如何提高高校综合办公室工作效率

[摘要]高校综合办公室是高校内非常重要的中枢部门,关系着高校教学、科研、行政的有序运转,代表着学校整体水平。本文根据作者多年工作经验,提出如何提高高校综合办公室工作效率,以期为广大工作者提供借鉴。

[关键词]高校 综合办公室 工作效率

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1009-5349(2010)06-0087-01

高校综合办公室在保证高校正常运转中的作用举足轻重,起到上下沟通、内外联系等作用。综合办公室的作用和特点,决定了综合办公室每天会遇到各种琐事连成一片、大事难事接连不断、急事新事此起彼伏的现象。因此,确保综合办公室工作井井有条,是提高其效率的必要前提。本文从4个方面提出建议以期提高高校综合办公室工作效率。

一、综合办公室的重要作用

(一)综合办公室的信息中心作用。综合办公室是各种信息的集散地和交汇点,国家和教育部新的政策方针,学校的重要决定、各种会议的文件、目标管理、总体规划及各种活动的通知,下属各单位实施学校决策的情况汇报及各种情况的反馈资料都将汇集到综合办公室,因此,综合办公室起着非常重要的传递信息的作用。

(二)综合办公室的中枢作用。综合办公室正是由于其工作内容的广泛,导致其处于比较特殊的位置,需要上与领导联系,下与各单位师生联系,外与社会联系等等。综合办公室的工作事无巨细,虽然繁琐,但是却关系着高校工作的顺利展开,因为没有综合办公室的联系,科研、教学、行政各部门将不能有效地协调起来。因此,它在高校正常运转中起着非常重要的中枢作用。

(三)综合办公室是学校的“窗口”。任何与学校需要联系的单位或个人,除非有明确的目的,并且熟知应该到哪个部门联系,否则初次与学校联系的单位或个人都会首先找到综合办公室。因此,综合办公室是学校对外的“窗口”,工作人员处理事情的能力及态度将代表学校的面貌。

综上所述,综合办公室具有不可替代的重要作用,对于充分发挥领导的指挥作用,促进学校各项事业圆满完成具有重要意义。

二、如何提高高校综合办公室工作效率

(一)营造和谐的办公环境。温馨、舒适的办公环境可以怡人性情,会给办公人员带来轻松、舒适的感觉,是工作高效率的环境保障。综合办公室的办公设备比较多,包括电脑、电话、传真机、扫描仪等等一系列的电子仪器,这些仪器的使用,会带来噪声污染、电子污染、空气污染等等。因此,综合办公室空间一定要宽敞明亮,将办公仪器合理布局,同时要多摆放绿色植物,以净化空气,给人一种积极向上的氛围。

(二)建立和谐的办公关系。综合办公室的工作特点决定办公室内工作人员要互相配合,积极合作共同完成任务,每个人虽然有分工侧重点,但是很多工作涉及到方方面面,需要大家共同配合。同时,综合办公室的工作人员需要经常与教职员工沟通。所以,要求综合办公室的工作人员要处理好人际关系,不仅是办公室内部之间的关系,还包括与各位教职员工的关系,建立和谐的办公关系,是保证工作快速、有效、高质量完成的基本因素。

(三)强化工作人员的服务意识。综合办公室工作人员一定要树立正确的工作观念,从一定意义上讲,综合办公室就是为全校师生服务的机构,每个工作人员心中都要有服务意识,积极配合学校工作的展开,做好分内工作,保证学校教学、科研、行政工作的顺利展开。

同时,综合办公室工作人员也要树立主体意识,不能因为是高校“干杂活”的部门,就对自己放松要求,综合办公室在高校具有“中枢”的作用,因此,做事情应该严格要求,同时也要严格要求各个配合部门,以达到提高工作效率的目的。

(四)提高工作人员的工作能力。综合办公室工作人员的自身素质、业务能力,对提高工作效率起着决定性的作用。举办各种培训,加强工作人员的业务能力,包括利用各种技术手段的能力、分配工作的能力、合理利用时间的能力、沟通的能力。同时,也要加大工作考核力度,完善工作业绩激励奖惩机制,用制度约束人、用考核激励人、用培训强化人。

(五)利用各种先进技术手段。随着科技的发展,在办公室涌现出了大量的先进办公设备,学校应该加大对综合办公室硬件设施的投入,“工欲善其事,必先利其器”,利用先进的办公设备可以节省时间、节约人力,是一项节本增效的举措。

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