试论艺术档案工作的作用和意义

自80年代文化部和国家档案局联合出台关于艺术档案管理的系列文件以来,短短30年间,我国的艺术档案工作已经步入正轨,艺术档案管理也已成为一门独立的学科,在国家文化建设中发挥着越来越重要的作用。综观我国文艺团体艺术档案工作的发展和历程,可以看出艺术档案的管理已经初步走向科学化和规范化,艺术档案理论研究也取得了一定的成果。现笔者结合自己在艺术档案管理方面的实践和经验,粗浅地谈一下艺术档案工作的作用和意义。

艺术档案工作便于实现艺术档案管理的科学化和规范化。首先就艺术档案工作的内涵进行一下概念性解读。艺术档案工作是指通过科学的办法,正确的运用各种管理方法,直接地为艺术生产活动服务,丰富国家档案馆藏。从狭义上讲,就是艺术档案管理。主要包括八个方面,分别为收集、整理、保管、鉴定、检索、利用、编目、统计等,简称艺术档案管理八要素。从广义上讲,就是通过科学的管理,提供艺术档案材料,直接为艺术生产活动服务。从整体上讲,艺术档案工作是整个国家档案管理工作的一个组成部分。其次具体到一个单位的艺术档案,首先要面对的工作就是艺术档案的管理,可以说是从艺术档案工作的侠义入手,通过收集、整理、保管、鉴定、检索、利用、编目、统计等8个环节,实现科学的管理,直接作用于艺术生产,可见侠义是广义的细化,二者共同构成国家艺术档案管理的一个内容。

要顺利完成艺术档案管理的八要素,整理和利用是关键。在对艺术档案进行科学整理方面,要严格按照文化部和国家档案局制定的《艺术档案管理办法》的分类标准,它是科学进行艺术档案整理的工具和参照,对一个单位艺术档案管理科学化和规范化具有方法论意义。该分类法根据文化事业发展部门设置和文化艺术生产的活动的规律,按照艺术档案产生的领域,从大的范围内,确立了艺术档案宏观划分的六大类,第一,文学创作材料:包括文学创作活动形成的材料;文学本(手稿与印刷本);创作素材材料;采风材料。第二、艺术表演材料:剧本,包括导演本、演出本、改编本、移植本、外国剧作译稿;还应保留创作的手稿、修改本、发表本。一般在收集时,归档最后定稿外,还需保留首次修改稿,以及演出时的字幕电子版本;导演和舞蹈编导材料、导演构思、导演计划、导演阐述、排练计划;场记、舞台调度材料;舞谱材料;总谱、分谱、旋律曲谱、钢琴谱、合唱谱;剧照、造型照、空景照、气氛照、活动照;角色手记和演员心得;舞台布景设计和制作图;灯光设计图等。第三、美术、摄影材料:包括绘画、雕塑、工艺美术、民间美术、书法篆刻、美术展览、摄影艺术等活动材料。第四、社会文化材料:群众文学、群众艺术活动、群众艺术业务培训和辅导、群众文化艺术理论研究、民族民间艺术调查、传统民族民间艺术挖掘、抢救、整理、馆(站)举办的或参加市、区、街道各类文化艺术节等活动形成的材料。第五、艺术研究材料:文学艺术论著研究、美术研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。第六、艺术教育材料:艺术教育教材、教案、教学大纲;教职人员在艺术教育实践、创作研究中形成的材料;师生艺术采风收集、整理的材料;学生艺术实习、毕业演出形成的材料;学生艺术实习作品材料;学生艺术学科优异成绩材料。

以上这六个方面的分类实现了对全部文化艺术档案进行艺术学科体系的科学划分,是文化艺术单位管理艺术档案的总纲和依据。具体到一个单位,则对照以上六大类,来确定本单位的艺术档案。比如河北省艺术研究所的艺术档案,业务类参照该分类标准的第五部分,即艺术研究材料,包括文学艺术论著研究、艺术史研究、艺术品种研究、艺术专题研究、艺术作品研究等形成的材料。比如该单位研究室完成的《河北戏剧》、《河北皮影•木偶》、《河北梆子文化述论》等相关文艺科研成果。我在整理本单位艺术研究档案的时候,注重从艺术研究部门在课题调研、艺术科研与研讨、戏剧作品观摩等职能活动内容方面去归类、组卷,建档,分类清楚,组卷规范,收到不错效果。

艺术档案工作能够直接为本单位文化艺术工作提供服务,实现了艺术档案管理的根本目的。艺术档案管理的实质就是为了利用,科学规范地管理艺术档案,能切实有效地在利用方面发挥作用。艺术档案工作的服务性,是艺术档案工作赖以存在和发展的基础。艺术档案管理从细的概念来解释,就是收集、分类、整理、组卷、入档、编目、利用、统计等八个程序性的任务,完成了这八要素,就能基本实现艺术档案管理的关键内容,即整理和利用。比如我在管理单位艺术档案的时候,在综合类里面,一般第一项属类都是艺术节材料,分别包括戏剧节、杂技节等资料。就戏剧节资料来谈,首先按照内容,把每一届戏剧节分节目单、剧目剧本、评论等进行分类组卷,按照一个流水编号一直排列下去,如今年的某八届河北省戏剧节组卷排到了第56卷,那么下一届也就是两年后的第九届河北省戏剧节的第一卷一定是第57卷,以此类推,别的类别的艺术档案也照此分类组卷编号。并在此基础上建立了电子文件目录,在研究人员查阅戏剧节资料的时候,我可以从电子目录里面直接实现初步检索,快速提取所需实物案卷资料,及时为科研活动服务。如果能在电子目录文件的基础上建立本单位的民族民间文艺资料数据库,就更能快速实现所需资料的调取和利用。

艺术档案工作便于实现对艺术档案的集中统一管理。文化部和国家档案局在《艺术档案管理办法》通知中明确指出档案工作的基本原则是集中统一管理国家档案,维护档案的完整与安全,便于国家各项工作的利用。有利于档案馆的接收与管理。集中统一地管理全部档案,体现了艺术档案工作的组织原则和管理体制。在集中统一管理本单位艺术档案的时候,要建立专门的艺术档案馆,要保持艺术档案数量的齐全,质量上保证材料的有机联系,要具备一定的馆藏条件和设施条件,温湿度要求,密闭等。要把握馆、室的集中统一管理,艺术档案的内容不可分割,并有一套统一的相应的分类归档制度。比如我所在单位就建立了专门的艺术档案馆,对所有的纸本档案和音像档案初步实现了集中统一管理。按照本单位艺术档案分类标准,统一归档,统一的立卷,在单位制度建设上,注重把单位部室业务活动和艺术档案的收集、整理、归档、考核相结合,从而实现本单位艺术档案的集中统一管理。

总之,艺术档案工作是一项重要的文化事业,是进行文化历史研究,进行各项艺术生产活动的重要条件。它不仅是当前文化艺术工作的需要,也是继承和发展文化艺术财富的重要事业,是实现维护国家档案完整的重要保证。按照《艺术档案管理办法》,通过收集和整理本单位的艺术档案,实现艺术档案管理的科学化和规范化,既是艺术档案管理的需要,也是国家艺术档案建设的重要任务。做好艺术档案的管理,对于利用艺术档案为单位艺术科研及研究服务,更好地进行文化艺术交流,总结艺术发展的历史,研究文化名人的艺术实践,编写单位历史活动的沿革衍变,编写单位年鉴,单位大事记等都有非常重要的意义。