用友ERP―U8采购管理系统初始设置

[摘 要] 采购管理系统是供应链管理系统中的重要子系统，其初始化设置工作的正确性，不仅对采购管理系统本身，而且对其他与之相关联的系统也有影响。文章分四个步骤对采购管理系统的初始化工作进行了阐述，企业在进行初始化时可以对照使用，从而避免出现问题。

[关键词] 初始设置；采购管理；用友U8

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 016

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）11- 0033- 04

0 引 言

采购是企业供应链活动中一个重要的组成部分，通过采购，企业从上游合作伙伴获得生产所需的物资，保证企业生产经营需要。用友U8采购管理系统从供应链管理的角度，为企业的采购活动提供了一个良好的管理平台，帮助企业建立一个围绕采购活动的全面管理系统。用友U8采购系统与生产制造系统、库存管理系统、应付款管理系统、存货核算系统、委外加工系统等多个系统都存在接口关系，其在供应链中的作用非常重要。但笔者在项目调研中发现，很多工业企业围绕采购活动的全面管理系统并未建立，或者建立后不能有效使用。有的企业应用采购管理系统总是出现这样那样的问题，究其缘由，竟然是采购管理系统在初始化时的某个参数设置错误，并导致后续一系列错误的发生。因此，企业应提高对采购管理系统初始化工作的重视程度，避免以后在进行业务处理时出现不必要的麻烦。本文分四个步骤对采购管理系统的初始化工作进行了阐述，企业在进行初始化时可以对照使用，从而避免出现问题。

1 系统启用

以账套主管的身份注册进入企业应用平台，在页面左侧的工作列表中打开“基础设置”选项卡，执行“基本信息―系统启用”命令，启用采购管理系统。需要注意的是，执行系统启用操作一定是在进入企业应用平台后，且不能进行任何操作的前提下才可以。

2 录入期初数据

采购管理系统的期初数据通常包括两种情况：

一种是期初暂估入库，是指采购的货物已入库，但是还没有收到供应商开具的发票的业务，就是常说的货到票未到；

另外一种是期初在途存货，是指采购货物的发票已经送到，但是货物由于其他原因还没有送到的情况，就是常说的票到货未到。

录入期初数据是为了将来货、票齐全时及时进行结算。

2.1 货到票未到――期初采购入库单的录入

在企业应用平台左侧的工作列表中打开“业务工作”选项卡中的采购管理模块，执行“采购入库―采购入库单”命令，进入“期初采购入库单”窗口，如图1所示。

单击“增加”按钮，录入相应信息后“保存”。如果需要修改期初采购入库单的信息，可先打开“入库单列表”，再双击打开需要修改的入库单，单击“修改”按钮进行修改后“保存”。如果需要删除入库单，则在“入库单列表”中双击打开需要删除的入库单，单击“删除”按钮即可；或者不打开“入库单列表”，直接在图中单击左右箭头即可找到已输入的采购入库单，执行修改或者删除的操作。

需要注意的是，在采购管理系统期初记账前，通过点击采购管理系统的“采购入库―采购入库单”只能录入期初入库单；而在期初记账后，采购入库单则不能在采购管理系统中录入，而需要在库存管理系统中录入。此外，在采购管理系统期初记账前，期初入库单可以修改和删除，但在期初记账后，期初入库单将不允许修改和删除。

2.2.2 票到货未到―期初发票的录入

期初存货在途，但企业已收到供应商开来的采购发票，此时需要录入期初发票的信息。发票有编号，可以由系统自动编号，也可以由用户自行编号。

很多企业需要自行编号，这就要求在录入前将相应的发票设置成允许手工修改发票编号。具体操作如下：

在企业应用平台左侧的工作列表中打开“基础设置”选项卡，执行“单据设置―单据编号设置”命令，在打开的“单据编号设置”对话框中单击选中需要修改的单据类型（如采购专用发票），同时将“手工改动，重号时自动重取”复选框打钩，保存后退出，完成设置，如图2所示。

单击“增加”按钮，按要求录入发票的具体信息后“保存”。如果需要修改期初发票的信息，可先点击“采购发票―采购发票列表”，在打开的“采购发票列表”中找到需要修改的发票行，双击后打开，单击上方的“修改”按钮进行发票信息的修改后“保存”。如果需要删除发票，则执行同样的操作步骤，单击“删除”按钮即可；或者不打开“采购发票列表”，直接在图中单击左右箭头即可找到已输入的采购发票，执行修改或者删除的操作。

2.3 特殊业务两种期初数据录入

期初数据除了“期初暂估入库”、“期初在途存货”以上两种常用情况需要录入单据外，有的企业因特殊业务的需要还会录入以下两种期初数据：

（1）期初受托代销商品的入库记录。在启用采购管理系统后，要将之前没有与供货单位结算完的受托代销入库记录输入系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。

（2）期初代管挂账确认单。在启用采购管理系统后，要将之前已与代管的供应商进行了耗用挂账，但还没有取得供应商的采购发票，因而不能进行采购结算的代管挂账确认单输入系统，在取得发票后再与之进行结算。

3 采管理系统参数设置

采购管理系统的参数设置，是指在使用采购管理系统进行日常业务处理之前，要确定采购业务的范围、类型以及对各种采购业务的核算要求，这是采购管理系统初始化的一项重要工作。

在采购管理模块中执行“采购管理―设置―采购选项”命令，在弹出的“采购选项设置”对话框中进行相应的设置。“采购选项设置”共分“业务及权限控制”、“公共及参照控制”、“采购预警和报警”三个页签，应分别进行设置。

需要注意的是，在进行采购选项设置之前，企业一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，应结合企业实际业务的需要进行设置。

因为有些选项在期初记账或开始日常业务后将不能随意更改，所以企业最好在业务开始前进行全盘考虑，尤其是一些对其他系统有影响的选项，设置时更要考虑清楚。

4 采购期初记账

期初记账是指将采购期初数据记入有关采购账，它标志着采购管理系统的初始化工作全部结束，相关的参数和期初数据将不能增加、修改和删除，除非取消期初记账。

期初记账的操作很简单，在采购管理系统中执行“设置―采购期初记账”命令，在打开的“期初记账”对话框中单击“记账”按钮，如图4所示，在弹出“期初记账完毕”信息提示框后单击“确定”，从而完成采购管理系统的期初记账。

需要注意的是，如果企业没有期初数据可以输入，也必须执行期初记账操作；如果企业期初数据是运行“结转上年”功能得到的，则为期初未记账状态，同样需要执行期初记账。

以下情况采购期初恢复记账按钮是灰色的，即不能取消采购期初记账：①采购系统月末已经结账；②采购系统未结账但进行了采购结算；③存货核算系统已经期初记账。相应的解决方法如下：①恢复采购系统月末结账前状态、取消采购结算；②取消采购结算；③先取消存货核算系统的期初记账，再取消采购系统的期初记账。

5 结 语

至此，经过以上四个步骤，采购管理系统的初始设置工作结束。企业在开始日常的采购业务之前最好将账套做个备份，以免意外情况发生造成数据的丢失。

主要参考文献

[1]李震，袁岩凤.ERP财务管理与供应链管理系统实验教程[M].北京：清华大学出版社，2011.

[2]王成.ERP理论与实践[M].北京：清华大学出版社，2011.

[3]王峰.ERP-U8会计信息化应用实务[M].北京：机械工业出版社，2013.