Excel 2003中函数的应用详解

摘要：函数的应用是Excel2003的精华部分，针对大学生计算机文化基础教学过程中经常遇到的情况，以大部分教材中没有讲述的RANK函数和SUMIF函数为例，详细分析了Excel2003中函数的应用过程及需要引起注意的问题，具有重要的实际应用价值。

关键词：Excel2003 ；函数 ；应用

中图分类号：TP317文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)23-999-03

Detailed Analysis on Function Application in Excel 2003

LIU Feng-ge

(Computer and Information Engineering Department, Heze University, Heze 274015, China)

Abstract: The function application is a part of software Excel2003. This article is aim at the circumstances which in teaching process of undergraduate computer culture foundation, it illustrates the RANK() and SUMIF() function which is seldom explain in some teaching material, and also, it analyzes detailed the process of function application in Excel2003 including the problem which must be noticed. Therefore, it has an important and actual application worthiness.

Key words: excel2003; function; application

1 引言

表格处理软件Excel2003是办公软件Office 2003的主要应用程序之一，具有强大的数据计算与分析处理功能，可以把数据用表格以及各种统计图、透视图的形式表现出来，具有图文并茂的功能。其中，函数的应用是Excel 2003的一个精华部分，表格中很多数据的计算及填充都是通过函数直接或者间接得到的。但是，在大学生计算机文化基础课中，有关函数的应用却讲得不多，致使学生经常出现一些函数不会使用的情况。本文以大部分教材中没有讲述的RANK函数和SUMIF函数为例，详细分析了函数的应用过程及需要注意的问题。

2 统计函数――RANK()函数

功能：返回某数在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已排过序，则数字的排位就是它当前的位置）。

语法：RANK(number, ref, order)

其中Number为需要找到排位的数字。Ref 为数字列表数组或对数字列表的引用。Ref中的非数值型参数将被忽略。Order为一数字，指明排位的方式。如果 order 为 0（零）或省略，Microsoft Excel对数字的排位是基于ref为按照降序排列的列表。如果 order不为零，Microsoft Excel 对数字的排位是基于 ref 为按照升序排列的列表。

例如：在学生成绩统计表中，经常按照总分排名次，如图1所示，此处就用到了RANK()函数。

此时，选中H2单元，点击常用编辑栏上的fx函数按钮，则出现如图2所示的界面。

在插入函数界面中选择类别为：“统计”或者“全部”；在选择函数中找到RANK，点击“确定”，出现图3。

在函数参数对话框中，Number参数中输入“G2”，或者点击右侧的折叠按钮，在工作表中选中“G2”单元格也可以。在Ref参数中输入G2:G7，或者按照上面的方式点击折叠按钮后在工作表中选中“G2:G7”。最后一个是Order参数，如果为0或者忽略，则按照从大到小的顺序排序，即总分最多的排名第一，依此类推。若为非零值，则按照从小到大的顺序排序，即总分最少的排名第一。我们以Order=0 为例。点击“确定”，则H2单元格中出现数字2，即326这个总分排名第二。如图4。

按照Excel的自动填充功能，选中H2单元格，按住其右下角的填充柄（即黑色“十”架），往下拖动，理应就能顺利得到班级其它同学的名字，但是结果怎样呢？看图5。

在图5所示的名次中，很明显是错误的，原因是什么呢？用鼠标点击H4单元格，在编辑栏中，可以看到，其函数公式为“=RANK(G4,G4:G9,0)”，意味着G4中的数据在“G4:G9”范围内排序，这是不对的，应该在“G2:G7”中排序。所以，要想得到正确的排名结果，Ref参数应用绝对引用格式，这是很多用户注意不到的地方。Excel帮助信息中也没有提到这一点。

现在重新选定H2单元格，在粘贴函数fx的Ref参数中改为输入“$G$2:$G$7”，其余不变，点“确定”，H2中的数据排名仍然为2。此时，按住填充柄往下拖动，就可以得到正确的结果了，如图6所示。

说明：函数 RANK 对重复数的排位相同。但重复数的存在将影响后续数值的排位。例如，在前面的名次列中，应为总分307出现两次，其排名为 4，则总分284的排位为6（没有排位为5的数值）。

3 条件求和SUMIF函数

功能：根据指定条件对若干单元格求和。

语法：SUMIF(range,criteria,sum_range)

Range为用于条件判断的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32、"32"、">32" 或 "apples"。Sum_range是需要求和的实际单元格。

说明：只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下，才对sum_range 中的单元格才求和。如果忽略了 sum_range，则直接对Range区域中的单元格求和。

例如：在图7所示的工资报表中，求出G4:G6单元格区域中所有>870值的和，并将结果在G8单元格中显示。

可在G8单元格直接键入公式：=SUMIF(G4:G6,”>870”)，也可以使用函数轻松地完成。

步骤为：

1）单击G8单元格，在点击fx按钮，出现插入函数的对话框（图8），选择类别为“数学与三角函数”或者“全部”，选择函数为“SUMIF”，点“确定”，出现图8。

2）在图9函数参数的对话框中，Range参数设为“G4:G6”，Criteria参数设为">870"，Sum_range参数忽略不用，点“确定”。就会出现图10所示的结果。

说明：在SUMIF函数的Sum_range参数中如果设置了G5:G6，又会出现什么结果呢？这是很多书中所没有提到的。此时在H8单元格中实际填写的函数为：=SUMIF(G4:G6,">870",G5:G6)，其运算结果为870。如在H8单元格中填写的函数为：=SUMIF(G4:G6,">1000",G5:G6)，其运算结果仍为870。如在H8单元格中填写的函数为：=SUMIF(G4:G6,">800",G5:G6)或者=SUMIF(G4:G6,”>840”,G5:G6)，则运算结果变为1715。出现这种结果的原因在于：首先看在Range区域中有几个满足给定条件的单元格，则在Sum_range区域中从第一个单元格开始，求几个单元格之和，最多把Sum_range区域中所有单元格都包括在内进行求和。在函数设置为=SUMIF(G4:G6,”>840”,G5:G6)时，虽然Range区域中有三个满足条件的单元格，但是Sum_range区域中只有两个单元格G5和G6，所以最后结果为G5和G6中的值相加，结果便成了1715。

4 结束语

Microsoft Excel2003中提供了很多函数，除了最基本的SUM、AVERAGE函数外，对于不常见的函数，首先要明确函数的含义。例如，如果要计算单元格区域内某个文本字符串或数字出现的次数，则可使用 COUNTIF 函数。如果要让公式根据某一条件返回两个数值中的某一值（例如，根据指定销售额返回销售红利），则可使用 IF 函数等。然后是函数的参数设置问题，不正确的设置可能会导致错误的结果。最好的办法是：先利用Excel的帮助信息查找函数的使用方法，然后通过具体的实例多次设置，最后肯定会出现正确的结果。

参考文献：

[1] 谢福.计算机文化基础[M].山东:石油大学出版社,2006.

[2] 孙淑霞,丁照宇.大学计算机基础实验指导[M].北京：高等教育出版社,2007.

[3] 李湛.电子表格高级处理[M].北京：高等教育出版社,2005.

[4] 华联科技.Excel电子表格[M].北京：机械工业出版社,2007.