VBA在学生缴费注册管理程序中的应用

摘要：利用VBA技术开发一套基层电大学生缴费注册管理系统，结合利用EXCEL和ACCESS软件，重点要掌握VBA技术在数据访问、报表呈现中的应用技巧。该文根据开发电大学生缴费管理系统的经验，整理出相关系统设计及技术解决方案，以供学习交流及参考。

关键词：VBA；缴费管理系统；数据库

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）16-3736-03

学生缴费注册管理工作是电大管理的重要环节，传统工作方法中存在缴费数据统计效率低、报表不够美化等问题，造成学生支持服务工作的滞后，进而影响了基层电大学习支持服务的质量。本系统可以辅助收费部门管理好缴费信息，让各级管理者及时了解学员注册情况，从而为各种管理工作提供决策依据。

1 学生缴费管理系统的要求

1）根据缴费单据生成缴费数据，系统应能根据收费标准生成学生各项费用；

2）录入员只需输入学号或姓名，即可查询学生的历史缴费数据，已缴费数据不能随意修改，从而减少人为错误；

3）按班级查询学生缴费情况并生成报表，方便统计学生的缴费情况，以便班主任核查；

4）按班级批量录入缴费数据；

5）生成全校的在读学员缴费情况报表，方便领导决策；

6）缴费数据在ACCESS数据库中保存，在查询时调用，不增加EXCEL主程序的大小，提高数据的安全性；

7）利用员工号和密码登录，提高数据的安全性；

8）用快捷按钮来访问常用功能，提高界面的美观性。

2 缴费管理系统的设计与功能实现

2.1 系统分析

数据库设计：系统采用ACCESS数据库作为数据存储、访问对象，数据表应包括班级表、学杂费标准表、学员表、缴费记录表等。为了便于查询访问数据，要事先在查询设计器中生成各类查询，如学员情况查询、学员缴费情况查询、各班按学期统计已缴费人数查询等。

2.2 系统设计

1）缴费登记：通过以下步骤可将学生的缴费信息录入本系统数据库中。

第一步是查询，确认学生信息，如姓名、学号，及已缴费学期及项目等，在查询结果界面，可以添加新的缴费记录 ，方法是点击“添加记录”按钮；第二步，输入缴费信息，即所交学期（必须输入）、确认金额等 ；第三步，保存到数据库。此时，程序会回到查询界面，并立即刷新数据库，从而可以见到该同学的最新缴费数据。

2）按班级查询缴费情况。

按照班级查询缴费情况，主要的服务对象是班主任，为了让班主任可以方便地查询到所辖班级的详细缴费情况，包括在读学员及休学学员，以及学杂费和补修学分费的缴费情况，采用从数据库中直接访问相关数据，并生成数据透视表的方法。提供的功能包括是：选择学生类别（本科、专科）、班级；设置查询条件（全部学员，或只显示在读学员）；打印报表。

3）查询全校缴费情况。

为了完善缴费管理工作，本程序设计了全校缴费情况的汇总报表，该报表能自动查询本校处理缴费状态的班级（1-6学期），将其作为统计的对象，然后对缴费数据库进行查询，并获得各班级各学期缴费注册的学员人数及休学人数。如图2所示 ，操作方法很简单，只需点击“全校汇总”菜单，进入报表界面，并点击“更新数据”按钮即可进行自动数据库统计和数据填充显示。

3 结束语

本系统采用EXCEL电子表格软件作为主要的操作界面及数据访问平台，并以ACCESS数据库为支撑，实践证明，具有实用、美观、数据安全性较高等特点。通过本系统来辅助收费部门管理缴费信息，进而改进了各项管理，提高了学生支持服务水平，有效地降低了新生流失率。

参考文献：

[1] 沃肯巴赫. Excel 2003高级VBA编程宝典[M].盖江南，王勇，译.北京：电子工业出版社，2005.

[2] 汉森. Excel 2003与VBA编程从入门到精通[M].李兆斌，译.北京：电子工业出版社，2004.