浅谈声像档案的管理与利用

【摘 要】声像档案是指事物的主体在各种活动中形成的具有保存价值的照片、底片、影片、唱片、磁盘、光盘、磁介质、光介质、录音带、录像带等不同材料的载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分，是对纸质档案的完善和发展，它在极大地丰富档案信息载体的同时，也促进人们从更广泛的角度去认识声像档案，进而深入分析、研究声像档案的组成和发展，更好地掌握和利用声像档案这一信息资源。

【关键词】声像档案 管理 利用

1.声像档案的特点及管理现状

声像档案是指以磁性材料或感光材料为载体，以音像为主要反映方式，具有一定保存价值的照片、录音带、录像带等为载体，留在正片上的档案。传统的档案大多以纸质为载体，缺乏形象性、直观性，而声像档案能直接记录事物的过程，直观事物信息。这就使人们从更广泛的角度认识声像档案，从而更全面、更深入地分析、研究声像档案。

1.1数码照片的存储和收集

数码相机虽具有不计成本，存储量大的特点，但它不如在电脑上查看过瘾。因此，建议每次活动结束后，就将照片存入光盘，这样既看着方便，又防止丢失。

在数码照片的收集过程中，我们不但要将档案管理人员拍摄的照片整理归档，同时也要收集其它部门拍摄的照片。在收集过程中如发现有重大活动、重要会议上形成的照片没能及时归档，档案专职人员应立即通过电话进行追踪并索要。拍摄人员也应及时将精选的照片传递到档案管理人员手中。这样可大大地提高照片档案的收集率，确保照片档案的完整与安全。

1.2数码照片的筛选和整理

照片的价值是由图像的原始性、真实性以及质量决定的。照片的收集归档要进行挑选，剔除那些没有归档价值的照片，选取具有代表性的照片归档，同一场景的照片仅留一到两张，归档的每一张照片都要有质量保证。对其它部门发送来的数码照片，档案管理人员要及时整理、编辑，包括时间、地点、人物、是由、拍摄者等。其中主要人物要特别指明所处位置，避免因时间过长，照片过多，造成照片的混淆和丢失。

数码照片的分类按工程进行分类。不同工程的数码照片分别进行整理。每一个工程建立一个文件夹，对文件夹内的照片文件一般可按时间先后进行排列，并按其顺序进行编号。同一会议、同一个测试形成的数码照片排列在一起。

1.4数码照片的冲印和刻盘

对整理好的照片，除需用于纸质文件中的照片一次冲洗外，其它的照片均刻录成光盘形式存放，且一式三套，一套封存保管，一套供借阅使用，一套异地保存。刻录好的每套光盘应放在坚硬的惰性塑料盒内，且一并放在专用的磁盘柜中保存。

1.5数码照片的保存

由于数码声像档案刚刚兴起不久，其管理体制亦不是很健全，使得档案部门与有关产生声像档案的业务部门之间缺乏协调、沟通、统一，多数业务部门对声像档案的处理处于一种比较自由散漫的状态。加之业务部门人员档案意识薄弱，导致部分声像档案没能及时移交档案室统一管理。另外，随着单位内部机构调整或人员变动，亦造成部分声像档案的流失。

再由于声像档案存储载体的不一般性，决定了它的保存要求必须具备恒温、防磁、防火、防光、防震、防有害气体等诸多条件，所以，就目前而言，大多数单位不具备良好的声像档案的保管条件和设备，这一点，急需解决。

2.声像档案的管理对策及应用

对于声像档案的管理，首先应制定声像档案的管理制度。在制定声像档案管理制度的同时，应充分考虑声像档案的特殊性。在对声像档案的保管环境、排列方式、备份内容、借用方式和手续等条件应制定具体的管理条件。其次，档案部门应变被动为主动，积极主动地收集声像档案，并对声像档案材料从制作、采编导收集归档等一系列过程都要有严格的控制措施，层层把关，收集到质量高的声像档案。最后要考虑声像档案存储载体的物理寿命受贮存地点环境的影响而变化，一定要放到合适的地方。另外，对声像档案要定期倒带、复制，进行转存处理。录音、录像带等磁性载体，档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体一般每4年转存一次，并将检查结果登记备案。对于受损的声像档案，要进行翻拍、补救或更新，以免声像档案丢失。

没有创新就没有发展，档案工作亦是如此。因此，档案部门应该解放思想，更新观念，要有创新意识。对声像档案不能只是进行简单的管理，而是要有计划、有目的、有组织地做好编研、开发、利用工作。在遵循“价值性、实用性、精练性、特色性”原则的前提下，通过各种渠道收集有价值的声像档案，努力发掘声像档案的价值，为社会提供利用。

3.开发声像档案，服务改革发展

声像档案作为档案信息资源之一，如今已被广泛地利用着。其一，去年，我所进行军工单位保密资格认证，我们档案部门利用声像档案举办图片展览和汇编《保密知识图片》、《xx工程画展》等方式，多渠道、多方面的进行保密宣传，取得了良好的效果。其二，前不久，利用声像档案，我所科技人员为所里承揽一项重大科研项目。为了承接航空飞天任务，科技人员向上级领导汇报工程进展情况，为了有效、直观地阐明学术观点，他们采用了PPT加照片的形式，用较短的时间说明了问题，完成了任务。其三，在工程投标、项目课题论证等方面，我们均采用了图文并茂的PPT和彩色胶印的方式方法，有效地展开了雄厚的竞争实力，为我所在激烈的市场竞争中承揽了多项高科技的工程项目。

另外，我们还利用声像档案为我所质量审查立了汗马功劳。档案部门为迎接一年两次的质量审查，我们利用图片注释的形式，展览展示工程进展情况。为顺利通过质量审查，提供了有效的服务。

建立好的声像档案，是树立良好的形象，提高单位的知名度，增强市场竞争力的重要手段和有效的途径。我们利用声像档案为单位提供优质服务，并集中体现了两个文明建设，弘扬民族文化，为创造更多的效益赢得了更大的发展空间。因此，加强声像档案管理，十分必要。

作者简介：

孙晓燕（1963-），女，汉族，辽宁大连人，本科学历，工程师。

（作者单位：陕西西安中电科技集团公司第39研究所；陕西 西安 710065）