市政工程档案数字化的思考

摘要：随着科技的进步以及信息化技术的发展，做好新形势下的档案管理工作也越来越受到人们的重视。对于市政工程档案建设和管理来说，顺应信息化技术发展，进行档案的数字化建设和管理显得尤为重要. 本文从这一问题出发，结合市政工程建设的相关问题进行分析和探讨。

关键词：市政工程；档案管理；数字化建设；研究管理

Abstract: As technology advances and the development of information technology, good records management work under the new situation more and more attention has been paid. For file construction and management of municipal works, comply with the information technology development, for file construction and management of digital is particularly important from this, combined with the issues related to municipal construction projects to analyze and discuss.

Keywords: municipal engineering; file management; digital construction; research management

中图分类号：TU99文献标识码：A 文章编号：

前言：我公司是国家市政建设工程一级企业，有着五十多年市政工程施工历史，具有市政公用工程总承包一级，桥梁工程专业承包一级，地基与基础工程专业承包一级，环包工程专业承包地通一级。２０１１又新增房屋总承包一级，承建过多项大型、复杂的国家、省、市重点建设工程，如广清高速、三元里立交、南部快速路、新光快速路等工程。在市政建设中大量的工程档案源源不断地涌进档案室（馆），档案室（馆）管好、用好工程档案，实现数字化的档案建设和管理具有重要的意义。一般来说市政工程的建设较为复杂和系统，同时涉及的面也比较广，传统的档案管理很难实现快捷有效的管理，这在一定的程度给市政工程的建设和管理工作带来了困难。

一、市政工程档案数字化建设的前景

对于市政工程的建设和管理来说，档案管理是一项重要的工作，随着新时期信息化技术的发展，实现信息化技术的运用已经成为市政工程档案建设的重要课题之一。相对于传统的档案建设和管理来说，实现市政工程的数字化档案管理具有的几大优势：一是有效的缓解传统档案管理因为馆藏空间不足所带来的问题。二是节省大量的财力、物力、人力投入。三是可以多重备份，减少了因为自然灾害所带来的损坏，保护原件。四是通过数字化档案的建设和管理，我们也可以大大的提高查询检索速度，不仅满足了广大用户对档案信息资源日益增长的需求，而且为真正实现档案资源的共享创造条件。

二、市政工程档案数字化面临主要问题分析

目前的企业管理模式：一是管理创新不够。企业根据市场导向和人们消费升级的需要，不断地进行产业或产品结构的调整。这种调整必然引起档案工作内容和管理方式的一系列变化。然而，目前的现状基本是甘居管理链条的末端而无主动延伸，拘泥于原有体系而无结构调整和细化，被动地应付，缺乏方式方法创新，对现实的生产经营活动难以起到推动促进作用。二是制度创新缺乏，与科学化管理的要求不适应。目前的现实是国家及行业的制度创新力度很大，企业大的制度建设有分管领导主抓，而具体到档案规章制度的修编就很少有人问津。于是在档案管理遇到新情况新问题时，大类问题参考国家机关标准、新的业务问题随意处置的现象时有发生，严重影响了管理的科学化、法制化。三是工作手段落后，与高效便捷的时代要求不适应。目前业务指导与管理是：综合档案室工程部项目管理部，综合档案室通过软件管理只限于目录和案卷级管理，计算机只是辅助手工操作的一种工具。对电子文件接收保存，也是单机编目或提供检索。这种被动、孤立的档案信息化过程，充其量仅能使档案成为信息化“孤岛”，而无法成为基础性、知识性的资源共享被便捷利用。四是队伍素质参差不齐，档案部门往往成为机构改革、机关精简的对象，成为职称评聘、薪酬改革、闲杂人员安置的“灾区”。这种与新环境、新技术、新要求背离的队伍状况，将会给档案工作本身或企业带来无法弥补的损失。

信息化使企业档案工作面临新的技术环境。随着国家信息化建设的逐步推进，各个企业在局域网和远程互动平台建设以及产品资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。档案管理部门作为企业各种信息归集、编研、提供利用的部门，其管理手段、存储介质等不可能游离其外，也不应该落后于技术环境的发展。

三、完善档案数字化管理的方法探讨

1、强化对数字化档案管理的科学认识

首先要转变观念，重视数字化档案的建设和管理工作，从习惯于管理纸质档案向善于管理数字化档案转变。其次，增强不断学习的意识。大力宣传国家省市的法律法规，宣传新技术、新产品的应用，使更多领导、档案工作人员尽快转变陈旧的思想观念，把档案数字化管理作为一项重要工作内容来抓。第三,搞好多种形式档案的管理工作; 深化数字信息技术以及数字化档案的分类、存储、读取技术的学习意识，做到归档合理，利用方便，保密到位; 放宽视野，通过电子网络等途径，主动存储那些有价值的信息，利用好丰富的信息资源; 建立数字化档案的信息网络平台，发挥档案数字化的优势，提高利用率。

2、加强档案数字化管理建设和投入

档案信息网络化必须有一个完善的软硬件技术环境。硬件方面包括计算机、传真机、电话、终端服务器、交换器、光纤传输系统、微波网、卫星线路等上网运行的各种设备，是档案数字化管理工作开展的基础，要确保资金在这方面的投入。 在软件方面，主管部门和上级部门应当协调、统筹开发能够相互兼容的软件系统，包括信息数据库、数据保密体系和组织管理体系以及应用软件等，避免资源浪费，提高工作效率。

3、抓好数据库建设。对于市政工程的数字化档案建设来说，主要的任务和关键就是由当前的文件管理向数字化的方向进行转化，这就需要我们首先应该建立档案管理信息平台，将大量的档案信息数字化，建立起来有效的数据库，加强数据库的建设和开发管理。这对于数字化档案的建设尤为关键。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。因此我们要根据室（馆）情况制订科学的数字化发展规划，包括硬件的购置与配套设施，数不字化转化处理规划等。

4、保质保量地进行工程资料的收集体、整理。在进行市政工程数字化档案建设和管理的过程中，一个重要的问题，也是相对基础性的问题就是对相关材料的整理和收集的过程。对归档材料的整理工作基本上要从两个方面进行。一般要由各部门、项目部根据相关的规定，如国家档案局、国家计委印发的《基本建设项目档案资管理规定暂行规定》，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等国家省市相关要求，对应归档的相关材料进行鉴别和筛选，按照规定的类别、问题进行有效的分类、组卷，并对案卷进行装订编目等；另一个工作就是对第一阶段所整理的文件和材料进行归类和移交，通过移交相关的档案室，档案室对其进行及时的处理和分类，与此同时，进行排列并编制出档案号和输入计算机，最终纸质案卷系统装柜。.

５、加强档案队伍的素质培养。引进招聘既懂管理又懂信息技术的复合型人才。在职务、评聘、福利待遇等方面与其它岗位平等的权利，充分调动档案人员的积极性和创造性，促进企业档案健康向上发展。

6、建立纸质档案与电子档案配套管理的“双轨制”。纸质原件实体保存,电子档案便于利用与检索

四、结束语

总之，随着计算机网络的进一步发展，工程档案数字化无疑是未来各级各类档案（室）馆的发展方向。在档案数字化的进程中，档案工作者可能会遇到各种各样的困难和挑战，我们一定要不断探索，研究新方法，解决新问题，从而加快档案数字化的进程。

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