浅析高校教务档案管理工作

【摘 要】本文论述了高校教务档案的内涵及重要性，指出了在高校教务档案管理中所存在的问题，并有针对性地提出了解决问题的具体措施。

【关键词】教务档案 档案管理 管理措施

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）24-0043-02

一 教务档案的内涵

教务档案一般是指高校以教务处为主的管理职能部门在教学管理过程中间接和直接累积所形成的文字素材、数据信息、音像资源等资料，它是教学内容、方法、途径和效果的真实记录，是具有保存、查证、挖掘和再利用的信息资源，高校教务档案为提高教学管理工作的效率和进行教学评估研究等提供重要条件和依据。教务档案一般包括三种类型：教育教学档案、教师档案、学生档案。教务档案还具有周期性、专业性及分散性等一般档案不具备的特点。

二 高校教务档案管理工作的重要性

高校教务档案是学校在教学过程中形成的具有保存价值的各种资料的历史纪录，是全体师生和教学管理者的劳动成果和智慧结晶。微观上它记录了教学过程的每个细节和各个环节，宏观上则反映了高校的整体规模、教学质量、师资力量及办学水平。高校教务档案工作水平是衡量一个高校的整体管理水平、综合素质的标准之一，在高校的发展改革和进步提高中，起到了不可取代的重要作用。

档案的独特在于它的可利用性、延续性及历史性，学校的教务档案也不例外，学校教学发展、教学深化改革和教学水平的提高都离不开档案管理工作。为贯彻党的十和十八届三中全会精神，落实教育规划纲要，切实推进高等教育内涵式发展，提高本科教学水平和人才培养质量，教育部已下发通知，决定从2014～2018年，开展普通高等学校本科教学工作审核评估，涉及教学水平、教学资源以及教学质量保障等方面，这也意味着对于教务档案管理工作也提出了更新更高的要求。目前，高校的教务档案已在教学管理、教学研究等工作中发挥了重要作用，但也存在不少管理问题，为满足高等教育、高校发展的需要，应当认真解决。

三 教务档案管理中的问题分析

1.人为因素

首先，许多教务管理人员对档案工作认识不足，意识不到档案的重要意义，难免会造成资料收集不全。有不少教务管理人员认为档案管理应该由专人负责，所以不重视材料的收集和归档工作；相反有部分人员认为归档材料很重要，高利用率的材料归档后会给工作带来麻烦，或认为档案可有可无，造成材料的缺失或者不完整，影响开展后续工作。此外，由于对资料归档的重要性宣传力度不够，迫使档案工作处于被动地位。

2.技术因素

资料存档的价值在于为今后所用，但是由于档案人员对档案信息的挖掘和再利用力度不够，存在重管轻用的思想，使得大部分资料归档后处于闲置状态。教务工作比较琐碎繁杂，常常会将归档作为一项工作而忽略了归档本身的价值和意义，因此在归档后只是做一些查阅、核对等机械工作。其实高校教务档案具有极高的开发利用价值，能够为教学提供可信的信息，为教学评估研究提供真实的依据，更能为高校改革与建设提供决策参考，能够展示典型榜样材料，发挥正面激励与引导作用。

四 教务档案管理的有效措施思考

1.加强人员的意识及责任感

教务档案管理是教学管理工作的一部分，从事教务管理工作的每名工作人员都应该积极做好这项工作。要让学校档案管理工作有章可循，档案工作就必须以档案学理论为指导，认真学习和研究档案学的理论。《中华人民共和国档案法》等法律法规的出台，给档案工作提供了科学依据。学校应以此为依据，制定管理细则，规定管理范畴、落实责任制等。在加强宣传学习的同时，也要提高档案管理人员的素质。在知识经济高速发展的时代，要求档案管理人员应具备职业道德和现代科学管理知识，了解国内外教育管理的历史发展情况和发展态势。因此要注重提高每个教务管理人员的责任感，加强过程管理意识，保存有利用价值的材料，为下一步档案工作夯实基础；同时，教务部门档案管理人员要向各科室明确各自的归档范围，定期及时提示归档期限，经常检查档案的收集整理情况；按照集中统一管理档案的原则，档案员要负责把在教学活动中形成的分散在各科室以及个人手中应归档的教学文件材料按时全部归档。然而，不少教师和教学管理人员档案意识较为淡薄，这就要求学校充分重视档案管理的再教育，以及宣传活动，让他们更新观念，积极参与。有针对性地研究开发档案信息资源，实现档案资源的最佳配置，这样大家都能理解支持并协助管理人员做好档案工作。档案管理责任制能够有效地将这项工作细化，有利于执行，能够从制度上保证教务档案长期有效地收集和保存。

2.运用科学的方法及手段

随着信息技术迅速的发展、高校校园网的普及，为教务档案的计算机和网络管理提供了硬件支持。许多高校在档案的现代化管理方面都做了有效地尝试，通过构建网上档案服务平台，为更多的用户提供服务。网络作为资源共享的一种良好形式，是目前非常重要的手段，教务管理工作人员以及教师可以在校园网档案系统中查询所需要的文件材料，可以有效节约时间。因此，要想提高利用效率，就必须要实现档案信息的数字化和网络化，可以从以下几方面入手：（1）已有档案目录数字化，可以建立教务信息服务以及目录查询系统；（2）在学校尚未实现文档一体化管理以前，对学校在教务管理中产生的电子档案，对其中公开的信息进行全过程跟踪记录，对每份文件的修改、存储、传送等各项操作进行实时登记，最后建成各类数据库；（3）对高利用率、具有参考价值的纸质档案，可以通过扫描、录入等方式转化为数字化的档案信息，建成各类全文数据库、多媒体数据库。同时，在电子归档目录“备注”项中标明纸质文件的档案号，在能够解决归档文件资源共享的同时，能够确保数据准确，并将这些数据库通过网络开始服务。虽然离实现还需要很长一段时间，但是也可以将此作为努力方向之一。

3.加强教务档案开发及利用

档案的开发及利用是档案管理最重要的环节。较低层次的开发及利用是制定具体措施要求工作人员主动服务，如成绩查询；较高层次的开发及利用则是在管理模式上的变革，从注重静态管理转变成重视档案本身所承载的信息以及潜在信息之间的联系的动态管理。通过数据统计与分析，针对性地开发教学信息的内涵。因此，档案人员首先要解放思想，更新观念，摆脱封闭的档案管理机制，主动参与教务管理活动，加强各类教务档案的编研工作，对档案进行系统加工整理，变被动服务为主动服务。高等学校在坚持教学与科研相辅相成的理念的同时，各阶段都会有阶段性的重点工作，如我校的“实践教学建设年”、学校审核评估工作等。在开展类似建设活动与评估活动中，教务档案就发挥了优势作用，根据各阶段的重点工作，有针对性地收集和整理资料，及时提供帮助。并且在规章制度允许的范围内，高校档案可以按照规定向全校和社会开放，在办理合法手续后，最大限度地加大档案的开放程度，进一步提高档案的利用率。

综上所述，我们应该清楚地意识到教务档案管理工作在高校教学管理中的重要性，无论是管理方面还是利用效果方面，都是教学管理中不可或缺的重要组成部分。面对教育内涵式发展的新形势，我们不但要有开拓进取的精神，还要具备较强的专业水平和综合能力，不断提升管理人员的责任感，能够体会到教学档案管理工作的中心就是服务于教学科研、服务于高校发展和高校教学工作。

参考文献

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