浅谈城建声像档案管理措施

摘要:在城建档案概念及作用的基础上，分析电子文件的产生和发展，强调城建声像档案在城建电子文件中所占的地位和作用，并提出进行城建声像档案管理的方法和具体措施。

关键词:城建；声像档案；管理方法

正文

1、城建档案概述

城建档案是根据城市建设的客观要求，在其领域内引进档案的理论，并与城市建设的需要结合起来，解决城市建设中的问题，逐步形成的档案的新门类，它既是国家档案的组成部分，又是城市建设的组成部分。党的十一届三中全会以来，随着城市建设的速度加快，在城建档案工作者的努力下，我国城建档案已形成了一套完整的、符合我国实际情况的理论，并在实践中逐步形成城市建设中的一门独立学科。

2001年，建设部颁布了《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号），从我国城市建设的实际出发，总结城建档案工作的实践经验，给城建档案下了权威的科学定义：“城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。”它是城市规划、建设、管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据和必要条件，是国家的宝贵财富。

2、电子文件与电子档案

20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。随着信息技术、通讯技术、网络技术、数字技术的飞速发展及其在城市建设领域的广泛应用，建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用。二十世纪九十年代以来, 全国大部分城建档案馆建立了城建档案馆信息管理系统, 实现了馆内网络站点的信息共享。跨入二十一世纪后, 全国少数城建档案馆开发了城建档案全文管理和深加工系统软件, 建立全文数据库, 即通过图形扫描器将档案文件的全文记录在光盘上, 通过文件标识码与目录数据库建立联系, 在计算机上直接查找所需的档案信息。

3、声像档案的地位和作用

声像档案是城建档案的重要组成部分，它能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，能直观、准确再现建设项目工程全过程，具有文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要的意义。建设部在《关于加强中小城市城乡建设档案工作的意见》(以下简称《意见》)中也指出:“各级城建档案馆应做好城乡建设声像档案的收集保管工作, 对重点工程, 重大规划建设活动及历史文化街区、城市道路、特色建筑应进行有计划的收集归档, 逐步建立影像和图片资料库。但在现实管理中，声像档案普遍存在着 归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。

4、声像档案管理的措施

声像档案的管理之所以存在这样那样的问题，其原因主要是由于相关的领导及有关工作人员对此项工作的重要性和紧迫性认识不足。因此，我们应该强调城建档案的相关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人员的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。因此我们应从以下几方面加强声像档案管理：

（1）严格遵守相关的法规制度。收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。

（2）加强领导的重视程度。解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。

（3）加大投入力度。要想从根本上解决收集与管理难问题，我们一定要加大投入力度。从而影响城建声像档案的科学管理以及更好地开，所以我们应选派有责任心，懂技术的同志担任此项工作。其次，在经费使用上应给予必要的保证，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件，为声像档案提供一个恒温、恒湿、避光、防尘等良好的保存环境, 延缓声像载体的自身老化过程, 保证城建声像档案的完好无损、便于利用。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。

（4）做好日常的档案收集整理工作。收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。

随着小城镇建设发展速度的加快，城市建设日新月异，反映城市建设发展的历史性声像资料等不同载体的档案将会越来越多，数量上也会与日俱增。如果不尽快解决该项档案在收集成形、管理上面临的问题，势必会影响新时期档案工作的开展。因此，必须引起各级领导、档案管理部门和有关人员的高度重视。