浅析网络时代的档案管理

[摘 要]未来的数字档案管理发展方向应该是各种载体形式并存，其中有多媒体、缩微载体以及声像载体等，其中数字化馆藏的建设尤为重要。网络时代档案管理问题的解决办法有：培养高层次的档案管理人才，加强档案信息素质教育，科学地制定、贯彻和修订各项标准，拓宽服务领域，强化服务意识。

[关键词]网络时代 档案管理 解决办法

[中图分类号] G270.72 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）23-0163-02

社会生活的数字化带来了越来越多的数字档案，对这些数据进行管理是这个时代对档案管理的要求。本文对管理模式和数字档案的特征进行了详尽的分析，提出了目前存在的问题以及对管理人员的新要求。

数字档案同传统档案的区别。传统档案的馆藏主要是原始档案的实体，它的优势体现在历史真迹、凭证价值方面的法律效力上，它是以文字、图形、图像等作为符号，以纸质作为介质的档案。其优势还表现在档案保存方面，即它可以长期有效的保存，这是电子档案所不具备的。数字档案的传输存储等是以数字编码的形式存在的，是无形的一种新型载体档案。数字档案是按一定格式存储在磁盘或光盘等介质上且能够被计算机识别处理，并可在网上传递的序列代码的数字信息集合体。由于数字档案的数据容易发生改变，所以原始档案也很有必要继续留存。数字档案主要承担档案信息的利用职责。

一、网络时代档案管理现状

数字档案未来的发展方向是各种载体形式并存，其载体包括多媒体、缩微载体等。数字档案管理使档案从无形化转向了有形化，档案管理也由此变成了信息管理机构。电子科技革命给档案管理工作带来了巨大的影响，其内容和载体不再是相互对应的关系。档案的内容可以脱离原来的载体进行传输，并且可以选择不同的载体。我们可以不需要原来的电子载体就收取到数字档案的内容，根据电子档案的这一特性，档案可以被任意复制。

然而上述的介质还有许多不尽如人意的地方，比如信息的有效期限问题。电子文件的管理和利用很方便，它可以有很大的记录密度，这既节省了存储空间又不需要实体库房。在资料的形成过程中，其内容的删改也非常容易。为了方便快捷的达到共享资源，电子文件可以用计算机网络系统进行远距离的传递，能对各种信息进行集中统一的管理，其归档也远比实体档案快捷得多。但它所采用的存储介质有光盘、磁带等，其寿命很短，一般不会超过20年，所以数字信息的保护就成了很大的问题。另外，除了对电子档案的备份加密技术、电子签署技术、访问控制技术外，还要保护载体材料。

针对上述问题，一些防范技术应运而生，比如计算机病毒技术、修复数据库的技术、信息的刷新保真技术等。最近这几年，一些相关的技术不但在档案管理这一行业进行了运用，像模式识别、海量数据存储、数字加密等，也开始运用到其他的领域。这些相关技术的进步和发展为档案的流通与安全提供了强有力的保障。

二、网络时代档案管理问题分析

自《中华人民共和国档案法》实施以来，以《档案法》为依据，广大档案工作者取得了显著的成绩：逐步完善了档案法规和制度；工作管理体制进一步健全，形成了分级负责、统一领导的管理体制；不断完善的档案设施和档案管理助推了经济的腾飞。但是即便如此，档案的管理工作还是没有充分满足社会的要求，主要体现在以下几个方面。

（一）档案意识有待提高，领导重视方面有待加强

首先是意识上的欠缺。由于对档案管理了解不够，人们对其重要性没有一个清醒的认识。甚至在一些人的眼里，档案管理可有可无。其次就是领导对此项工作没有足够的重视，档案意识很淡薄。不少领导只是片面的追求经济建设，忽视了档案工作的重要程度。上行下效，领导没有这方面的意识，档案管理工作想要做好难上加难。

（二）档案管理队伍建设有待加强

目前，档案管理工作人员的业务素质普遍较低。究其原因主要有以下几方面：第一，大部分档案管理人员都是身兼数职，并且基本都是半路出家，相对来讲没有经过系统的学习和培训。第二，部分基层单位在人员配备上不重视学历及业务素质，而且档案管理人员的待遇也比其他部门差得多。同时，档案管理人员在晋级职称评定等方面的待遇也不够公正，与相关联的图书系列相差较大。

（三）设备不到位，硬件设施差

档案管理工作必须有一定的专项经费作为保障才能完成。有些政府和单位由于对档案工作的经费投入不足，造成了硬件建设的迟滞和落后，具体表现在：没有固定的档案存放场所，档案柜乱摆乱放，管理无序而混乱；硬件设备不够齐全且性能落后；现代化建设跟不上时代的发展和变化，技术设备陈旧落后。

（四）管理手段呆板落后

随着时代的发展，各种新生事物如雨后春笋般层出不穷。这使得档案形式更加多样化、复杂化，也进一步扩大了档案的范畴。然而，大多数档案管理部门特别是基层的单位，是既没有设备也没有人。有些档案管理部门一直沿用传统的模式进行操作，不具备运用计算机和网络技术的能力。另外，一些档案管理部门对档案管理工作也没有进行大力度的宣传，从而造成档案工作不被广大群众所了解和认知。

三、网络时代档案管理问题解决办法

（一）培养高层次的档案管理人才

为了迎接知识经济的到来并为此做好充分的准备，应尽快培养既懂专业知识也懂信息技术，具有综合工作能力的专才和高层次的管理型人才。

（二）加强档案信息素质教育

要加强档案主题意识和获取意识教育，提升档案工作者的档案信息保密意识，更新转换意识和传播意识。利用现代化技术和设备的提升，使档案信息技术和档案信息网络得到武装，持续地提升档案信息的效益。

（三）科学地制定、贯彻和修订各项标准

档案工作技术的现代化是以计算机的应用为核心的，而档案管理业务的标准化可以带来电子计算的高效率。由于档案具有管理的无系统性，计算机是无法进行具体管理控制的，即便可以，因运算程序的复杂也不会有很高的效率。只有加快档案现代化管理，实现档案工作的标准化才能适应越来越快的知识经济的发展要求。

（四）拓宽服务领域，强化服务意识

要想从轻利用重管理的传统模式中得到解脱，就要增加自身面向知识经济的主动性，为知识经济和各项事业发展提供优质服务，做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸跟随到哪里。另外，在提升党政机关档案管理水平的同时，要渐渐向科技和事业单位倾斜性。

四、总结

随着网络技术的应用，网络化、信息化、数字化给档案管理工作的发展提供了一个良好的发展平台。

档案管理工作是单位管理工作的一部分，利用信息化技术科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度，同时也是提高档案管理工作的一个重要途径。档案记载着一个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和职工情况提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，一方面可以为单位高层管理人员及时了解单位整体状况、适时调整工作策略提供准确依据，为制定决策提供支持性资料。另一方面做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力也具有重要意义。

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