浅析现代教学管理工作中教学秘书的工作及应具备的素质

摘要：本文从高校教学秘书的现状、工作内容和应具备的基本素质展开分析，并提出提高教学秘书自身素质的建议。旨在帮助教学秘书更深刻地了解自己的工作，并帮助其提高自身素质。

关键词：高校；教学秘书；素质

一、现今实际工作中高校教学秘书所面临的种种问题

当今社会，随着经济腾飞，高校发展也是一日千里。但是高校工作中普遍存在着重视教学、学术而忽略管理的现象。高校在招聘人才时，一方面在教师聘任时筛选苛刻，学历、专业、工作经验以及相关背景都是层层筛选，确保聘任最优秀的人才。而另一方面，在聘任管理人员尤其是教学管理人员时却放低各项标准，甚至在某些高校教学管理岗位成为高等人才引进的附属品。这就导致高校教学管理人员在所学专业、知识文化层度、基本素养等方面参差不齐，加之绝大部分教学管理人员上岗前均未接受系统的岗前培训，这也导致工作开展慢，工作效率不高等问题。

在现今高校工作中教学秘书往往存在以下两个方面的问题：

1.基础知识缺乏，理论素养偏低。基础知识和理论素养往往体现在两个方面，即政治理论知识素养和教育管理理论知识素养。政治理论素养缺乏一般表现在没有树立科学的世界观与人生观、价值观。政治理论素养偏低容易导致工作原则性、政策性不强。教育管理知识的匮乏主要原因是教学秘书大多是“半路出家”而非教育管理相关专业毕业。

2.工作业务能力偏低。由于缺乏教学管理相关知识，如果学校岗前培训力度又不够，就很容易出现教学秘书在没有任何相关知识和技能的情况下上岗。在这样的情况下上岗的教学秘书必然不会具备很高的工作业务能力。另外，一些工作多时的教学秘书因对工作缺乏热情，往往抱着“得过且过”的态度面对工作，这些人往往无法在工作中积累相应的工作能力。

以上这些状况都制约了教学管理水平的提高和高等教育事业的发展。

二、 教学秘书工作范围的确定

做好教学管理工作的第一步是弄清楚自身的工作范围，这样既能做到无所遗漏，又不会“越俎代庖”。一名教学秘书的工作基本范围有如下几个方面：

1.日常最基本的教学方面管理工作。日常教学管理工作不仅涉及面广，且变动性强。为了保证日常教学任务能顺利完成，教学秘书最起码在以下方面下足功夫，学期初沟通协调教师制定教学计划，学期中科学安排各项教学活动的正常进展，学期末做好考务工作及下学期课程安排工作。此外毕业生的实习实践、毕业设计及最后的清考等工作也是教学秘书日常工作中的重点。

2.协调教学过程各个环节，保证教学活动进行顺利。教学活动的每个环节都需要教学秘书认真规划并帮助各个环节顺利进行。除了从最开始教学计划制定到中间教学课程的展开再到最后教学成绩的考核这些常规教学环节外，教学秘书还要应对每天都可能出现的突发状况。可以说每个教学活动的顺利完成都是教学秘书的本职工作，而无论哪个教学环节出现纰漏都是教学秘书的疏忽。

3.教学相关档案资料的采集、整理及管理工作。教学相关的材料以及各种档案的采集、整理以及保管都是教学秘书必须完成的工作。教学秘书应该形成一整套档案相关的能力，并遵循一定的规则工作。档案资料的重要性不言而喻，而一手促成整个教学档案建立及保管的教学秘书也在整个高校教学活动中举足轻重。

三、 胜任高校教学秘书岗位必须具备的素质

要想成为一名合格的教学秘书，一些基本的素质是必备的。而要想成为一名优秀的教学秘书更是要有一般人所不具备的优秀素质。

1. 高校教学秘书必须拥有扎实的理论知识体系及过硬的业务能力。教学秘书必须具备教育学、教育心理学、教育管理学、教学评价理论与方法等各方面的基础知识。另外，关于教学管理工作的具体流程以及注意事项更须熟悉，甚至应该培养成身体习惯，一旦遇到任何工作应该很快就在脑中勾画出详尽的计划与完整的程序流程。再者秘书应该熟练的掌握各种工作需要的技能，如办公软件的操作、办公设备的操作、最重要的是本校教务系统的操作。

2.高校教学秘书必须具备健康的身体和良好的心里素质。教学秘书在进行日常工作时，除了要承担繁重的工作任务，还要时常承受来自各方面的压力。教学秘书想要出色地完成自己的工作，想要使自身发光发热，就要有一颗强大的心灵，顶住各方面的压力；要有一副健康的体魄，在任何情况下都不会倒下。

3. 高校教学秘书必须拥有善于与人沟通的能力。沟通是教学秘书工作的重要组成部分。教学秘书不但承担着学校与二级单位间的沟通往来，也是教师学生教学网络中极其重要的一环。高校教学秘书必须积极地做好“沟通人”、“联络者”的工作，这才能使得整个教学活动顺利进行。

4. 高校教学秘书必须具备超前的思维与创新能力。高校教学管理工作至今还有很多方面沿用上世纪成型的办事方法与流程，诚然有些方法现将仍能适用，但大部分已不合时宜，高校教学秘书要适时打破常规大胆创新。另一方面，现代办公自动化及其各种高科技工具教具的发展，也要求教学秘书要跟上时代的潮流。办公自动化、电子化已是必然趋势，教学秘书就必然要从自身工作着手合理创新工作思想、工作方法以及工作流程。

四、 教学秘书自身素质提高的建议

明确了工作范围，了解了应具备的素质，剩下的就是要求教学秘书努力提高自身素质，优秀完成其分内的工作。而针对现今教学秘书存在的各种问题和经验，提出以下建议：

1. 准确定位自身，发挥沟通纽带作用。在高校中，教学秘书往往是处于联通各个环节的纽带作用。既要在学校与二级单位中架设沟通的桥梁，又要在领导和教师以及学生间保证交流顺畅。这就需要教学秘书准确定位自身，既要完成自身枢纽作用，又不能出现“越俎代庖”或者未能及时完成本职工作的状况。

2.坚持工作原则，原则之上灵活应变。“无规矩，不以成方圆”。无论何种工作，工作原则都是指导日常工作的标杆，遵照原则工作才能循规蹈矩不做“出格”影响工作正常的行为。工作原则是规范工作的标准，但教学秘书的日常工作中总是出现随机性的突发状况，这时就不能拘泥于工作守则，应该学会灵活变通。

3.工作中积极思考，学会“主动”工作。在高校中很多教学秘书是“死板”地执行命令，领导下达明确任务，教学秘书才会动起来。这种工作方式严重影响日常工作的效率。教学秘书应该在工作中思考，发现本职工作中存在的规律，自己归纳总结这些规律，按规律工作，这样不仅可以提高工作效率，还可以大大减少领导的工作压力。

4.日常工作中日渐积累，磨练科学工作方法。工作方法对于高校教学秘书来说是胜任本职工作的“制胜武器”。科学的工作方法不是自来就有的，这需要在日常工作中日渐积累，在工作中总结、思考。教学秘书至少要做好两点工作：学会搜集完备详实的材料，学会如何提高工作效率。在教学秘书的日常工作中搜集材料是一切工作顺利进行的基础，不管是制定工作计划，整理教师业务档案，还是协调课程安排都离不开对材料的掌握。而工作效率则是能快速及时完成本职工作的关键。

五、 结语

随着社会的进步，我国高校跨越式发展，高校教学秘书必须具备系统的能力。此中教学秘书应确保自身具备良好的思想素质、较高的理论水平和一定的组织协调能力，此外要多参加培训、进修，学习其他高校先进的管理经验，以提高工作效率，确保教学工作有序开展。（作者单位：温州大学人文学院）

参考文献：

[1]丁梅芳.浅谈高校教学秘书的素质及提高工作效率方法[J].皖西学院学报，2004，（01）

[2]包律婷.新时期高校教学秘书必备素质浅谈[J].新西部，2008，（16）

[3]李媛媛.高校教学秘书应具备的素质[J].湖北广播电视大学学报，2009，29（6）