论高校档案管理人员信息素养的培养

随着市场经济的不断发展和进步，社会对档案管理人员的要求也日益增加，高素质高技能的档案管理人员成为许多单位的要求，特别是在高校从事档案工作的人员，由于高校的档案材料数量之多、涉及学生、教师、学校等方面之广，档案本身所具有的原始记录性、孤本稀有性、内容典型性，随着时间的推移具有永久的利用价值等特点以及现代化程度的不断推进，迫使档案管理人员的素质不断提高，以满足不断变化的社会与形势的要求。信息是现代社会的宝贵资源，可以说，谁掌握了信息，谁就掌握了行为的主动权，而档案管理人员的信息素养培养，是对提高档案管理人员素质的重要途径，它不仅是信息素养在档案管理中的重要性所决定的，也是档案管理工作的特殊性所要求的。

一、档案管理与信息素养

档案是对材料的有序化组合，而材料的来源是信息资料的搜集、甄别、选用等一系列过程的综合结果。可见档案与信息之间的重要关系。因此对于档案人员素养特别是信息素养的培养就显得非常重要，它是实现档案的多元化的前提和基础，是提高档案质量的直接因素，也是档案工作发展的重要保证。

信息素养是一种综合能力，对于高校档案管理人员应具备的信息素养有：要有一种主动获取信息的意愿、能够主动的搜集获取信息；能自如地掌握信息、选择信息、评估信息；能有效地利用信息，并将信息与档案管理工作有机的结合；能熟练地运用信息，使信息在档案的建设过程中真正“活”起来，真正体现信息的价值；能准确的预测信息，档案人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见，这是一种较高层次信息能力。

档案的质量的好坏来源于档案人员素养的高低，来源于对大量信息的获取、鉴别、选择、运用的能力，档案人员的信息素养培养不同忽视。档案管理人员只有具备了一定的信息素养能力，才能更好地更主动地开展工作，将自己独到和建设性的意见建议纳入档案之中，使档案材料的内容更详实、更真实也更可信，真正地服务于师生、学校和社会。

二、对档案管理人员的要求

信息素养是档案管理人员素质的体现，是档案真正实现价值化的重要参考坐标，由于信息的及时、广度、稍纵即逝等特点，把握信息本身就是一项艰巨而长期的工作，档案管理人员与信息的特殊化关系，迫使档案管理人员必须具备相关的信息能力，档案人员应具备全方位的信息视角，并要在勤、快、准、精方面严格要求，不断提高自己的技能与素养。

1、勤。档案管理人员不能一味采取被动的态度，将领导或其他部门提供需存档的材料进行简要地编辑与制作，这不仅会使档案的完整性无法把握，也会使档案管理人员产生惰性，不能积极主动地去寻找、发现信息，从而可能丢失有用的信息，甚至造成因信息的唯一性特点而带来的不可挽回性。因此，档案管理人员需以“勤”为先，可以主动地到各系、各部门搜集信息资料，亦可通过各种途径，如校内的网站、报纸等通讯信息等，及时获取有关信息的第一手资料，将新近发生的重要或有用信息牢牢掌握在自己的手中，实现信息的整体优化。

2、快。档案管理人员在面对大量信息材料的时候，必须根据自己的经验主动迅速的搜集信息，特别是原始资料的保存，由于一旦丢失就无法获得，档案管理人员必须快速的将资料加以加工和保存，确保信息的及时保存性。同时，高校档案管理人员面对大量的档案材料，有学校的、有教师的、有学生的以及其他方方面面，而从事档案管理的人员又有限，因此，在操作过程中，必须在准确的情况下力求迅速与及时，从而保证档案的高质量特性。

3、准。这就涉及到对档案人员素质的较高要求。准，即准确的识别信息、准确的选择信息和准确的保存信息。档案管理人员对信息要求鉴别能力，对于信息的优劣要有选择能力，同时，必须认真仔细地确保欲存档的信息准确无误，在操作过程中，要根据严格遵循档案建设的有关要求、制度与程序，佐证说明材料与文件匹配等，档案管理人员必须具备严格的职业纪律，认真地履行管理职责，从而为广大师生以及社会服务。

4、精。档案管理人员在面对大量信息的时候，会碰到信息资料重复的时候，或是信息资料大同小异的时候，这时，档案管理人员应去粗取精，将更好更适合的资料放进档案，假如档案操作人员在制作的过程中，将任何有关的材料不加鉴别和整理的统一归档，会形成档案的多而重复甚至浪费等结果。档案人员只能对信息资料给予一定的鉴别和分类，才更好地把档案管理好。

档案的建设过程是信息资料搜集、选择、保存的过程，这需要管理人员本着严肃认真的态度，档案管理人员只有本着勤奋、迅速、准确、精练的态度，把工作做实、做细、做好，才能更好地实现信息的最大化价值，服务于整个高校的档案管理工作。

三、提高高校档案管理人员信息素养的途径

档案管理人员的素养是在不断的积累和学习中进步成长的，高校本身就拥有良好的教育资源，必须严格的对档案管理人员进行制度化管理，切实提高档案管理人员的素养特别是信息素养。

（一）良好的协作意识。

在履行管理工作的过程中，孤军奋战只会让工作人员身心受创，不能较好地达到目的。对于高校档案人员的信息素养的培养，要形成一种人人参与的氛围，在学校中形成重视信息、及时推广信息和交流信息的习惯，高校档案人员要具备良好的协助意识，不仅主动的与各部门协调搜集信息，同时管理人员之间也可以有一定的分工，由于信息的大量性，某一个管理人员不可能掌握所有的信息，因此，需要管理人员的团结协作精神，将信息工作细化，并按不同的内容分配给各成员，形成良好的协助氛围，并有意识的多交流学习，从而增加档案管理人员的信息量和获取信息的速度，提高档案管理人员的信息素养。

（二）现代化手段的灵活运用。

在以往的档案管理人员的信息要求上，仅仅是了解和掌握一般的信息知识，没有上升到“信息素养”的高度来认识，对信息水平的理解大多停留在手工作业和传统经验的水平上，因此，信息的来源往往单一和贫乏。但随着高科技的不断发展，现代化获取信息的途径已愈来愈明显。随着现代化办公设备的运用，如今的档案管理正朝着现代化、科学化、规范化的方向不断地改进与发展，信息的内容也越来越多越来越广，档案管理人员在实践的操作过程中，对于掌握的信息资料可以通过网络进行搜索，对未获得的信息进行补充，这不仅提高了档案管理人员的工作效率，也对档案工作的质量有一定的提高。同时，信息将通过一定的储存才得以更好地保存，档案管理人员可通过建立电子信息档案，将获得的信息进行暂时的存放，等材料搜集完整再进行整理和保存，这不仅符合档案信息内容的不断补充和丰富的特点，而且也减少档案工作人员的徒劳工作。因此，档案管理人员的现代化手段运用技能必须切实提高。

（三）对档案管理人员定期进行培训与考核。

档案管理人员的定期培训与考核包括经验的交流、技能的训练，它是档案管理队伍实现科学化管理的重要保证，也是提高档案管理人员素质的重要途径。就目前的档案管理工作而言，往往会产生职业倦怠感，管理人员不断面对重复性的工作，而且面对的是物不是人，往往会觉得枯燥无味，因此，在热情过后，也许就会选择应付的态度进行工作，这不仅影响到档案的质量，也会影响到整个服务体系的建设，因此对档案管理人员的定期培训与考核是必要的。对档案管理人员的定期培训是为了提高技能，交流经验，也是改善方法，从而提高管理人员的积极性。而对档案管理人员的考核，在公正公平公开的原则上，必须建立符合档案管理的相关考核制度，不能流于表面。考核包括对档案管理人员信息量的考核，是否了解学校的动态，教师和学生的信息掌握程度有多少等，是衡量档案管理人员责任心的重要指标，也是提高档案人员素养的重要途径。

总之，高校档案管理人员是一支高素质的队伍，也是一支高要求的队伍，要本着认真服务的态度，循序渐进和持之以恒地开展工作，从档案管理的实际出发，切实提高管理人员的信息素养，以达到提高档案整体质量的目的，为高校的档案工作服务，为整个高校的建设服务。