上和周六周日进行归档。没有找到硬盘损坏等真正原因。5.公司没有定期进行载体更新：定期淘汰更换服务器、硬盘等保证数据安全的规定和措施。

三、丢失电子档案恢复方法

（一）与软件公司联系恢复系统及电子档案。得知公司服务器全部损坏、电子档案数据全部丢失的答复后，立即联系北京飞扬公司来人重新安装飞扬档案管理系统，恢复备份的电子档案。飞扬公司技术人员在信息中心没有找到备份电子档案。

（二）在现有电脑中查找电子档案资料。由于有部分资料保存在正在使用的电脑的硬盘里，立即交代有关人员停止对电脑硬盘文件进行操作，包括停止回收站的清空工作。把这部分电子档案整理保存。在档案管理员使用的电脑中，找到部分备份，恢复到飞扬档案系统。

（三）重新收集整理电子档案。1.把协同文件夹中的收、发文重新归档，导入飞扬档案管理系统，部分缺失文件，用扫描仪重新扫描挂接到飞扬档案管理系统。2.查找安装单位移交的设备资料，将光盘中的电子资料和文件恢复到飞扬档案管理系统。3.根据纸质档案资料，逐一联系有关人员将电子档案汇总到档案室，4.在信息人员协助下，从报废的MIS设备中抢救出来许多老电子档案资料。5.档案人员在档案室报废的旧电脑硬盘中找到部分电子档案，将硬盘逐一取出恢复数据，又恢复了部分电子档案。

（四）无法找回档案恢复问题。尽管采取上述措施抢救和找回了大量的电子档案，但是还有部分无法找回。为了保证电子档案的完整性，根据纸质档案归档目录对照找到的所有资料，重新归档整理，将缺失电子档案重新扫描、拍照、手工录入等方式，加班加点，一件一件恢复。

四、经验教训

（一）教训。这种公司级的电子档案因服务器损坏全部丢失的情况非常少见，也是电子档案丢失最坏的结果，造成的影响和损失最大。原因是多方面的，有客观的原因，也有人员主观过失的原因。如果及时考虑解决客观的原因（如定期淘汰更换服务器等），解决人员主观过失问题，这次事故是可以避免的。

（二）经验。由于档案管理人员及时发现并且采用正确的处理方法，及时恢复全部数据，使影响和损失降低到最小。下面简要回顾正确处理方法和要点：1.档案系统瘫痪时，立即找出备份恢复系统，为数据导入创造条件。2.停止有关电脑操作，最大限度保存现有数据。3.采用正确的回复步骤：先把协同文件夹中收、发文重新归档，导入飞扬档案管理系统、恢复档案人员电脑数据到飞扬档案管理系统、将光盘中的电子资料和文件恢复到飞扬档案管理系统，再将部分缺失文件，用扫描仪重新扫描挂接到飞扬档案管理系统。4.恢复旧设备中档案数据。5.无法找到的电子档案根据纸质档案归档目录对照找到的所有资料，重新归档整理，将缺失电子档案重新扫描、拍照、手工录入等方式一件一件恢复。6.完善档案管理系统数据备份和系统恢复，确保关键信息能在计算机和档案管理系统发生灾难性故障后得以及时恢复，最大限度降低灾难造成的后果。

五、结束语

电子档案是企业的财富，为此，所有管理人员都要重视电子档案的收集、整理，特别要重视电子档案的维护工作。有效保护措施就是做好备份，做好电子档案数据备份工作可以最大限度保护数据安全。但是，再好的方案和措施都有可能发生意外，如何在发生电子档案意外丢失后及时恢复，最大限度地减少损失问题，已经迫在眉睫。这就需要广大档案人员和信息人员共同努力，携手共进，找到解决办法，保证电子档案数据安全。