关于处理好档案成果利用与保密关系的思考

摘 要：档案的管理在现阶段的档案工作中是重中之重，因此现阶段的档案管理人员和部门应该对档案的管理工作加以重视。在现阶段的档案管理工作中，还有许多需要完善的方面，对于现阶段档案管理工作中存在的问题，已经有大量的有关文献对其做出了评价和指示，因此本文在此不多做评述，本文只针对现阶段的档案成果利用以及保密工作的有效措施进行思考和探索。

关键词：档案成果利用；档案保密；有效措施

如今随着信息化社会的不断发展，档案的保密与利用工作在如今已经成为了业界人士所关注的话题。对档案的成果利用以及保密工作进行分析和探讨，有利于档案工作的有效开展，同时也有利于保障机密档案的安全性。因此现阶段的档案保管部门应该对档案的成果利用以及保密工作给予足够的重视。

1 档案保密的重要性及现阶段存在的隐患

1.1 档案保密工作的重要性

档案作为记录组织或个人重要信息的载体，在人们的日常生活当中有着极为重要的作用。首先对档案的有效保密能够保证个人信息不被他人非法窃取[1]。个人信息的重要性现在已经被人们所熟知，一旦个人信息被他人窃取，他人就可以利用受害者的信息从事非法活动而自己能够从中获利，给受害人造成不可估量的损失。其次，企业或组织的档案中所记录的是企业或组织发展过程中的核心机密，一旦出现泄密的情况，就可能给组织或者企业造成不可估量的损失，轻则是企业或组织蒙受巨大的经济损失，严重的甚至可能导致组织或企业的倒闭；最后，对于国家而言，机密档案的丢失可能会威胁到国家的安全，一些重要的军事或生物方面的科技一旦被其他国家非法窃取，可能会使国家的科技发展受到巨大打击，从而威胁国家的安全稳定。综上所述，档案的保密工作无论对于个人、集体还是国家都有着至关重要的作用，因此现阶段的档案部门应该加强对档案的保密工作。

1.2 现阶段档案保密工作中存在的隐患

如今随着科技的发展，档案部门对档案保密工作做的也越来越好，但是在现阶段档案保密工作的发展过程中，还是存在着以下几点问题：首先，随着科技的不断发展，网络入侵系统也不断升级，但是现阶段的部分档案部门的网络安全防护还没有进行全面的升级，这就是档案管理部门所保管的机密档案有着很高的安全隐患；其次，在当前阶段，由于部分年分比较久的档案是以纸质档案袋的形式进行保管，这就导致在档案的保管过程中可能会因为外界气温、湿度等变化使文件损坏，从而使文件失去了保密的意义；最后，在现阶段的档案保密工作中，由于部分档案管理人员没有经受过专业的培训，这就是着这一部分档案管理人员的安全意识以及岗位责任意识没有得到有效加强，一旦档案保管的网络遭受到不明攻击，可能就会出现档案管理人员不能及时发现攻击来源以及破解方法而导致档案丢失的情况。

2 档案保密的有效措施

2.1 做好开放档案的审查工作

由于部分档案由于年代或者其他方面的原因，已经失去了其保密的意义，因此需要对公众进行开放。在这一过程中，档案的有关管理人员应该对需要开放的档案做好审查工作，确保所开放的档案是已经过了保密时期的档案[2]。因此，在开放档案之前，档案管理人员应该对即将开放的档案进行严格的审查，确保没有还处于保密期的档案暴露在公众的事业之下。例如，档案保管部门应该建立完善的开放档案审查体制，在所开放档案的审查过程中应该建立“三重审查”，即首先有基层档案保管人员对档案进行初步审查，在审查的过程中基层审查人员应该做好相关档案的审查记录工作，随后将档案以及记录表递交上级的审查部门。上级的审查部门在接到基层工作人员送来的信息后，应该对照表格信息对档案进行复审，并将基层工作人员再审查过程中出现的失误进行弥补，随后将整理好的档案送交最高领导。最高领导通过自身对档案信息的了解，对档案进行最终的审查，并在表格上签字盖章后，该档案才可以处于开放的状态。通过这种三重审查的审核流程，能够在最大程度上确保处于保密时期档案的安全度，从而提升机密档案的安全系数[3]。

2.2 做好档案的解密工作

国家《保密法》为档案的保密想作出了三个等级地划分，即“绝密档案”、“机密档案”以及“秘密档案”，由于三个等级档案的机密程度不一样，因此在实际的操作过程中，对档案的保管措施也不尽相同。随着时间的流逝，由于档案的机密程度具有一定的“时效性”，因此在对档案进行解密时要根据不同档案的机密程度采取不同的解密手段，为了使档案解密工作顺利展开，在档案的保管过程中，就应该对不同机密等级的档案保存在不同区域，同时做好相关记录，在解密时就可以根据不同档案的机密程度送交不同的解密人员手中。例如，档案管理部门可以开设三个等级的解密工作小组，同时在保存档案的过程中对不同机密等级的档案实施不同区域的保管，一旦档案过了有效期，就可以根据不同机密程度的档案送交相应的解密人员手中。通过这种方式，能够有效提升档案保管部门的工作效率，也能在一定程度上增加档案在保管过程中的安全性。

2.3 强化有关人员的保密与岗位责任意识

档案的保密与利用工作最终也要落实到具体工作人员的肩上，因此在现阶段档案保管过程中，应该对档案部门工作人员的专业素质以及岗位责任意识进行加强和培养，确保在档案保管的过程中，机密档案始终处于安全的状态。对于档案管理人员的培训，可以采取培训班的模式，对档案的保管人员进行相应专业知识的培训，使其意识到档案保管的重要性，从而使档案在被保管的过程中有强有力的安全保障。例如，在档案部门进行系统升级后，可以聘请专门的信息技术人员对档案的保管人员进行培训，提高档案管理人员的安全责任意识，一旦档案部门的信息系统遭受到黑客攻击，档案管理人员能够及时做出应对，确保档案的安全。

2.4 做好档案利用前的准备工作

在档案进行公开之前，档案部门应该对档案的利用做好相应的准备工作。所谓准备工作，其实就是在档案进行公开之前，对所公开档案进行备注、备份以及确认分类等工作，这一系列工作是保证档案安全性的重要措施，因此档案的保管部门应该对此加以重视。在当前的档案利用前的准备工作中，最为重要的就是对档案的分类保存以及备份工作。档案的分类保存能够是整个档案管理部门的对档案管理的系统性，而档案的备份工作是保障档案在利用过程中不会丢失的重要举措，因此在现阶段的档案保管部门，有关部门应该加强对档案的备份和分类工作。例如，档案保管部门建立自身的数据库，在档案利用之前对所有已经无需继续保密的档案进行分类保存。同时要对即将转移的档案进行备份保存，以保障在今后的工作中如果还要使用该档案，档案部门能够在最快的时间内将该档案进行提取，以此来提升档案部门的工作效率，保障档案保管部门的工作质量。

3 结束语

随着信息化社会的不断发展以及大数据时代的来临，档案的安全性在一定程度上受到来自多方面的威胁，因此现阶段对档案的保管工作在现阶段应该引起有关部门足够的重视。如今档案的管理方面还存在着很多的安全隐患，而档案部门方面还在不断发展中，因此现阶段距离实现档案的绝对安全看起来不切合实际，对此，档案管理部门应该加强内部的管理以及优化档案管理措施，从根本上确保所保存档案的安全性。

参考文献

[1]李志宏. 对档案工作中正确处理保密与利用关系的思考[J]. 内蒙古统计，2014，03：49-50.

[2]刘晓玲. 谈档案利用与档案保密[J]. 山|纺织经济，2012，07：119-120.

[3]李财富，刘东红. 略论档案服务社会化的基本原则[J]. 档案与建设，2013，11：4-7+14.

作者简介

冯久龙（1976-），男，汉，黑龙江省哈尔滨市，副研究馆员，本科，研究方向：档案管理，档案信息化建设。