谈信息化管理下的档案管理安全问题与增强措施

摘 要：随着当今科技的迅速发展，对我们的生活产生了巨大的影响，而在档案管理领域则主要表现为档案的信息化管理，档案的信息化管理指的是将原本的文本档案按照一定的形式将翻译成电子信息档案，在这个翻译的过程中，对其中的图片、音像、文档、以及纸张按照原本档案管理的方式进行信息化的专业处理。在林业工作中，工作人员主要通过对电脑的操作来完成林业工作档案的录入、整理、保存、以及使用等过程，因此信息化管理下的档案管理相对之前的文本的档案管理来说变得更加简单和方便，大大提高了档案管理工作的工作效率，但是由于电脑以及互联网科技的自身特点，使得信息化管理下的档案管理在实际的操作过程中还存在着相当多的问题，下面针对这些问题，提出一些自己的看法和解决建议。

关键词：信息化；管理；档案管理；安全问题；增强措施

当今社会是一个科技的社会，科技对人们生活的影响也越来越大，而在档案管理这一方面，对档案进行信息化管理与传统的档案管理相比有着无可比拟的优势，因此对档案进行信息化管理是顺应社会发展的趋势，但是由于信息化自身的一些特点，使得目前档案的信息化管理存在着相当多的问题，比如说电子档案容易被篡改和复制，合法性和真实性难以被保证，还有就是档案信息的传输中也容易出现一些问题，其安全性也无法被保证。林业档案记录了林业的实践活动，如营林生产、森林资源管理、木材生产、林业区划等内容，这些档案对于全社会而言都有十分重要的作用，一切关于建设林业方面的活动都无法离开档案的帮助。因此，我们在进行档案的信息化管理的时候，必须要正视其中的问题，并针对其中所存在的问题，积极地去采取应对设施，以促进信息化管理下的档案得以更好地进行。

1 信息化管理下的档案管理所存在的安全问题

1.1 信息化管理下人员以及编制的缺陷

受信息化管理的自身特点的影响，工作人员在进行档案管理的过程中，需要操作电脑来完成档案的录入、保存、整理、以及传输等步骤，但是每个工作人员自身素质存在个体差异，对计算机技术和安全管理缺乏相应的理论和实践知识，这就使得工作人员在进行信息化档案管理的过程中，操作不当，对一些档案数据的加载、更改、以及传输不及时、不到位，甚至会留下很大的数据漏洞，使得一些心有不轨者有机可乘，对一些信息化的档案数据进行复制和更改，以满足一己私利，因此，在信息化管理的档案管理的过程中，管理人员个人的素质以及计算机技术是阻碍档案信息化发展中很重要的因素。

1.2 网络档案信息传输中存在的问题

互联网科技的一大特点就是其内容的保存、传输是以数据的内容进行的，这就使得档案的内容很容易被人有针对性的进行入侵、复制、和篡改，特别是在传输的过程的，由于信息化档案管理使得部门之间的档案传递也常常采用数据传递的方式，而数据传递往往使用公用的数据网络，因此在传输过程档案的数据容易被人窃取，尤其是一些保密性极高的档案数据的传输安全也就成了当前信息化档案管理下一个相当大的难题。

1.3 电子信息档案保管下的合法性以及真实性的问题

传统的纸质档案虽然比较笨重，使用上也有一些繁琐，但是纸质档案有一个很大的优点就是纸质档案的真实性和合法性有所保障，领导的签名以及单位的盖章也比较好进行鉴别，而信息化下的档案以数据的形式存在，数据在保存的过程中如果操作不当极易出现数据毁坏的情况，而且数据极易被篡改，因此数据形式下档案的合法性和真实性是很难证明的，这也是目前情况下亟待解决的难题。

1.4 信息化下电子档案保存的安全问题

信息化档案管理下电子档案要想进行长期的保存，就需要一个非常大的服务器，并且需要专门的技术人员来进行维护，而这些设备的使用以及寿命也就成了制约信息化档案长期保存的制约因素，电子设备使用周期较短，常常需要更换，因此在进行更换的情况下数据档案的保存也就成了问题，所以工作人员一定要加强信息化下电子档案的保存工作，使电子数据档案不会因为设备老旧以及工作人员更迭而造成毁损和被盗。

2 对于信息化管理下档案管理的一些措施和建议

2.1 提高电子档案管理人员的业务素质

信息化管理下的档案管理虽然强调计算机以及互联网的技术贡献，但是在工作过程中，林业档案人员的个人业务素质也起到了一个非常重要的作用，因此信息化档案管理部门要加强对工作人员做好专业的培训工作，做好业务安全以及信息安全的宣传教育工作，使工作人员的专业素质得到提高，并加强对工作人员的思想素质、职业素质进行培养，端正工作思想，把心态放正，用高度的责任心和事业心做到优质化的档案管理工作。管理部门还可以引进一些专业的人才，使其为信息化下的档案管理做出更大的贡献，档案管理部门要根据信息化下档案管理工作中所出现的问题，加强对工作人员的培养和教育，使其能够对于工作过程中所出现的问题能够更好的进行解决，以确定信息化下档案管理工作能够顺利的进行。

2.2 从各个环节入手做好安全管理工作

在信息化下档案管理工作过程中做好技术安全工作也是保障档案信息安全的重要举措，具体来说有如下几种方式：第一，使用保密的技术，也就是对原有档案的数据进行加密，使其不易被人破解和利用。第二，使用电子文件的签署技术，电子文件由于其特殊性，其签署主要分为手写式数字签名和证书式数字签名，而通过这些签署技术，可以对文件上的一些签名和盖章更好的进行辨别，以保证信息的安全性和保密性。第三，对电子档案进行权限上的管理，也就是对电子档案设置权限，只允许被授权的人员进行查阅、传输、和修改，也可以对档案设置不同的权限等级，不同的人权限等级可以获得不同的档案管理的权利，以便更好地进行电子档案的安全性管理。第四，采用电子档案监控的技术，简单来说就是设置防火墙来对电子档案的数据传输进行监管，对于没有档案调取权限的IP地址的传输工作一律进行阻止，以此来达到保护电子数据安全的目的。

2.3 完善电子档案管理制度

在进行电子档案的保管、整理、修改、以及传输工作中，我们还要建立健全电子档案的保存以及安全管理的相关制度，使电子档案管理中的各项工作都有章可循，才能使电子档案工作更好地进行，其中主要包括以下几个方面：首先要对档案管理的责任有一个明确的规定，即在电子档案的管理过程中实行个人负责制，对于电子档案管理之中出现的问题，由个人承担责任，并追查到底。其次对电子档案进行及时的整理和核对，以便更好地发现其中所存在的问题。最后要完善安全管理制度，保证电子档案的安全性、公正性、以及保密性。

2.4 采用新型技术加强管理安全

这主要是针对计算机技术而言的，即在电子档案的管理过程中，对于电子档案管理所使用的设备安装安全系数高的系统，并且在重要数据的储存设备上安装防御系统和数据的防火墙系统，还有就是要定期的对数据进行安全扫描，以便及时的发现其中隐藏的木马以及系统漏洞，主动的加强对电子档案数据的保护。

3 结语

总之，在电子档案发展迅速的今天，做好信息化管理下的档案管理工作已经是一项迫在眉睫的工作，因此相关的档案管理的部门一定要根据实际情况做好电子档案数据的保护工作，解决存在于电子档案管理工作中存在的安全隐患问题，使信息化下档案安全管理工作得以更加顺利的进行。

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