数字化管理在城建档案工作中的应用

摘要：本文作者就数字化管理的定义出发，阐述了在数字化管理在城建档案接收、保管、查阅、业务等工作中应用。

关键词：数字化管理；城建档案；管理工作；应用

城建档案是城市建设、规划、发展的依据，记录了城市发展的历程和发展状况。城市发展是在城建档案的信息采集、处理、分析的基础上进行规划的。在这一过程中，需要大理的档案信息进行量化定性分析。为了提高工作效率，许多城建档案管理部门进行了档案信息化建设。在信息化系统中对城建档案进行数字化管理是时展付与档案管理人员的使命与任务。为了更好地对城建档案工作进行管理，必须将数字化管理运用到城建档案管理工作中去。

一、数字化管理的概念

数字化管理是指利用计算机、通信、网络等技术，通过统计技术量化管理对象与管理行为，实现研发、计划、组织、生产、协调、销售、服务、创新等职能的管理活动和方法。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式[1]。在城建档案工作中应用数字化管理，可以将城建档案管理得公平、客观、优质、高效，提高城市规划的有效性，保证城市发展的目的性，把握城市发展的方向，记录城市发展的动态。数字城建档案馆是城建档案管理技术与计算机技术、网络技术和多媒体技术等结合的产物, 代表着城建档案事业的发展方向, 也是城建档案信息化的表现形式。

二、数字化管理在城建档案工作中的应用

1、数字化管理在城建档案接收上的应用

城建档案接收工作的数字化，是按要求建立电子档案将进行报送，然后根据建设工程进展，将建设工程的文件和图纸信息同步录入系统，以光盘、U盘等形式直接报送数字化打包信息。工作人员将按系统程序要求，逐条逐项地信息的录入，避免了纸质接收模式的那种随意性导致档案缺项漏项或重复冗余，体现了城建档案的客观性和真实性，而且在接收录入时，由于电子信息的可复制性，大大提高了工作效率。

2、数字化管理在城建档案保管上的应用

传统的城建档案保管都是基于纸质档案实体，随着城建档案的不断增多，档案的搬运摆放、调整和保护工作越来越繁重，给档案保管工作带来困难。而数字化管理模式将馆内档案信息进行扫描录入，以后无需再对纸质档案进行搬动和查阅。对于新接收的城建档案进行数字化录入，不再需要厚重的纸张实体，大大减少了纸张的浪费和搬动量，节省了库存空间和劳动量，而且在管理上也是在计算机上进行数据库管理、维护和保护。只有做好备份，一切工作都从劳动中解脱出来，并且优化了城建档案保管的环境。这种数字化档案管理以更少的人、更少的空间、更少的投入，完成了更加高效的工作，是城建档案工作质的飞跃。

3、数字化管理在城建档案查阅上的应用

数字化的优势在于方便快捷，满足了人们工作生活快节秦高效率的需求。无论是城市规划部门还是城市建设部门在查阅城建档案时，都需要得到准确、全面、快速的查阅结果，而传统的档案查阅，工作量之大，准确性之低已经完全无法满足城市发展的需要。而将馆藏和新建的城建档案进行全面的数字化录入后，在查阅条件录入后，计算机自动进行全面检索，所有符合条件的档案都一一在列，而且图纸、声像及各种电子文件都可以得到查阅、复制和纸质输出[2]。并通过数字化查阅的结果可以上传至远程端，下载到U盘或打印出来，为查阅者节省了大量的时间，实现了查阅的人性化。

4、数字化管理在城建档案业务工作上的应用

数字化管理在业务上的应用，主要是通过建设数字化的平台进行业务工作数字化。规范城建档案工作业务流程，提高工作效率。在这个数字化办公平台上，工作人员从签订档案报送责任书开始至房产管理和办理产权手续等，都是通过数字化办公设备和程序进行的，完全杜绝了手工程序带来的错误，而且对各种工作流程进行界定和标注，既不能越位，对时间上的延误也记录得非常精确、细致，对工作人员本身进行了管理、提醒、激励和约束，提高了工作人员的业务水平。因此，数字化管理在城建档案业务工作上的应用，是最为先进的管理手段，为城建档案工作开辟了新的徐径。

总之，将数字化管理应用到城建档案工作之中，实现馆藏资料数字化，信息传输网络化，管理系统智能化，工作人员知识化和专业化，不受时间、空间限制的可视化[3]。并且提高城建档案工作的效率和规范化，节约成本投入。因此，在城建档案的接收、保管、查阅、业务等工作中具有不可替代的重要作用。为了加快城建档案信息化建设和使用，城建档案相关部门要加强重视，提高队伍素质，完善数据库，使数字化管理更好的为城建档案工作服务，更好的为城市发展服务。